請求書の基礎知識

適格請求書とは?書き方や保存期間、簡単に作成する方法について解説

監修 好川寛 プロゴ税理士事務所

適格請求書とは?書き方や保存期間、簡単に作成する方法について解説

インボイス制度が導入された2023年10月1日以降、消費税の仕入税額控除を受けるためには「適格請求書」の交付・保存が必要となります。

適格請求書とは、売り手(請求書を発行する側)が買い手(請求書を受領する側)に対して、正確な適用税率や消費税額等を伝える書類を指します。「請求書」とありますが、一定の記載要件を満たしていれば、領収書や仕入明細書でも適格請求書として扱うことができます。

本記事では、適格請求書の概要や書き方、保存期間について解説します。また、適格請求書を発行しなくてもよいケースについてもまとめていますので、ぜひ参考にしてください。

目次

適格請求書(インボイス)とは

適格請求書はインボイスとも呼ばれ、一定の事項を記載した請求書や納品書などの書類を指します。売り手(請求書を発行する側)が買い手(請求書を受領する側)に対して、適用税率や消費税額などを正確に伝えることを目的としています。

現在は売り手が発行した請求書であれば仕入税額控除を受けることができます。しかし、インボイス制度導入後は、一定の記載要件を満たした適格請求書でなければ、買い手側はその取引にかかる消費税の仕入税額控除を受けることができません。


適格請求書を発行・保存した取引が仕入税額控除の対象となる

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2023年10月から始まったインボイス制度とは?図解でわかりやすく解説!

適格請求書(インボイス)の記載事項

適格請求書として認められるには、以下6つの記載事項が必要です。

適格請求書に必要な記載事項

① 適格請求書発行事業者の氏名または名称および登録番号
② 取引年月日
③ 取引内容(軽減税率の対象品目である旨)
④ 税率ごとに区分して合計した対価の額(税抜き又は税込み)および適用税率
⑤ 税率ごとに区分した消費税額等
⑥ 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称


出典:国税庁「適格請求書等保存方式の概要」

現行の区分記載請求書の記載項目に、「①適格請求書発行事業者の氏名又は名称及び登録番号」「④税率ごとに区分して合計した対価の額(税抜き又は税込み)及び適用税率」「⑤税率ごとに区分した消費税額等」が追加されます。

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請求書以外にも、見積書や納品書なども作成可能です。

適格請求書のフォーマット例

適格請求書の記載項目

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① 適格請求書発行事業者の氏名または名称および登録番号

適格請求書を発行する適格請求事業者の名称、登録番号を記載します。登録番号とは、適格請求書発行事業者の登録事業者に発行される番号です。

すでに法人番号がある事業者の場合は「T + 法人番号」が登録番号となります。個人事業主や人格のない社団など法人番号がない事業者に関しては、「T + 13桁の固有番号」が新たに発行されます。

【関連記事】
インボイス制度における登録番号とは?登録番号の取得方法と確認方法について解説

② 取引年月日

現行の区分記載請求書と同様、取引を行った日付を記載します。

③ 取引内容(軽減税率の対象品目である旨)

区分記載請求書と同様、取引の内容を記載します。なお、軽減税率の対象品目である旨の記載は、「※」などの記号を使用した記載も認められています。

④ 税率ごとに区分して合計した対価の額(税抜きまたは税込み)および適用税率

標準税率(10%)と軽減税率(8%)に分けて、それぞれ合計した取引金額、適用税率を記載します。なお、取引金額は税抜き・税込みどちらでも構いません。

⑤ 税率ごとに区分した消費税額等

標準税率(10%)と軽減税率(8%)に分けて、それぞれ合計した消費税額を記載します。なお、インボイス制度では1つの適格請求書につき税率ごとに1回の端数処理を行わなければなりません。

【関連記事】
消費税の端数処理はどうする?インボイス制度開始後の取り扱いについても解説

⑥ 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

適格請求書を受け取る側の事業者名を記載します。

特定の業種は適格簡易請求書(簡易インボイス)の発行が認められている

小売業・飲食店業・写真業・旅行業・タクシー業・駐車場業などの、不特定かつ多数の人々に対して販売やサービス提供を行っている業種は、適格請求書に代えて「適格簡易請求書」の発行が認められています。

適格簡易請求書は、通常の適格請求書に比べて簡略化した記載が認められており、簡易インボイスともいわれます。

適格簡易請求書として必要な事項が記載されていれば、レシートや領収書であっても適格簡易請求書として扱うことができ、手書きのものでも問題ありません。

適格簡易請求書の対象業種や記載事項については、別記事「適格簡易請求書(簡易インボイス)とは?レシートや領収書の扱いも解説」をあわせてご確認ください。

領収書や仕入明細書でも適格請求書として扱うことができる?

取引でよく使われる以下の書類でも、上述した記載事項を満たしていれば、手書き・電子問わず適格請求書として扱うことができます。

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適格請求書・適格簡易請求書を発行できるのは「適格請求書発行事業者」のみ

インボイス制度に対応した適格請求書・適格簡易請求書を発行できるのは、適格請求書発行事業者のみです。適格請求書発行事業者になるためには、税務署に適格請求書発行事業者の登録申請書を提出し、審査を受ける必要があります。

なお、この登録申請を行うことができるのは消費税の課税事業者に限られています。つまり、消費税の免税事業者のままでは適格請求書を発行することはできません。

現在、免税事業者でインボイス制度に対応するために、適格請求書発行事業者の登録をして課税事業者になる場合、適格請求書発行事業者として登録された日の売上分から消費税の納税義務が発生します。

【関連記事】
適格請求書発行事業者とは?登録方法と登録前に確認すべきポイントを解説

適格請求書(インボイス)の保存期間

適格請求書を発行した売り手側も、受け取る買い手側も一定期間の保存が義務づけられています。適格請求書を発行した売り手側は、交付した適格請求書の写しを保管します。

保存期間は、発行した日が属する課税期間の最終日の翌日から2ヶ月が経過した日を起点に7年間です。

例:2023年10月15日に適格請求書を発行した場合

・課税期間の最終日:2023年12月31日
・課税期間の最終日の翌日:2024年1月1日
・2ヶ月が経過した日:2024年3月1日
保存期間:2024年3月1日から7年間


出典:国税庁「適格請求書等保存方式の手引き」

適格請求書(インボイス)を発行しなくても仕入税額控除が受けられるケース

インボイス制度導入後は、基本的に適格請求書の発行・保存をしなければ仕入税額控除を受けることができません。しかし、以下のケースにおいては適格請求書がなくても仕入税額控除が可能です。

買い手側が請求書などの交付を受けることが困難な取引の場合

適格請求書を受け取る側(買い手)が、請求書などの交付を受けることが困難な取引の場合には、帳簿のみの保存でも仕入税額控除が認められます。具体的な取引は以下のとおりです。

仕入税額控除が認められる取引
適格請求書の交付義務が免除される3万円未満の公共交通機関による旅客の運送
適格簡易請求書の記載事項が記載されている入場券等が使用の際に回収される取引
・記載事項から取引年月日を除く
・①に該当するものを除く
古物営業を営む者の適格請求書発行事業者でない者からの古物の購入
※古物営業を営む者の棚卸資産に該当するものに限る
質屋を営む者の適格請求書発行事業者でない者からの質物の取得
※質屋を営む者の棚卸資産に該当するものに限る
宅地建物取引業を営む者の適格請求書発行事業者でない者からの建物の購入
※宅地建物取引業を営む者の棚卸資産に該当するものに限る
適格請求書発行事業者でない者からの再生資源及び再生部品の購入
※購入者の棚卸資産に該当するものに限る
適格請求書の交付義務が免除される3万円未満の自動販売機及び自動サービス機からの商品の購入等
適格請求書の交付義務が免除される郵便切手類のみを対価とする郵便・貨物サービス
※郵便ポストに差し出されたものに限る
従業員等に支給する通常必要と認められる出張旅費等
(出張旅費、宿泊費、日当及び通勤手当)
出典:国税庁「消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ&A」

仕入れに係る金額が1万円未満の場合

2023年10月1日から2029年9月30日までの間に国内で行う課税仕入れについて、当該課税仕入れに係る支払対価の額が1万円未満である場合には、一定の事項が記載された帳簿の保存のみで仕入れ税額控除が認められます。

これを少額特例といい、対象事業者は基準期間における課税売上高が1億円以下または特定期間における課税売上高が5,000万円以下である事業者です。

まとめ

インボイス制度導入後は原則、適格請求書が発行・交付された取引のみ仕入税額控除が適用されます。この適格請求書を発行できるのは、適格請求書発行事業者の登録を行った消費税の課税事業者のみです。

適格請求書は一定の要件を満たしていれば、請求書以外の領収書や納品書などの書類でも「適格請求書」として認められます。

freee請求書では、インボイス制度に対応した適格請求書を無料で作成できます。約40種類のテンプレートから、取引内容に合わせたものを選ぶことができるので、請求書や見積書作成の工数を大幅に削減できるでしょう。

作成上限数もありませんので、ぜひご活用ください。

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請求書や見積書の作成は、お金が絡む業務なので少しのミスが重大な問題に発展する場合もあります。請求・見積業務を負担に感じる方には、無料で請求書・見積書を発行できるfreee請求書の利用がおすすめです。

ここからはfreee請求書を利用するメリットについて紹介します。

フォーム入力で誰でも簡単に作成できる

freee請求書は見積書や発注書など、請求書以外にもさまざまな書類を簡単に作成することが可能です。

またフォームに沿って入力した内容がリアルタイムで書類上に反映されるため、プレビューを見ながら簡単に書類を作成できます。入力が必要な項目はあらかじめ設定されており、消費税(内税・外税)や源泉税なども自動計算されます。

freee請求書を利用することで、入力漏れや計算ミスなどを未然に防ぎ、正確な書類をスピーディに作成できるようになります。


freee請求書利用画面のイメージ1

2023年10月から開始されたインボイス制度にも対応

2023年10月からインボイス制度が施行されました。インボイス制度の制度施行に伴い、インボイス制度の要件を満たした適格請求書の交付、計算方法の変更、インボイスの写しの保存義務化など請求書業務の負担が増えることが予想されています。

freee請求書では、金額を入力するだけでインボイスの計算方法で自動計算し、適格請求書の項目も満たした請求書を作成・発行することが可能です。

また、作成した請求書は電子保存されるため、インボイスの写しの保存義務化にも対応できます。

テンプレートは40種類以上!自分にあった請求書・見積書を作成可能

freee請求書には40種類以上のテンプレートが用意されています。その中から自分にあったテンプレートを選択して書類を作成できます。書類に記載する項目はテンプレートから変更を行うことも可能です。


freee請求書利用画面のイメージ2

請求書や見積書の作成から管理までを効率化できるfreee請求書の使い方は動画でも解説しています。ぜひ参考にしてみてください。ぜひ参考にしてみてください。

会員登録不要で請求書のテンプレートを無料ダウンロードできるサービスも

freee請求書のほかにも、freeeでは請求書を無料で作成できるサービスを新たにご提供しています。会員登録不要で誰でも無料で請求書のテンプレートをダウンロードすることができます。

具体的に、freeeの無料テンプレート集でダウンロードできる書類には以下のようなものがあります。

<会計>
・請求書(インボイス制度対応)
・発注書
・納品書
・領収書

<人事労務>
・内定通知書
・在籍証明書
・顛末書 など

freeeの無料テンプレート集では、上記のほかにも無料でダウンロードできる書類を準備中です。ぜひこちらもご活用ください。

よくある質問

適格請求書とは?

適格請求書は「インボイス」とも呼ばれ、売り手が買い手に対して適用税率や消費税額などを正確に伝えるため、一定の事項を記載し作成される請求書や納品書などの書類を指します。

不特定かつ多数の人々に対して販売やサービス提供を行っている業種は、「適格簡易請求書」でも仕入税額控除を受けることができます。

それぞれの詳しい内容については、記事内「適格請求書(インボイス)とは」をご覧ください。

適格請求書の書き方は?

適格請求書として扱うためには、以下の記載事項が必要です。

① 適格請求書発行事業者の氏名又は名称及び登録番号
② 取引年月日
③ 取引内容(軽減税率の対象品目である旨)
④ 税率ごとに区分して合計した対価の額(税抜き又は税込み)及び適用税率
⑤ 税率ごとに区分した消費税額等
⑥ 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

上記の項目があれば、領収書や仕入明細書、支払明細書でも適格請求書として扱うことができます。詳しくは記事内「適格請求書(インボイス)とは」をご覧ください。

適格請求書は誰でも作れる?

適格請求書は「適格請求書発行事業者」でなければ発行できません。適格請求書発行事業者になるためには、適格請求書発行事業者の登録申請書を税務署に提出し、審査を受ける必要があります。

なお、適格請求書発行事業者の登録申請を行えるのは、消費税の課税事業者のみです。消費税の免税事業者のままでは適格請求書を発行することはできません。

詳しくは記事内「適格請求書・適格簡易請求書を発行できるのは「適格請求書発行事業者」のみ」をご覧ください。

インボイス制度の目的は?

売り手は、買い手に対して消費税額を正しく伝える必要があります。適用税率や税率ごとの消費税額を明記した適格請求書を発行することで、取引の透明性を高めることができます。

また、インボイス制度導入は、免税事業者の消費税に関する益税を是正する目的もあります。

適格請求書を簡単に作るには?

適格請求書を簡単に作成したい方にはfreee請求書がおすすめです。freee請求書は無料・作成上限なしでインボイス制度に対応した適格請求書を作成・電子保存できます。

詳しくは、記事内「無料で請求書・見積書を発行したいならfreee請求書がおすすめをご覧ください。

監修 好川寛(よしかわひろし)

元国税調査官。国税局では税務相談室・不服審判所等で審理事務を中心に担当。その後、大手YouTuber事務所のトップクリエイターの税務支援、IT企業で税務ソフトウェアの開発に携わる異色の税理士です。

監修者 好川寛

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