会計のやり取りを伝票に記録している方も多いと思いますが、正しく伝票の役割を説明できる方は案外多くありません。

本記事では、伝票とは何かという基礎知識や、請求書との役割の違いについて解説します。

• そもそも伝票って何？
• 請求書とは？
• 伝票と請求書の違い
• 請求書を送付する際の注意点
• 請求書や見積書・発注書の発行と管理を効率的に進める方法
• まとめ

伝票とは、会計上の取引が誰が見ても分かる状態になっている書類のことをいいます。伝票への記入を誤れば全てを間違えることになるため、慎重に記入する必要があります。

伝票に記載する時に重要なことは「いつ」「何を」「どうしたか」を明確にすることです。

また、伝票と一言でいっても実は複数の種類があります。

• 入金伝票：サービスや商品の売上によって、企業に現金が入ってくる取引を記入する伝票
• 出金伝票：企業が現金で支払う取引を記入する伝票
• 振替伝票：口座振替や手形など、現金以外の取引を記入する伝票
• 仕入伝票：仕入れ取引を記入する伝票
• 売上伝票：売上が発生する取引を記入する伝票

経理業務に不慣れな方は混乱してしまうかもしれませんが、それぞれの役割をしっかりと覚えておきましょう。

請求書とは、取引先に料金や代金などの支払をお願いするときの書類です。支払い前なので、支払期日や、支払いの対価となる物品やサービスの内訳・個数、支払い先、支払期限などが記載するのが一般的です。

また請求書は、代金を取引相手に請求するための書類です。請求書の作成を会計業務の一環として何気なく行っている方もいらっしゃるかもしれませんが、取引相手から間違えのないように入金されなければ意味がありません。入金をしっかりとしてもらえるように、取引相手に配慮した請求書の作成が不可欠です。

請求書に関してもっと知りたい方は、「請求書の様式について」を参照してください。

よく間違えてしまうのが「入金伝票」と「請求書」です。入金伝票は、商品の販売やサービス提供によって、クライアントからの入金が発生した際に作成します。入金伝票には、日付・金額・入金先・勘定科目を記載しましょう。もちろん入金に関する伝票なので、銀行から引き出した場合も伝票に記載する必要があります。

一方、請求書ですが、ひとつ前の項目で説明した通り請求が発生した際に生じる書類です。つまりまだ入金が完了していない段階で作成する必要があります。また、手元で保管するものではなく、取引相手に送付するという点も伝票と異なる点です。

「入金伝票」と「請求書」を、どういったケースで作成する書類なのか把握して、使い分けましょう。

先述したとおり、伝票と請求書の違いのひとつに、取引相手に送付するかどうかがあります。それでは請求書を送付するまでの流れを簡単に解説します。

請求書を郵送する場合、送付状も添付することがあります。この添付状は添付してもしなくてもどちらでも問題はありません。ですが、ビジネスマナーの観点でみると請求書に添付して郵送するのが無難でしょう。

送付状の詳しい書き方は、「請求書といっしょに送る送付状の文面と書き方」を参照してください。

またメールで請求書を送付する場合、原本も合わせて郵送しなければいけないという決まりはありません。請求書のPDFファイルをメールに添付し、取引相手に送付する事業所も増えています。もちろん原本の郵送が必要か否かは取引相手に確認しましょう。

請求書や見積書の作成は、お金が絡む業務なので少しのミスが重大な問題に発展する場合もあります。請求・見積業務を負担に感じる方には、無料で請求書・見積書を発行できるfreee請求書の利用がおすすめです。

ここからはfreee請求書を利用するメリットについて紹介します。

freee請求書は見積書や発注書など、請求書以外にもさまざまな書類を簡単に作成することが可能です。

またフォームに沿って入力した内容がリアルタイムで書類上に反映されるため、プレビューを見ながら簡単に書類を作成できます。入力が必要な項目はあらかじめ設定されており、消費税（内税・外税）や源泉税なども自動計算されます。

freee請求書を利用することで、入力漏れや計算ミスなどを未然に防ぎ、正確な書類をスピーディに作成できるようになります。

2023年10月からインボイス制度が施行されました。インボイス制度の制度施行に伴い、インボイス制度の要件を満たした適格請求書の交付、計算方法の変更、インボイスの写しの保存義務化など請求書業務の負担が増えることが予想されています。

freee請求書では、金額を入力するだけでインボイスの計算方法で自動計算し、適格請求書の項目も満たした請求書を作成・発行することが可能です。

また、作成した請求書は電子保存されるため、インボイスの写しの保存義務化にも対応できます。

freee請求書には40種類以上のテンプレートが用意されています。その中から自分にあったテンプレートを選択して書類を作成できます。書類に記載する項目はテンプレートから変更を行うことも可能です。

請求書や見積書の作成から管理までを効率化できるfreee請求書の使い方は動画でも解説しています。ぜひ参考にしてみてください。ぜひ参考にしてみてください。

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具体的に、freeeの無料テンプレート集でダウンロードできる書類には以下のようなものがあります。

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伝票（入金伝票）は売上が入金されてから作成する書類で、請求書は売上が発生した段階で作成する書類です。これらを混在せずに、用途に合わせて正しく使い分けましょう。