見積書とは、商取引が成立する前段階で商品・サービスの購入を検討する相手に対し、金額やサービス内容を伝えるために発行する帳票です。

法的な作成義務はありませんが、見積書を発行することで「取引する・しない」について相手が具体的に検討しやすくなるため、商取引においては重要な書類だといえます。

本記事では、見積書の概要や作成理由、作成するタイミング、見積書の具体的な書き方・流れ・作成時の注意点などを解説します。

• 見積書とは
• 見積書を作成する理由
• 契約のトラブルを防ぐため
• 発注を検討してもらうため
• 見積書を作成するタイミング
• 見積書の書き方
• ①タイトル
• ②宛名・依頼者情報
• ③見積日・見積番号（通番）
• ④有効期限
• ⑤会社・担当者情報（押印）
• ⑥商品の詳細
• ⑦小計・消費税・合計金額
• ⑧備考欄
• 見積書の作成の流れ
• 1．概算金額の算出
• 2．商品内容の確認
• 3．見積金額の確定と見積書の作成と送付
• 見積書の作成方法
• ExcelやWordで作成
• 会計ソフトを使って作成
• 見積書の作成・送付に必要なもの
• 見積書作成・保存時の注意点
• 見積書をインボイスとして発行するケースは稀
• 電子帳簿保存法の改正で見積書の保存方法に注意
• 納期や支払いなどトラブルになりやすい項目を明確に記載する
• 見積もりの有効期限を設定し記載する
• まとめ
• 無料で請求書・見積書を発行したいならfreee請求書がおすすめ
• よくある質問

見積書とは、商品・サービスを提供する事業者が、商品・サービスの購入を検討している相手（発注者）に対し、契約の前段階で発行する帳票です。

見積書には、商品・サービスの金額、数量、サービス範囲、見積もりの有効期限などを記載し、「この契約条件で商品・サービスを提供します」と相手へ条件を掲示するために発行します。発注者側は見積書の内容を確認し、他社の金額・契約内容との比較や、実際に購入するかの検討に使用します。

見積書は、発注者側からの依頼で発行するのが一般的です。口頭でお願いされて発行するケースもあれば、見積依頼書を受領して発行するケースもあります。見積書は請求書や領収書と同じく、法律上の発行義務はありません。しかし、トラブル防止の観点から、発行側から提案して見積書を発行することもあります。

なお、発行した見積書は、一定期間保存しておくよう税法上定められています。

法的に発行義務がない見積書を作成する主な理由は「契約のトラブルを防ぐため」「発注を検討してもらうため」の2つです。

見積書を発行することで、商品・サービスの金額、数量、サービス範囲などを明記した書類を残せるため、契約に関するトラブルを防ぐ役割があります。

口頭だけで契約を締結すると、後から「想定していた金額と違う」「〇〇サービスが料金内に入っていない」のようなトラブルが発生するリスクがあります。正式な契約前に商品・サービスに関する条件を見積書に記載し明示しておくことで、発注者・受注者双方の認識のズレやトラブルの防止につながります。

同じ理由で請求書、発注書、契約書、納品書などの商取引に関する書類は、法的に発行の義務がなくても作成しておくと、安心して取引ができるでしょう。

商品・サービスの金額やサービス内容を見積書として提示しておくことで、発注者側も購入について具体的な検討ができます。

明確に金額が記載された見積書があれば、発注者も予算との兼ね合いや決裁者との話し合いなど、話を円滑に進めやすくなります。見積書があれば、発注者が相見積もりをする際、他社との比較が容易になるでしょう。

また、金額やサービス範囲をあらかじめ明確に提示することで、発注者側から信頼できる事業者と判断してもらえる可能性もあります。

一般的な商取引は、見積もりを出発点として以下のように進めます。

見積書の提出は、取引開始の前段階であるものの「発注者が実際に商品・サービスを購入するかどうかの意思決定がされる」という重要なタイミングです。取引を成立させるには、見積もりの金額、発行スピード、見積書の詳細な内容などがカギとなることがあります。

見積もりを依頼されたときは「取引条件を明確にする」「複数の見積もりパターンを準備する」「相手から依頼された部分は詳細に見積もりをする」など、自社の商品・サービスの購入を具体的に検討してもらえるように対応しましょう。

見積書の書き方に法的なルールはなく、記載項目やフォーマットは自由に決められます。ただし、前述のとおり、見積書は発注者側に必要な情報を届け、購入を具体的に検討してもらえるように作成することが大切です。

見積書の発行目的は、発注者に取引条件を明確に提示し、発注するか否かの意思決定を円滑に進めてもらうためです。取引相手となる可能性のある発注者が一目で内容を理解できるように、わかりやすく記載することを意識しましょう。

ここでは「freee請求書」で出力したテンプレートを参考に、見積書の具体的な書き方を解説します。

見積書のタイトルを記入します。文言は自由ではあるものの、「見積書」「お見積書」「御見積書」など、一目で見積書だと判別できるタイトルがよいでしょう。

見積書を依頼してきた取引先の名称を記入します。依頼者が会社名義の場合は社名の後に「御中」を、個人の場合は名前の後に「様」を記入します。部署宛や担当者宛と指定されている場合などは、部署名や担当者名も記入します。

宛名欄には、取引先の郵便番号と住所も記入しましょう。

見積もりを発行した日を見積日として記入します。見積番号（通番）の記入は必須ではありませんが、番号を付けて検索しやすくしておくことで、見積書の検索や再発行といった社内管理作業が楽になります。番号を付ける場合は、管理しやすくなるように同じ契約で発行されたほかの書類（請求書や納品書など）と共通の番号を振りましょう。

発行した見積書の有効期限の設定にも、法的な義務はありません。期限は業界によっても異なりますが、2週間から6ヶ月の間に設定することが一般的です。有効期限を定めておくことで、取引先の契約意欲促進や、将来的な商品・サービスの価格変動への備えにつながります。

有効期限の起算日を見積日とする際は、見積日の確認を忘れずに行いましょう。

【関連記事】
見積書の有効期限に目安はある？期限の決め方や記載なしの場合も解説

見積書の発行者となる会社名（個人名）や住所、電話番号などの情報を記入します。担当者の情報は、取引先の見積もりに関する問い合わせに対応できるよう、窓口となる人の情報を記入しましょう。

押印は必須ではありませんが、押印する場合は会社・担当者情報に少し重なるように会社の角印を押すのが一般的です。改ざん防止などの理由により押印を求められるケースもあるため、事前に取引先に確認しておきましょう。

電子見積書を発行しているときは、押印の代わりに電子署名を使用します。

商品の詳細・数量・単価・金額をそれぞれ記入します。商品の詳細欄には、商品の具体的な内容をすぐに判別できるように記入すると、取引先も具体的な検討が進めやすくなります。

小計・消費税・合計額をそれぞれ記入します。会計ソフトと連動しているテンプレートのなかには、商品情報の単価と金額を入力すると、自動で合計金額の入力がされるものもあります。

なお、見積書をインボイス（適格請求書）として使うケースは少ないものの、発行者が適格請求書発行事業者であり税込・税別表示や消費税率、登録番号などを記載できる場合は、記載しておきましょう。納品書の記載だけではインボイスの要件を満たさないとき、見積書の記載と合わせることで記載事項を満たす場合があります。

支払条件や納期など、当該契約における見積もりについて特筆すべき事項がある場合は、備考欄に記入します。見積書を作成する際の前提条件や見積金額に変更が生じたら、その点についても必ず記載しましょう。

見積書の作成から送付までは、大きく以下の流れで行います。

見積書作成時には「発注者に必要な情報を記載しているか」「レイアウトやフォントは見やすいか」」「間違った情報を記載していないか」などもあわせて確認してください。

見積書に記載する金額を算出し、発注者に確認を取ります。発注者側が相見積もりの金額をもとに交渉を望んできたときは、相見積もりの金額や相手の契約意欲を確認しながら見積もりを行います。

製品・内容に関して発注者と認識の齟齬がないよう、提案書や仕様書を作成し、見積もり予定の内容のすり合わせを行います。費用面に関して問題がないこと、工数や調達コストに間違いがないことなどを双方で確認する必要があります。

内容に齟齬がないことが確認されたら見積金額を確定し、正式に見積書を作成します。

見積書の送付方法や同封する送付状の書き方について詳しく知りたい方は、別記事「【文例あり】見積書をメールで送付するときの書き方は？郵便やFAXで送る方法・注意点も解説」をあわせてご確認ください。

見積書には法的に定められたフォーマットはないため、必要事項が記載されていればどのような方法で作成しても問題ありません。

一般的な見積書の作成方法としては、以下が挙げられます。

手書きでも見積書を作成できますが、作成にかかる労力、管理や検索のしやすさ、送付のしやすさなどのメリットから、近年は電子データで作成するケースが増えています。

インターネット上には、ExcelやWordで作成された無料の見積書テンプレートを配布しているサイトがあります。テンプレートを使用すれば、費用をかけずに見積書を作成できます。

ただし、ExcelやWordで作成した見積書を使用する場合は、改ざんされないようにPDFや画像で保存したものを送りましょう。電子印鑑を利用すると、セキュリティをより強化できます。

freeeでは、インボイス制度に対応した見積書のテンプレートを無料で配布しています。ぜひご利用ください。

インストール型やクラウド型の会計ソフトを利用すると、見積書をより効率的に作成できます。一般的に、会計ソフトは見積書以外にも請求書や納品書などの書類作成にも対応しています。テンプレートが元々用意されているケースが多いので、数値や内容を打ち込むだけで簡単に見積書が作成できます。

freee請求書では、見積書や請求書を無料で作成できるだけでなく、入金管理・帳簿付けまでクラウド内で完結できるため、経理業務の効率化を図れます。

見積書をPDFなどの電子データで作成・送付する場合、作成に必要なものは見積書のテンプレートのみです。作成した見積書は、電子メールやチャットメッセージに添付する、印刷して直接持ち込む、FAXするなどの方法で送付しましょう。

見積書を紙で郵送する場合は、封筒や切手を準備します。封筒には見積書が入っていることがすぐにわかるよう、「見積書在中」の記載や押印をします。

ここでは、見積書作成・保存時の注意点を解説します。インボイス制度や電子帳簿保存法などといった法改正が行われているなか、一部気をつけなければならないことがあります。

2023年10月1日からスタートした「インボイス制度（適格請求書保存方式）」とは、商品・サービスの売り手が買い手に対して正確な消費税額・適用税率を伝えることで、正しい金額の消費税を納められるようにした制度です。

インボイスは、商品・サービスの売買や引き渡し後の債権・債務が発生した「請求書を発行するタイミング」に関係する制度です。取引成立前に行う見積もり段階ではあまり関係がなく、見積書をインボイスとして活用するケースは多くありません。

とはいえ、前述のとおり、見積書にインボイスの条件を満たす内容を記載しておけば、請求書や納品書がインボイスの条件を満たさないときに見積書と関連付けることで、インボイスとして認められる場合があります。また、見積書に登録番号を書いておくと、後で取引内容を見直すときに請求書などと紐づけやすくなります。

出典：国税庁「消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ＆A」

見積書は原則、法人は7年間、個人は5年間の保存が必要です。見積書の電子保存にあたっては、電子帳簿保存法で定められた保存方法に従って保存しなければなりません。

2022年1月1日以降に適用された改正電子帳簿保存法によって、電子データで受け取った国税関係帳簿書類は電子データのままでの保存が求められています。2024年1月1日以降は、電子データで送付・受領した見積書は原則として電子データのまま保存し、必要に応じて税務署へ掲示・提出しなければなりません。

出典：国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」
出典：国税庁「記帳や帳簿等保存・青色申告」
出典：国税庁「電子帳簿保存法一問一答」

取引において発注者が重要視し、なおかつトラブルになりやすいのが、納期や支払いに関する項目です。

見積書を作成する際は、商品・サービスの納期や支払いに関する情報を明確に記載しましょう。「受注から2週間後に納品する」「支払いは納品後◯ヶ月以内」など、具体的な数字を入れておくと、未然にトラブルを防止できます。

見積書にある見積内容がいつまで有効なのかを、有効期限として記載しましょう。

民法上は、有効期限を定めて見積書を発行した場合、有効期限が来るまで発行側からの一方的な撤回ができません。有効期限内で原材料高騰や業績悪化を原因とした価格変更を希望しても、原則として認められないので注意しましょう。

有効期限内に見積書についての承諾を得られなかった場合は、その見積書の効力はなくなります。見積書の有効期限が過ぎたら、当該見積書の内容通りに契約する必要はありません。

有効期限が過ぎた後に発注者から申し込みがあり、金額や契約内容に変更がなければ、再度見積書を発行しなくとも新規の契約締結が可能です。

見積書の有効期限に関して詳しくは、別記事「見積書の有効期限に目安はある？期限の決め方や記載なしの場合も解説」をご覧ください。

出典：e-Gov法令検索「民法｜第五百二十三条、第五百二十四条」

見積書を発行することで、発注者側との契約に関するトラブルを防いだり、具体的に発注を検討してもらいやすくなったりなどのメリットがあります。ExcelやWordの無料テンプレートやクラウド会計ソフトのテンプレートを利用すると、誰でも簡単に見積書が作成できます。

見積もりの提示は、商取引の最初の段階かつ取引における重要なタイミングです。発注者側の要望を取り入れつつ、サービス内容や金額などの情報を明確に記載しましょう。法的に決まったフォーマットはありませんが、スムーズな取引のためにも、必要な記載事項や読みやすいレイアウトなどを意識して作成しましょう。

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2023年10月からインボイス制度が施行されました。インボイス制度の制度施行に伴い、インボイス制度の要件を満たした適格請求書の交付、計算方法の変更、インボイスの写しの保存義務化など請求書業務の負担が増えることが予想されています。

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詳しくは記事内「見積書の作成方法」をご覧ください。