請求書の送り方は、普通郵便での送付やPDFデータをメールで送付する方法などがあります。請求書を送る際には送付前の確認を十分に行い、マナーを意識して送ることで取引先との良好な関係につながります。

万が一、請求書内容が誤っていたり送付先が間違っていたりすると、余計な手間が増えるだけでなく取引先からの信用度が下がってしまうかもしれません。

本記事では、請求書送付前の確認ポイントや郵送のマナー、効率良く送付する方法などについて詳しく解説します。

• 請求書の送付前に確認しておくべきポイント
• 請求書の内容が誤っていないか確認する
• 送付先が誤っていないか確認する
• 請求書を郵送する際のマナー
• 送付状の書き方
• 郵送用封筒の選び方と書き方
• 郵送方法
• 郵送以外の請求書の送り方
• PDFなどの電子データをメールで送付する
• FAXで送付する
• 請求書の送付を効率化するには？
• 請求書のPDFデータをメールで送付
• クラウド型のシステムを利用する
• 請求書の代行サービスを利用する
• まとめ
• 無料で請求書・見積書を発行したいならfreee請求書がおすすめ
• よくある質問

請求書は、企業の取引において金銭の支払い・受け取りに関連する重要な書類です。請求書を送付する際は、送る前に以下の2つを十分に確認しましょう。

万が一これらに誤りがあると修正の手間が発生するだけでなく、取引先からの信用にも影響する恐れがあります。そのため、請求書作成後は正しい内容を記載できているか必ずチェックしてください。

請求書のフォーマットなどに決まりがありませんが、以下の項目を記載しなければなりません。

請求書の書き方や作成時の注意点については、別記事「請求書の書き方を徹底解説｜作成方法や注意点についてもまとめました」をご覧ください。

また、2023年10月にインボイス制度が開始されたことにより、適格請求書（インボイス）の受領・発行が必要なケースが生じるでしょう。

適格請求書の場合は、以下の項目について記載していなければなりません。

出典：国税庁「適格請求書等保存方式の概要」

適格請求書について詳しく知りたい方は、別記事「適格請求書とは？書き方や保存期間、簡単に作成する方法について解説」をご覧ください。

請求書の記載内容はもちろんですが、送付する際の封筒の送付先情報や送付相手のメールアドレス、FAX番号も誤りがないかしっかりと確認してください。

請求書はお金の動きに関わるものだけではなく、自社情報や取引先の情報が記載されているものなので、万が一間違った住所に届けられてしまうと信用を落としてしまい、今後の取引に影響するようなトラブルにつながりかねません。

そのため、はじめての送付先に請求書を送付する前に、改めて取引先に送付先情報の確認をとっておくと安心です。また、取引先企業が大企業である場合は、支店や部署が多数あることから担当者に届きにくい恐れがあります。住所はもちろん、担当者名や支店名など他に記載すべき情報はないかなど事前に聞いておきましょう。

請求書は、企業間の取引において重要な役割を果たすため、送る際にはマナーを守る必要があります。以下では、請求書を郵送する場合のマナーを解説します。

送付状とは、取引先に対して請求書を送付することを知らせるための書面です。送付状は、請求書に必ずつけなければならないものではありませんが、添付することでより丁寧な印象を与えます。送付状に記載する項目は、主に以下のとおりです。

送付状の書き方や注意点について詳しく知りたい方は、別記事「請求書に添付する送付状の正しい書き方と注意点」をご覧ください。

請求書の送付に使用する封筒は、長形3号または、A4用紙がそのまま入る角形2号を選びます。

長形3号封筒を使用する場合は、外から請求書情報が見えないよう、下側から折って上側を被せるように折る三つ折りにしましょう。角形2号封筒を使用する場合は、水濡れ防止のためクリアファイルに請求書を入れた上で送るとより丁寧な印象を与えます。

また、ビジネス用の窓付き封筒を使用する場合は、請求書をZ折りにしましょう。

会社指定の封筒がなく市販のものを使用する場合は、中身が透けない白・薄青・茶クラフトのいずれかを選んでください。

封筒の書き方は、以下のように縦書きと横書きによって異なります。

上記のように、郵送用の封筒には宛先と「請求書在中」の文字を書きましょう。宛先が会社または部署である場合は最後に「御中」を、個人である場合は「様」をつけます。

「請求書在中」の表記は、黒・青・赤のいずれかであれば問題ありませんが、青での記載が一般的です。また、表記場所は、縦書きであれば左下、横書きであれば右下に記入します。

封筒に切手を貼る際は、封筒を縦長に見た時の左上に貼るようにしてください。

請求書は信書に該当する書類であり、普通郵便にて送付することが一般的です。もしくは、速達で送付することもできます。

ただし、以下のような方法での送付はできません。

請求書の送り方は、前述した郵送のほか、PDFなどの電子データを送付する場合や、FAXで送付する場合もあります。

紙の請求書を郵送する以外にも、WordやExcel、会計システムなどを用いて作成した請求書をPDFなどの電子データにしてメールで送付する方法もあります。ただし、請求書をメールで送付する場合は、事前に取引先からの了承を得た上で行いましょう。

送付先のメールアドレスも、事前に取引先の担当者に確認しましょう。担当者宛、経理用メールアドレス宛など、企業によって希望するメールアドレスは異なります。

請求書をPDFなどの電子データで送る場合には、以下について取引先に確認しましょう。

近年では、メール以外にもSlackやChatWorkなどのコミュニケーションツールで送付するケースも増えてきています。可能であれば、取引先からの希望に合わせて対応しましょう。

請求書を急いで送らなければならない場合、FAXを利用して送ることもあります。この場合も、あらかじめ取引先からの了承を得た上で行なってください。

FAXでの送付を行なったら、送付した旨を伝え、無事に請求書が届いているか確認するために電話を入れ、後日あらためて請求書の郵送を行うとより丁寧です。

請求書の送付を効率的に行うことで、経理業務の負担軽減に貢献します。請求書送付を効率化するためには、以下の方法が考えられます。

普段の取引先との連絡手段がメールである場合、請求書の送付もメールで行うほうがスムーズに取引が進む場合があります。

請求書を送る側にとっても郵送費用や印刷費用の削減につながるだけでなく、郵送と比較して請求書を送付してから到着までのタイムラグを短縮できます。ただし、請求書をメールで送付するためには、必ず取引先からの了承を得るようにしてください。

請求書の作成や保管をすべてクラウド型システムで行なっている場合は、送付の際にもシステムを利用すると、請求書の作成〜送付までの作業をよりスムーズに行えます。この場合も、送付方法に関して事前に取引先からの了承が必要です。

クラウド型システムの大きな利点は、ネット環境があれば会社以外でもどこでも利用でき、作成・送付・保管を一貫してシステム上で完結できる点です。そのため、リモートワークが一般的な場合でも安心して請求書送付ができます。

なかには、郵送代行のサービスが利用できるクラウドサービスもあります。

請求書は取引において重要な役割を果たす書類ですが、作成から郵送まで丁寧に行う余裕がない場合には代行サービスを利用する方法もあります。請求書の代行サービスでは、請求書の作成から郵送手続きまですべての作業を一貫して行なってくれます。

代行サービスは、きちんとダブルチェックなどを行なった上で取引先への郵送をしてくれるため、不備や誤りがあるなどのミスを減らせるメリットもあります。代行サービスの利用にあたっては費用が発生するため、業務量と費用のバランスを考慮して利用を検討しましょう。

請求書の送り方は、普通郵便による郵送が一般的です。請求書を郵送する際は、送付状をつけたり適切な封筒を選んだりと、マナーを意識して行いましょう。

郵送以外の送り方としては、取引先から了承を得られればPDFを電子データ化してメール送付する方法もあり、手間とコストを削減できるメリットがあります。いずれの送り方を利用する場合でも、請求書は取引先とのお金のやり取りに必要である重要な書類なので、常に丁寧に作成・送付するように心がけましょう。

請求書や見積書の作成は、お金が絡む業務なので少しのミスが重大な問題に発展する場合もあります。請求・見積業務を負担に感じる方には、無料で請求書・見積書を発行できるfreee請求書の利用がおすすめです。

ここからはfreee請求書を利用するメリットについて紹介します。

freee請求書は見積書や発注書など、請求書以外にもさまざまな書類を簡単に作成することが可能です。

またフォームに沿って入力した内容がリアルタイムで書類上に反映されるため、プレビューを見ながら簡単に書類を作成できます。入力が必要な項目はあらかじめ設定されており、消費税（内税・外税）や源泉税なども自動計算されます。

freee請求書を利用することで、入力漏れや計算ミスなどを未然に防ぎ、正確な書類をスピーディに作成できるようになります。

2023年10月からインボイス制度が施行されました。インボイス制度の制度施行に伴い、インボイス制度の要件を満たした適格請求書の交付、計算方法の変更、インボイスの写しの保存義務化など請求書業務の負担が増えることが予想されています。

freee請求書では、金額を入力するだけでインボイスの計算方法で自動計算し、適格請求書の項目も満たした請求書を作成・発行することが可能です。

また、作成した請求書は電子保存されるため、インボイスの写しの保存義務化にも対応できます。

freee請求書には40種類以上のテンプレートが用意されています。その中から自分にあったテンプレートを選択して書類を作成できます。書類に記載する項目はテンプレートから変更を行うことも可能です。

請求書や見積書の作成から管理までを効率化できるfreee請求書の使い方は動画でも解説しています。ぜひ参考にしてみてください。ぜひ参考にしてみてください。

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具体的に、freeeの無料テンプレート集でダウンロードできる書類には以下のようなものがあります。

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請求書を送付する際は、送る前に請求内容についてもう一度確認しておきましょう。また、請求先についても間違っていないか、十分に確認しましょう。

詳しくは記事内「請求書の送付前に確認しておくべきポイント」をご覧ください。

請求書の郵送方法は、普通郵便または速達を利用することが一般的です。ゆうパックやネコポスは使えないためご注意ください。郵送のほか、PDFデータをメールで送付することも増えてきています。詳しくは記事内「郵送方法」をご覧ください。