請求書番号とは、請求書を発行した際に割り当てる管理上の通し番号のことです。請求書番号の付け方には法的に定められたルールはないため、各法人や個人事業主が管理しやすい方法をそれぞれ採用できます。

請求書番号があるとデータを管理しやすく、2024年から施行されている改正電子帳簿保存法に対応するうえでも役立ちます。

本記事では、請求書番号を付けるメリットから、ナンバーの付け方、注意点について解説します。

• 請求書番号とは
• 請求書番号を付ける意味とメリット
• 同じ取引の見積書や納品書と照合しやすい
• 取引先とのやり取りが円滑になる
• 保存後の検索がしやすい
• 請求書番号の付け方
• 請求書番号を決める際の注意点
• 複雑な文字列を使用しない
• 請求書番号の重複が起こらないようにする
• まとめ
• カンタン操作でミスなく請求書作成する方法
• よくある質問

請求書番号とは、社内や取引先とのやり取りの際に参照される通し番号として、請求書に記載する番号です。インボイス制度に対応した適格請求書や適格請求書以外の請求書においても、書面の右上の発行日を記載する箇所に番号を入れるのが一般的です。

請求書番号は、必ずしも記載しなければならないものではありません。ただし、取引の内容や金額に誤りがないかを確認したり、商品在庫や原材料などを管理したりする場面でも活用できることから、多くの企業や個人事業主が請求書番号を記載しています。

請求書について詳しく知りたい方は、別記事「請求書とは？やりとりの流れや役割、作成方法について解説」をご覧ください。

請求書は、会計処理を行ううえで非常に重要な書類です。請求書ごとに固有の番号を割り振っておくと、データ管理の徹底と業務効率化を図ることができます。

請求書番号を付けるメリットは、以下のとおりです。

取引を行うにあたっては、請求書を作成する前に見積書を発行し、取引相手に送付するケースが一般的です。見積書に請求書番号と同じ番号を付与すれば、請求書発行時に見積書と請求書を紐づけられるようになります。

また、商品やサービスの納品時に発行する納品書にも同じ番号を付与すると、ひとつの取引に関する見積書・請求書・納品書を一貫して管理できます。

請求書と納品書の違いについては、別記事「請求書と納品書の違いについて」をご覧ください。

見積書・請求書・納品書に同じ番号を付与しておくことで、社内管理だけでなく、取引先とのやり取りもスムーズになります。

たとえば、取引先から請求書の内容に関する問い合わせがあった場合、請求書番号をもとにすぐに見積書や納品書を確認し、正確な対応や手続きができるようになります。これによって取引先からの信用が高まり、よりよいビジネスの関係性を築けます。

なお、取引先から請求書の再発行を求められた場合は、はじめに発行した請求書と異なる請求書番号を記載するなど工夫することで、二重請求などのトラブルを防ぐことができます。請求書の再発行について詳しくは、別記事「請求書の再発行を求められたら、どう対応する？」をご覧ください。

発行した請求書は、法人税法によって発行後7年間の保管が必要です。

2024年1月1日から施行された改正電子帳簿保存法では、請求書をメールやEDIなどを通じて受け渡した場合、請求書データの電子保存が義務化されています。紙で受け渡した場合も、従来どおり紙のまま保存することは認められていますが、管理業務の効率化の観点から、データ化した状態での保存が推奨されています。

なお、請求書のデータ保存にあたっては、税務職員からの指示があった場合にすぐ該当する請求書を提示できるように、「取引の日付・金額・取引先」の条件でデータを検索できる状態にしておく必要があります。データを検索するうえでも、請求書番号を付与しておくと手間や時間をかけずに確認でき、業務効率が上がります。

出典：国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」
出典：国税庁「電子取引データの保存方法をご確認ください」

前述のとおり、請求書番号の付け方には法的に決められたルールはありません。そのため、それぞれの企業で管理しやすいように独自のルールを決める必要があります。

請求書番号の付け方の一例として、取引先ごとにお客様番号を付与している場合は、「お客様番号」「取引日時」「取引番号」の3要素を組み合わせて採番する方法が考えられます。

たとえば、お客様番号「001」の取引先において、「2024年3月1日13時53分」に「1回目」の取引が行われたとしましょう。この場合、以下のような番号の付け方があります。

請求書番号の付け方例	請求書番号
お客様番号 ＋ 取引日時 ＋ 取引番号	001202403011353001
お客様番号 ＋ [ - ] ＋ 取引日時 ＋ [ - ] ＋ 取引番号	001-202403011353-001
お客様番号 ＋ 取引日時（下10桁） ＋ 取引番号	0012403011353001

請求書番号の付け方は、管理上の混乱を防ぐため、原則として一度決定したルールで継続的に運用する必要があります。以下の点に注意しながら、請求書番号を正しく活用できるように努めましょう。

管理上のセキュリティを重視して、請求書番号に複雑な文字列を使用する方法もあります。

しかし、ルールの実装や請求書管理の運用面で難易度が高くなるというデメリットがあります。よほど機密性の高い取引でない限りは、わかりやすいルールを検討しましょう。

請求書番号を付けるメリットは、ひとつの取引に関する請求書を正確に管理する点にあります。そのため、請求書番号の重複は起こらないように注意しましょう。

請求書番号の重複を回避するために請求書番号の採番ルールを自社で設けるほか、発番後に重複が行っていないかチェックするフローを設けるといいでしょう。

たとえば、請求書発行システムを導入すると、あらかじめ設定したルールに則って自動的に請求書番号を付与することが可能です。これによって従業員の作業負担が減り、業務効率の向上が期待できます。

インボイス制度の適用開始や、電子帳簿保存法の改正により、請求書の正確な管理はますます重要性を増しています。請求書番号をつけることは、請求書を適切に管理するだけでなく、業務の効率性を高めるなどのメリットをもたらします。請求書番号を付けることのメリットを理解し、自社にとって実業務で管理しやすい方法をよく検討しましょう。

請求書や見積書の作成は、お金が絡む業務なので少しのミスが重大な問題に発展する場合もあります。
請求書発行数が多くなってくると、心理的負担も業務負荷も上がってきます。特に、請求発行業務を「紙」で行っていると、印刷・封入・郵送等のアナログ作業に時間を取られてしまいます。

業務を圧倒的に楽にする方法は「電子化」です。

ここからは、freee請求書で「請求書業務を電子化」するメリットをご紹介します。

インボイス制度開始により、端数処理のルールが明確化されました。freee請求書を使えば金額を入力するだけでインボイスの計算方法で自動計算し、適格請求書の項目も満たした請求書を発行することが可能です。電子帳簿保存法に沿ったファイル保存にも対応しており、法令対応にも自動でアップデートされます。

請求書データをアップロードするだけで、請求書を自動作成。
明細データはシステムが読み取り、システムへ自動反映するので入力作業自体がなくなり、人的ミスやトラブルを削減できます。

請求書送付はシステム経由のクリックで一括送信で手軽に行えます。送付方法は、取引先に電子／郵送のどちらも選べます。
取引先によっては電子化対応が難しい場合もあるため、柔軟に出し分けることで電子化を進められます。郵送代行も可能なので、ご利用いただくと自社での印刷・封入・投函の手間がゼロになります。

自社独自の請求書フォーマットや取引先指定があり対応できない懸念がある場合も、自由自在なレイアウトで再現可能です。

freee請求書の導入初期費用は0円で、枚数に応じた従量課金のため、導入しやすい費用体系です。詳細はこちらをご覧ください。 資料で確認したい方はこちらからダウンロードいただけます。

なお、適格請求書に対応した請求書作成は、無料にて利用可能です。詳細はこちら。 会員登録不要で、請求書のテンプレートを無料ダウンローでできるサービス「freeeの無料テンプレート集」も提供しておりますので、ぜひこちらもご利用ください。

請求書番号とは、社内や取引先とのやり取りの際に参照される通し番号として、請求書に記載する番号です。必ず記載しなければならないといった決まりはありませんが、請求書の適切な管理のために、多くの事業者が請求書番号を付与しています。

詳しくは記事内「請求書番号とは」で解説しています。

請求書番号の決め方には、法的に定められたルールは特にありません。それぞれの企業で管理しやすい方法を採用することができます。請求書番号の付け方の一例として、取引先ごとにお客様番号を付与している場合は、「お客様番号」「取引日時」「取引番号」の3要素を組み合わせて採番する方法が考えられます。

詳しくは記事内「請求書番号の付け方」で解説しています。