請求書の電子化とは、請求書をPDFやExcelなどの電子データで取り扱うことです。電子請求書は法的に有効で、税務調査の際にも証拠書類として認められます。

紙の請求書から電子請求書へ切り替えることにより、業務効率化やコスト削減、テレワーク推進などのメリットが得られるでしょう。

2024年1月からは電子取引をした請求書の電子保存が義務付けられるため、すべての経営者および個人事業主は、電子請求書の基礎知識を理解しておく必要があります。

本記事では、電子請求書の概要をはじめ、作成方法やメリットやデメリット、送付時の注意点などを解説します。

• 電子請求書は法的に有効？
• 電子請求書を作成するときの注意点
• 電子請求書の送付方法
• 電子請求書を送る側のメリット
• 電子請求書を送る側のデメリット
• 電子請求書の受け取る側のメリット
• 電子請求書の受け取る側のデメリット
• 改正後の電子帳簿保存法と電子請求書への影響
• インボイス制度導入と電子請求書への影響
• まとめ
• カンタン操作でミスなく請求書作成する方法
• よくある質問

電子請求書は法的に有効です。請求書のほかにも納品書や見積書、領収書なども電子化できます。税務調査で事実確認が必要な場合でも、電子請求書は証拠資料として認められます。

必要なときに有効な資料として使えるよう、やりとりした電子請求書は電子帳簿保存法の要件を満たした状態で保存しましょう。

請求書の作成方法や記載項目について詳しく知りたい方は、別記事「請求書の書き方完全ガイド！請求書の作り方、記載すべき事項、請求書のやりとりの流れを紹介します」もご覧ください。

電子請求書を作成するときの注意点は、大きく以下の2つがあります。

法律上、押印がなくとも電子請求書は有効です。

ただし、企業によっては「押印がない電子請求書は受付不可」というケースがあるため、念のため取引先に確認しておきましょう。

電子請求書の送付に加え、請求書の原本を郵送するかの確認も重要です。商取引において、請求書の原本送付を必須としている企業もあり、原本がなければ請求が認められないケースもあります。

トラブルを防ぐ目的でも、初めて取引をする企業には、請求書の原本を郵送すべきかどうかを必ずヒアリングしておきましょう。

電子請求書は、メールだけでなく請求書発行システムを使った送付も可能です。それぞれの送付方法のメリットとデメリットを解説します。

電子請求書のメール送付は、作成したPDFを添付するだけでよい手軽さがメリットです。さらに、導入コストがかからないため、経費をかけたくない人にもおすすめといえます。

ただし、メール送付の場合は、データが改ざんされていないことを証明する「真実性の確保」や、誰もが速やかにファイルを確認できる状況を保つ「可視性の確保」など、電子帳簿保存法の要件を満たすための運用に手間がかかります。

また、送付する際、メールアドレス入力時に宛先を間違えてしまうリスクも考えられます。

システムを利用して電子請求書を送る場合、「真実性の確保」や「可視性の確保」など、電子帳簿保存法の要件を満たしやすいのがメリットです。

ただし、請求書システムには導入費用が必要になります。システムの種類によっても異なりますが、価格は月額1,000円～2,000円程度で利用できるケースが一般的です。

紙の請求書を郵送する場合と比較し、電子請求書はプリントアウトや押印、郵送などの手間が少ないため、業務を効率よく進めることができます。

電子請求書を採用することで請求書発行作業にかかる時間・手間が削減でき、ほかの業務に時間を使うことが可能になります。

電子請求書をメールで送付することにより、印刷費や郵送費などのコストカットが可能です。

1回の金額はそれほど大きくなくとも、取引回数が多い企業や個人事業主にとって、印刷費や郵送費は積み重なった場合に多額になるため、電子請求書を導入するメリットは大きいといえます。

紙の請求書から電子請求書に変更することで、テレワークの推進につながります。

パソコンさえあれば、自宅やカフェなど好きな場所で電子請求書の作成や送付ができるため、リモートで勤務したい方にとってはメリットが大きいといえるでしょう。

電子請求書をメールで送付する場合は別ですが、システムを利用する場合、システム契約にかかる初期費用や月額利用料などのランニングコストがかかります。

発生する費用と導入した際のメリットを天秤にかけ、導入するかどうかを検討しましょう。

一般的に、電子請求書はメールもしくはシステムによる送付のみで受理されます。ただし、企業によっては電子請求書に加えて紙の請求書を希望するケースがあるため注意が必要です。

トラブルを防ぐためにも、紙の請求書の郵送が必要かどうかを取引先に事前確認しておきましょう。

送り主が請求書添付メールの宛先を間違えた場合、振込先口座などの個人情報、発注内容や単価、どのような取引先と仕事をしているのかなどの情報が第三者に漏れるリスクがあります。

ヒューマンエラーを完全に防ぐことは難しいため、このようなリスクがあることも理解したうえで運用しましょう。

電子請求書をメールで受け取る場合、データを改ざんされないための工夫が必要です。WordやExcelではなく、改ざんができないPDF形式で送付するようにしましょう。

電子請求書の受け取り側は、請求書発行日に受領できる点がメリットです。紙の請求書は到着まで最低でも1～2日かかるため、即座に請求書が必要な場合には適しません。

また、仮に請求書の内容に訂正があった場合でも、紙に比べて電子請求書なら対応が早く行える可能性があります。

電子請求書を採用すれば、物理的な「請求書の保存スペース」が不要になります。

特に膨大な請求書を管理する企業や個人事業主の場合、紙の請求書を廃止するだけでオフィスの空間にゆとりが生まれるかもしれません。

紙の請求書と比較し、電子請求書は管理がラクになる点も大きな魅力です。紙の場合、保管されている書類の中から一つひとつ探し出さなければなりません。

一方、電子請求書ではタイトルに「取引年月日」「取引金額」「取引先名」などを記載しておけば、パソコンやシステム上で過去の請求書へスムーズにアクセスできます。

過去の資料を探す手間を考慮すると、電子請求書を採用するメリットは大きいといえるでしょう。

電子請求書をシステム利用で受け取る場合、送り手と同様、導入初期にかかるイニシャルコストおよび使い続けるためのランニングコストがかかる点はデメリットです。

経費を極力かけたくない場合は、複数のシステムを比較検討し、コストパフォーマンスの高いサービスを選んでもよいでしょう。

電子帳簿保存法は、1998年に公布されて以降、時代の流れとともにたびたび改正されてきました。

最新の改正は2022年1月に実施されましたが、その改正内容が電子請求書に対してどのような影響が及ぶかについて解説します。

電子帳簿保存法とは、税務関係帳簿書類のデータ保存に関わる法律です。1998年の成立後複数回にわたって改正されており、2022年1月の改正では、電子取引した書類は電子データによる保存が義務づけられました。

2023年12月末までは猶予期間が設けられていますが、2024年1月以降は法人、個人事業主を問わず請求書の電子化への対応が必須となります。

2022年1月の電子帳簿保存法改正に伴い、電子データで送受信した請求書は、一定の保存要件にしたがって、電子データによる保存が義務づけられました。

保存要件は大きく「真実性の確保」と「可視性の確保」の2種類です。

「真実性の確保」はデータが改ざんされていないことを証明できる状態を指します。「可視性の確保」は誰もが速やかにファイルを確認できる状況を保つという意味です。

以上を踏まえ、改正電子帳簿保存法への対策について解説します。

改定電子帳簿保存法では「真実性の確保」が定められており、電子データは改ざんされていないことを証明できる状態で保存する必要があります。

社内で電子データの保存に関する事務処理規程を作成し、紛失や改ざん等のトラブルが起きないように徹底しましょう。

なお、2022年の法改正により、電子取引で発生した電子データについては発行側・受取側の双方で7年間の原本保存が義務化されました。今後は紙での保存措置は廃止され、電子データとして保存が必要です。

電子帳簿の保存法について詳しく知りたい方は、別記事「電子帳簿保存法とは？対象となる書類や保存要件・方法について解説」もご覧ください。

改正電子帳簿保存法の「可視性の確保」では、「検索機能の確保が必要」と定められています。

ファイル名は「取引年月日」「取引金額」「取引先名（自社名）」を含んだものに統一し、スムーズに検索できる状態で保存しておきましょう。件名に請求書データが添付されていることをわかりやすく明記しておくことも重要です。

また、税務署よりデータの提出を求められた場合は、一括でダウンロードできるようにしておく必要があります。

PDFをメールで送付する際はパスワードをかけ、セキュリティ対策をしておきましょう。

パスワードなしのPDFデータが仮に社外に流出してしまった場合、取り返しのつかない事態に発展する可能性も考えられます。

2023年10月1日よりインボイス制度が導入されます。インボイス制度導入後は、一定の記載要件を満たした適格請求書（インボイス）の発行・保存がされた取引のみ、仕入税額控除の対象となります。

インボイス制度導入によって、電子請求書（電子インボイス）にどう影響があるのか、またどういった対応が必要になるのか解説します。

【関連記事】
2023年10月から始まるインボイス制度とは？図解でわかりやすく解説！

インボイス制度が導入された後は、請求書の書式を見直す必要があります。従来の「区分記載請求書」から「適格請求書」に仕様が変更され、区分記載請求書の項目に加え、以下3点の追記が必要になります。

また、インボイス制度導入後、電子請求書（電子インボイス）に対応しているか取引先への確認が必要です。

会社によっては、電子請求書への取引に積極的ではないケースもあるため、その場合は紙での取引が必要になります。電子インボイスへの移行については、取引先との合意が求められます。

さらに、電子データの取り扱いについても、データの紛失などを防ぐため、社内で事前にルールを策定し、管理体制を共有しておきましょう。

なお、インボイス制度における電子請求書（電子インボイス）には以下のメリットがあります。

電子請求書は業務効率化やコスト削減、テレワーク推進につながります。2024年1月からは電子取引した請求書の電子保存が義務化されるため、作成方法や送付時の注意点などを理解しておきましょう。

電子取引した請求書の保存期間は7年です。データの紛失や改ざんなどが発生しないように、社内で電子データの保存方法について規程を定めておくことをおすすめします。

請求書や見積書の作成は、お金が絡む業務なので少しのミスが重大な問題に発展する場合もあります。
請求書発行数が多くなってくると、心理的負担も業務負荷も上がってきます。特に、請求発行業務を「紙」で行っていると、印刷・封入・郵送等のアナログ作業に時間を取られてしまいます。

業務を圧倒的に楽にする方法は「電子化」です。

ここからは、freee請求書で「請求書業務を電子化」するメリットをご紹介します。

インボイス制度開始により、端数処理のルールが明確化されました。freee請求書を使えば金額を入力するだけでインボイスの計算方法で自動計算し、適格請求書の項目も満たした請求書を発行することが可能です。電子帳簿保存法に沿ったファイル保存にも対応しており、法令対応にも自動でアップデートされます。

請求書データをアップロードするだけで、請求書を自動作成。
明細データはシステムが読み取り、システムへ自動反映するので入力作業自体がなくなり、人的ミスやトラブルを削減できます。

請求書送付はシステム経由のクリックで一括送信で手軽に行えます。送付方法は、取引先に電子／郵送のどちらも選べます。
取引先によっては電子化対応が難しい場合もあるため、柔軟に出し分けることで電子化を進められます。郵送代行も可能なので、ご利用いただくと自社での印刷・封入・投函の手間がゼロになります。

自社独自の請求書フォーマットや取引先指定があり対応できない懸念がある場合も、自由自在なレイアウトで再現可能です。

freee請求書の導入初期費用は0円で、枚数に応じた従量課金のため、導入しやすい費用体系です。詳細はこちらをご覧ください。 資料で確認したい方はこちらからダウンロードいただけます。

なお、適格請求書に対応した請求書作成は、無料にて利用可能です。詳細はこちら。 会員登録不要で、請求書のテンプレートを無料ダウンローでできるサービス「freeeの無料テンプレート集」も提供しておりますので、ぜひこちらもご利用ください。

請求書の電子化とは、PDFのような電子データとして請求書を作成、やり取りすることです。電子請求書は法的に有効で、税務調査で事実確認が必要な場合でも、証拠資料として認められます。

詳しくは記事内の「電子請求書は法的に有効？」をご覧ください。

電子取引した請求書の電子保存は、2024年1月から義務化されます。

詳しくは記事内の「改正電子帳簿保存法とは」をご覧ください。

電子取引した請求書の発行側・受取側の保存期間は7年間です。

詳しくは記事内の「社内で電子データの保存についての規程を定める」で解説しています。