取引先とのやり取りの中では、請求書を発行してもらい、料金の確認や支払い方法などを双方で確認・合意の上取り組むのが一般的ですが、請求書がなんらかの不手際により発行してもらえない場合などがあると思います。今回は請求書なしで支払いをしていいのか、その根拠や対処法について紹介します。
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目次
支払いに請求書は必要なのか
それでは、支払いをする際に請求書は必要なのでしょうか。結論から言ってしまうと、請求書なしでも、取引内容について証明することができるのであれば支払いをしてしまって構いません。ただ、支払いをしたときの証明がない場合、税務調査があり証憑の提出が求められた際に証明するものがないため、会計処理が証明できず、追加で課税されるリスクがともないます。
取引内容について証明できる書類とは
請求書がない場合に取引内容が証明できる書類とは何を指すのでしょうか。一般的なものとしては領収書が挙げられるでしょう。また、業務完了報告書なども場合によっては利用できますし、銀行振込を利用した場合、振込の控えと通帳の控えが領収書の扱いになる場合があります。
取引内容を証明するためには、以下の事項が記載されていることが重要です。
- ・取引があった日付
- ・取引先の社名
- ・取引の内容（名目など）
- ・金額
- ・取引をした相手の名前
請求書をもらう意味とは
請求書が支払いに必要ないのであれば、請求書の発行そのものが無駄なのでは、と思った方もいるかもしれません。しかし、請求書は発行する側にとっては、自分がどういう内容の仕事を請負い、そして対価として支払いを受けるのかを証明する書類として重要なものとなりますし、消費税額の内訳などを確認するために重要なものとなります。
商習慣的にも請求書を発行するのが慣習とされていますし、発行するものだと捉え、もし発行がない場合は催促の連絡を入れて発行してもらうようにしましょう。
受け取った請求書はAIによる自動処理が可能
インボイス登録番号の確認、受取方法がバラバラで煩雑、回収モレや記入ミス、消費税率の区別、電子帳簿保存法など、受け取った請求書の業務は煩雑で負荷が高くなりがちです。freee受取請求書で、請求書の受取業務をまるごと効率化しませんか？
まとめ
請求書がない場合でも取引内容が確認できれば支払いをしてもよいですが、原則的には請求書がなければ発行してもらう手続きを行い請求書を確認してから支払いを行うのがよいでしょう。
受け取った請求書処理でよくある課題を解決する方法
企業の経理担当者にとって、受け取った請求書の管理は、お金の流れをスムーズにし、経営を支える重要な役割を担っているため負荷の高い業務になります。
ただし担当者は、それ以外にも業務を抱えていることが多く、定型業務を効率化し、他の重要な業務に時間を割けるようにすることが重要です。
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あらゆる請求書・書類を受け取って保管
請求書や請求書以外（見積書/納品書/自社独自の証憑）などあらゆる電子管理を行うことができます。書類のフォルダはAIが自動で振り分け、外部システム書類も保管が可能で、電帳法やインボイス制度も完全対応しています。
仕訳処理と支払依頼をラクに
受け取った請求書は、AIがインボイス登録番号や取引先などを読み取ってデータ化するので手入力なしを実現。複数行の明細も自動読取・自動仕訳まで行えます。取引先などがハイライト表示されるので、どの明細行を読み取ったのか視覚的に確認しやすい仕様です。
また、請求書の支払いを社内で処理するために、申請・承認のワークフローが利用できます。
予算・支払の管理をラクに
稟議申請の金額に対して、いくら残額があるのかいつでも確認できるので、支払金額の超過・資金不足を防げます。
会計ソフトとの連携で、支払依頼の進捗状況・振込状況の確認が一目で把握できるので、支払い漏れのリスクを減らせます。
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