請求書は、会社の取引などで対価を受け取るための証憑書類です。所得税法や消費税法などの法律では、請求書を保管する期間が定められています。そのため、きちんと管理・保管しておく必要があります。

また、インボイス制度を適用するには、請求書を受領する側だけではなく発行する側も7年間保管しなければなりません。

本記事では、請求書の保管期間や効率的な管理方法を状況別に詳しく解説します。

• 請求書の保管期間
• 請求書の管理方法
• 受け取った請求書を管理する場合
• 支払い済みの請求書を管理する場合
• 発行した請求書を管理する場合
• まとめ
• カンタン操作でミスなく請求書作成する方法
• よくある質問

請求書には、保管の期間が所得税法や消費税法、法人税法などの法律で定められています。

受領した請求書は、法人であれば7年間、個人事業主の場合であれば5年間（消費税の課税事業者で仕入税額控除を受ける場合、適格請求書発行事業者の場合は7年間）の保管が必要です。

なお、これらの保管期間は「請求書の発行日」が起点ではないため注意しましょう。法人の場合は、「法人税の申告書の提出期限の翌日」から7年間、個人の場合は「確定申告書の提出期限の翌日」から5年間または7年間となります。

また受領した請求書だけでなく、発行した請求書にも保管義務があります。特にインボイス制度を適用した適格請求書や適格簡易請求書を発行する場合は、受領側だけではなく発行側も保管しなければなりません。

この場合、法人・個人事業主にかかわらず保管期間は7年間です。

出典：国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」
出典：国税庁「個人で事業を行っている方の記帳・帳簿等の保存について」
出典：国税庁「No.6496 仕入税額控除をするための帳簿及び請求書等の保存」

請求書の保管期間について詳しく知りたい方は、別記事「請求書の保管期間とは？保管方法や注意すべきポイントを解説」をご確認ください。

請求書を受領した場合、未払いと支払い済みの請求書が混同しないよう整理・管理することが大切です。同様に請求書を発行した場合も、入金前と入金済みで分けて管理しておくとよいでしょう。

それぞれの管理方法について、詳しく解説します。

請求書を受け取ったときから、請求書の管理は始まっています。支払いが終わるまで、請求書は未払いのものとして簡易的に整理しておくようにしましょう。

このときに大切なのが、請求金額と記載内容が、納品書や見積書などと異なっていないかを確認することです。請求書に誤りがある場合は、再発行をしてもらわなければならないので、もらった請求書は確認してから保管するようにしましょう。

前述のとおり、請求書には保管期間が定められています。また、払い込みの確認なども必要であるため、払い終わった請求書に関しても保管・管理を行う必要があります。

請求書の管理方法は、月別あるいは取引先別に処理するのが一般的です。以下に説明するそれぞれのメリット・デメリットを考慮のうえ、自社に合った管理方法を採用するとよいでしょう。

請求書を月別に管理するメリットは、月末にすべての請求書をまとめられるため手間が少ない点でしょう。管理の手間が省ければ、経理業務の効率化に役立ちます。

一方で、特定の会社の請求書を探す場合には、月別にまとめてある請求書のなかから探さないといけないため、時間がかかってしまうデメリットがあります。

取引先別に請求書を整理するメリットは、取引先ごとに支払いの流れを確認できるということです。

ただし一事業年度が終わらないと、全体を締めることができません。また、取引先が多い場合はそれだけ分類も多くなるため管理も大変です。

自分の会社が発行した請求書もデータ保存し、受け取った場合と同様に月別あるいは取引先別で管理するのが一般的です。

入金状況の確認などがしやすいように最適な方法で整理しておきましょう。

請求書は法律上、保管期間が定められています。特にインボイス制度を適用するには、受領側だけではなく発行側も7年間保管しなければなりません。

請求書を保管・管理する場合、Excelだと記録や検索に手間がかかるうえに人的ミスも起きやすくなります。業務負荷やミスを軽減するためにも、請求書管理ツールを活用することをおすすめします。

請求書や見積書の作成は、お金が絡む業務なので少しのミスが重大な問題に発展する場合もあります。
請求書発行数が多くなってくると、心理的負担も業務負荷も上がってきます。特に、請求発行業務を「紙」で行っていると、印刷・封入・郵送等のアナログ作業に時間を取られてしまいます。

業務を圧倒的に楽にする方法は「電子化」です。

ここからは、freee請求書で「請求書業務を電子化」するメリットをご紹介します。

インボイス制度開始により、端数処理のルールが明確化されました。freee請求書を使えば金額を入力するだけでインボイスの計算方法で自動計算し、適格請求書の項目も満たした請求書を発行することが可能です。電子帳簿保存法に沿ったファイル保存にも対応しており、法令対応にも自動でアップデートされます。

請求書データをアップロードするだけで、請求書を自動作成。
明細データはシステムが読み取り、システムへ自動反映するので入力作業自体がなくなり、人的ミスやトラブルを削減できます。

請求書送付はシステム経由のクリックで一括送信で手軽に行えます。送付方法は、取引先に電子／郵送のどちらも選べます。
取引先によっては電子化対応が難しい場合もあるため、柔軟に出し分けることで電子化を進められます。郵送代行も可能なので、ご利用いただくと自社での印刷・封入・投函の手間がゼロになります。

自社独自の請求書フォーマットや取引先指定があり対応できない懸念がある場合も、自由自在なレイアウトで再現可能です。

freee請求書の導入初期費用は0円で、枚数に応じた従量課金のため、導入しやすい費用体系です。詳細はこちらをご覧ください。 資料で確認したい方はこちらからダウンロードいただけます。

なお、適格請求書に対応した請求書作成は、無料にて利用可能です。詳細はこちら。 会員登録不要で、請求書のテンプレートを無料ダウンローでできるサービス「freeeの無料テンプレート集」も提供しておりますので、ぜひこちらもご利用ください。

請求書は、所得税法や消費税法、法人税法などの法律で保管義務が定められています。法人であれば7年間、個人事業主の場合であれば5年間（インボイス制度を適用する場合は7年間）の保管が必要です。

詳しくは記事内「請求書の保管期間」をご覧ください。

請求書は、未払い（入金前）と支払い済み（入金済み）が混同しないよう、分けて管理する必要があります。

詳しくは記事内「請求書の管理方法」をご覧ください。