電子インボイスとは、インボイス制度導入後、仕入税額控除を受けるために必要な適格請求書を電子データ化したものを指し、「デジタルインボイス」とも呼ばれます。

電子インボイスは、適格請求書を電子データで作成・保存・管理できるため、業務効率や生産性の向上が期待されます。

本記事では、電子インボイスの基礎知識やメリット、デメリットについてわかりやすく解説します。

インボイス制度の概要について詳しく知りたい方は、別記事「2023年10月から始まったインボイス制度とは？図解でわかりやすく解説！ 」をあわせてご確認ください。

• 電子インボイス（デジタルインボイス）とは
• 電子インボイス（デジタルインボイス）の目的
• 電子インボイス（デジタルインボイス）の標準仕様は「Peppol」に準拠される
• 電子インボイス（デジタルインボイス）のメリット
• データ処理の効率化と人為的ミスの防止
• データ改ざんを防止
• 保管・管理コストの削減
• リモートワークに対応
• 電子インボイス（デジタルインボイス）のデメリット
• 電子データ保存のルールを社内で策定・教育する必要がある
• 取引先によっては電子インボイス（デジタルインボイス）が扱えない場合がある
• 電子インボイス（デジタルインボイス）の課題
• 複数のシステムを導入・運用するコストがかかる
• 負担なく電子インボイス（デジタルインボイス）を利用できる環境づくり
• まとめ
• カンタン操作でミスなく請求書作成する方法
• よくある質問

電子インボイスとは、2023年10月1日から導入されたインボイス制度において、仕入税額控除の適用を受けるために必要な適格請求書を電子データ化したものを指します。

具体的には、以下のような電子取引で交付された適格請求書がこれに該当します。

なお、電子インボイスは、電子帳簿保存法に準じて保存しなければなりません。

適格請求書を発行する売り手が電子インボイスを交付してきた場合、買い手側は、電子帳簿保存法に従って保存することで、仕入税額控除の適用を受けることができます。

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デジタル庁はバックオフィス業務において、電子データと紙が共存していることによる効率と生産性の低下を課題としています。

そこで、バックオフィス業務をデジタルで完結させる電子インボイスの標準仕様の策定・普及を、官民連携のもと取り組んでいます。

紙に代わり電子インボイスが普及することによって、取引の透明性を高め、ミスや不正の防止、正確な経理処理が可能になります。さらに、複数の消費税率が存在することによる複雑な税額計算への対応が容易になると考えられます。

適格請求書には明確なフォーマットが存在しないため、インボイス制度導入後、さまざまな形式の電子インボイスが利用されています。

そこで、デジタルインボイス推進協会であるEIPAは、デジタル庁と連携し国内の電子インボイスの運用を統一された規格で行うために、日本の電子インボイスの仕様にPeppol（ペポル）を採用すると発表しました。

Peppol（Pan European Public Procurement Online）とは、請求書などの電子文書をネットワーク上でやり取りするための世界標準規格です。文書の仕様・運用ルール・ネットワークに関する規格を定めており、ヨーロッパやオーストラリア、ニュージーランドなどの40カ国以上で利用されています。

Peppolを標準仕様とすることによって、幅広い企業が低コストで電子インボイスを導入・利用ができるようになり、国内だけではなく、海外企業との取引にもスムーズに対応できるようになると期待されています。

なお、Peppolの規格でなければ電子インボイスとして発行・保存できないわけではありません。

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電子インボイスの導入は、企業に業務効率改善などのメリットを与えます。売り手、買い手双方に考えられるメリットについて詳しく解説します。

一般的な紙の書類の取りまとめなどの際、会計システムへのデータ入力はすべて手作業で行う必要があります。重要なデータを一つひとつ手作業で入力するのは手間や時間がかかり、人為的ミスが起きる原因にもなりかねません。

また、上記の作業に加え、複数の税率が混在している現在は会計処理も煩雑です。しかし、電子インボイスであれば、各会計システムに直接データとして取り込むことができ、複雑な計算などもシステムが自動で行ってくれるため、業務効率を大幅に削減できます。

電子インボイスは紙で交付された適格請求書よりも、信頼性が高いと考えられます。

電子インボイスに電子署名を施すことで改ざんされていないことを証明したり、ファイルへのアクセス履歴を残したりと、紙媒体では難しいセキュリティ管理が可能なためです。

また、さらなるセキュリティ向上のため、総務省では電子インボイスに適格請求書発行事業者情報を付与した電子署名（eシール）の導入を検討しています。

インボイス制度導入以降は、売り手・買い手ともに適格請求書の控えを7年間保存する義務があります。適格請求書発行事業者にとっては、電子インボイスにより、書類の適切な保管や確認事務などの作業負担の軽減が期待されます。

請求書を紙で保管すると、保管スペースやファイリングに時間とコストがかかります。電子データで管理しクラウドなどを活用すれば書類の保管スペースが不要となり、請求書をファイリング・保管・管理する労力も削減できます。

過去の請求書等のデータ確認が必要な場合にも、検索機能で容易に探し出せます。

クラウドサービスを活用し、インターネット上で完結する電子インボイスの交付・保管に関するワークフローを構築することで、リモートワークに対応できる業務体制の整備が可能です。

電子インボイスは、データの改ざんを防ぎ、保管・管理コストを削減できるなど、便利で扱いやすい反面、いくつかのデメリットも挙げられます。

電子インボイスを発行した場合、もしくは取引先から発行された場合、電子帳簿保存法に準じてデータを保存しなければなりません。

保存する電子インボイスの取り扱いについては、事前に社内でルールを策定して、人為的なミスや、保存するシステムの不具合などによって誤ってデータを消失しないよう管理を徹底するようにしましょう。

情報漏洩などのリスクを考慮し、電子データにはパスワードを設定したり、社員への情報セキュリティに関する知識を指導することも有効です。

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取引先によっては、電子インボイスによる取引に消極的な場合もあり、紙による交付しか認められないケースも考えられます。

この場合、紙と電子インボイス両方の対応が必要なため、経理業務に負担がかかると考えられます。

紙・電子インボイスのどちらかのみの対応とするか、両方対応可能とするかは、取引先のニーズなどを考慮し方針を決定しましょう。対応方針が決まったら、システム導入や体制構築を進めます。

電子インボイスへの移行にあたっては、取引先への連絡や承諾を得るなど、柔軟な対応をすることが重要です。

2023年10月のインボイス制度導入により、電子インボイスの仕様はさまざまな変更が予想されています。

電子インボイスを採用する事業者は、仕様変更に柔軟に対応するために仕組みや扱い方を正しく把握することが重要です。

電子インボイスで利用するシステムと、区分記載請求書で利用するシステムが異なる場合も考えられます。その場合、複数のシステムを導入・運用するコストが企業にとって負担になる可能性があります。

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一部の大企業は、既存の業界EDIを利用して、独自に電子インボイスに対応するでしょう。しかし、業界EDIに参加していない企業との取引では、電子インボイスを利用することはできません。

中小企業や他業界の企業との取引では、利用システムが違うなど、適格請求書を扱う環境が異なるため取引が難しいケースが生じる可能性があります。

企業規模や業界に左右されない電子インボイスを利用できるような環境構築も課題のひとつといえるでしょう。

電子インボイスは、データ入力の自動化による人為的ミスの防止やデータ改ざんの防止などのメリットが考えられます。

その一方で、電子インボイスを保存するためのルール作りや、取引先によっては紙による適格請求書も併用しなければならないなどのデメリットも挙げられます。

メリットやデメリットを事前に正しく理解したうえで、自社に適した体制構築を行いましょう。

請求書や見積書の作成は、お金が絡む業務なので少しのミスが重大な問題に発展する場合もあります。
請求書発行数が多くなってくると、心理的負担も業務負荷も上がってきます。特に、請求発行業務を「紙」で行っていると、印刷・封入・郵送等のアナログ作業に時間を取られてしまいます。

業務を圧倒的に楽にする方法は「電子化」です。

ここからは、freee請求書で「請求書業務を電子化」するメリットをご紹介します。

インボイス制度開始により、端数処理のルールが明確化されました。freee請求書を使えば金額を入力するだけでインボイスの計算方法で自動計算し、適格請求書の項目も満たした請求書を発行することが可能です。電子帳簿保存法に沿ったファイル保存にも対応しており、法令対応にも自動でアップデートされます。

請求書データをアップロードするだけで、請求書を自動作成。
明細データはシステムが読み取り、システムへ自動反映するので入力作業自体がなくなり、人的ミスやトラブルを削減できます。

請求書送付はシステム経由のクリックで一括送信で手軽に行えます。送付方法は、取引先に電子／郵送のどちらも選べます。
取引先によっては電子化対応が難しい場合もあるため、柔軟に出し分けることで電子化を進められます。郵送代行も可能なので、ご利用いただくと自社での印刷・封入・投函の手間がゼロになります。

自社独自の請求書フォーマットや取引先指定があり対応できない懸念がある場合も、自由自在なレイアウトで再現可能です。

freee請求書の導入初期費用は0円で、枚数に応じた従量課金のため、導入しやすい費用体系です。詳細はこちらをご覧ください。 資料で確認したい方はこちらからダウンロードいただけます。

なお、適格請求書に対応した請求書作成は、無料にて利用可能です。詳細はこちら。 会員登録不要で、請求書のテンプレートを無料ダウンローでできるサービス「freeeの無料テンプレート集」も提供しておりますので、ぜひこちらもご利用ください。

インボイスとは、インボイス制度において仕入税額控除を受けるために必要となる「適格請求書」のことを指します。この適格請求書を電子データ化したものを電子インボイス（デジタルインボイス）といいます。

詳しくは記事内「電子インボイス（デジタルインボイス）とは」をご覧ください。

売り手の事業者は、買い手である取引相手（課税事業者）から求められたらインボイスを交付しなければなりません。ただし、すべて電子インボイスでなければならないというわけではありません。

紙のインボイスと電子インボイス、どちらでの交付にするかは取引先に確認しましょう。

電子インボイスの主なメリットは以下のとおりです。

1. データ処理の効率化と人為的ミスの防止
2. データ改ざんを防止
3. 保管・管理コストの削減
4. リモートワークに対応

詳しくは記事内「電子インボイス（デジタルインボイス）のメリット」をご覧ください。

電子インボイスは便利で扱いやすいだけでなく、データの改ざんを防ぎ、保管・管理コストを削減できる反面、以下のようなデメリットが挙げられます。

・電子データ保存のルールを社内で策定・教育する必要がある
・取引先によっては電子インボイス（デジタルインボイス）が扱えない場合がある

詳しくは記事内「電子インボイス（デジタルインボイス）のデメリット」をご覧ください。