請求書はビジネスのやり取りにかかせないものであり、また、経理処理においても重要な書類となります。それゆえ請求書は保存しておく必要がありますが、この保存する請求書は原本でなければいけないのでしょうか。今回は請求書の保存と原本について紹介します。

• 請求書の保存について
• 請求書の保存は原本でないといけないのか
• 原本を破棄するためには
• まとめ
• 受け取った請求書処理でよくある課題を解決する方法

まずは請求書の保存について説明します。請求書は証憑書類と呼ばれる書類のひとつで、取引が実際に行われたことを証明する書類となります。そのため、請求書は勝手に破棄することができず、法人であれば7年間の保存が義務付けられています。

また、この7年間という数字ですが、請求書が発行されてから7年間というわけではなく、法人税の申告期限日から7年間となる点に注意が必要です。

請求書を電子データでやり取りしている場合などは、請求書のコピーを保存して対応したくなるものですよね。請求書の保存においては、コピーや写しを利用することはできるのでしょうか。

請求書の保存については、税制上原本の保存が原則とされています。これは、コピーや写しを利用することによる請求書の偽造などを防止する目的があるようです。ですから、請求書を保存するときは原本を保管・保存するようにしましょう。

原本で請求書を管理するとなると、請求書の枚数が多い場合などには大量の書類で埋め尽くされてしまうような場合もあるかもしれません。請求書を電子データとして保管することができる電子帳簿保存法が2016年より施行されています。一定の条件のクリアや税務署への申請が必要となりますが、もし煩雑な請求書の管理や保存を避けたいのであれば、検討してみてはいかがでしょうか。

今回は、請求書の保存について紹介し、請求書の保管・保存は原本で行わなければならないことを紹介しました。原本で保存することを考えると、しっかりとファイリングして管理をすることが必要になると想像できると思います。しっかりと管理し、請求の事実がわかるようにしておきましょう。

企業の経理担当者にとって、受け取った請求書の管理は、お金の流れをスムーズにし、経営を支える重要な役割を担っているため負荷の高い業務になります。
ただし担当者は、それ以外にも業務を抱えていることが多く、定型業務を効率化し、他の重要な業務に時間を割けるようにすることが重要です。

受取請求書の業務の負荷を圧倒的に楽にする方法は「AIで自動化」です。

ここからは、freee受取請求書で「AIで自動化」するメリットをご紹介します。

請求書や請求書以外（見積書/納品書/自社独自の証憑）などあらゆる電子管理を行うことができます。書類のフォルダはAIが自動で振り分け、外部システム書類も保管が可能で、電帳法やインボイス制度も完全対応しています。

受け取った請求書は、AIがインボイス登録番号や取引先などを読み取ってデータ化するので手入力なしを実現。複数行の明細も自動読取・自動仕訳まで行えます。取引先などがハイライト表示されるので、どの明細行を読み取ったのか視覚的に確認しやすい仕様です。
また、請求書の支払いを社内で処理するために、申請・承認のワークフローが利用できます。

稟議申請の金額に対して、いくら残額があるのかいつでも確認できるので、支払金額の超過・資金不足を防げます。 会計ソフトとの連携で、支払依頼の進捗状況・振込状況の確認が一目で把握できるので、支払い漏れのリスクを減らせます。

freee受取請求書は、枚数に応じた従量課金のため、導入しやすい費用体系です。詳細はこちらをご覧ください。 資料で確認したい方はこちらからダウンロードいただけます。