在庫受払とは、商品の受け取りと在庫の引き払いを意味し、在庫管理の重要な作業の一つです。
本記事では、在庫受払における業務内容や役割、効率的に行うための方法について解説します。
目次
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在庫受払とは
在庫受払とは、商品の受け取り（受入）と在庫の引き払い（出庫）のことです。受け取り、もしくは引き払いを行った商品の個数や金額などの情報をリアルタイムかつ正確に記録する業務を指します。
在庫受払が正しく行われていないと、データ上の在庫数と実際の在庫数にズレが生じてしまいます。その結果、売上に影響を及ぼし、損失が発生するリスクもあるため、ミスの起こらない在庫受払のオペレーションを構築することが重要です。
在庫受払の業務内容
在庫受払は前述のとおり、在庫の「受入」と「出庫」に分類できます。それぞれ具体的な業務内容について説明します。
在庫の受入
取引先や他拠点などから商品の受け入れを行った際に、在庫が追加されたことを登録する処理です。
まずは受け入れた商品を検品し、商品として欠陥などがないことを確認します。検品が完了したら、在庫として商品名や金額、数量などの詳細情報を記録します。
在庫の出庫
取引先や他拠点などへ商品を出荷して引き払いを行った際に、在庫が減ったことを登録する処理です。
まずは出荷する前に検品し、商品として欠陥などがないことを確認します。検品が完了したら、登録されている在庫情報から出荷した数量分を減らして記録します。
在庫受払の役割
在庫受払は在庫の変動を適切に把握することで、適正な在庫数を維持したりキャッシュフローを向上したりできるため、事業において重要な役割を持っています。
適正在庫の維持
在庫受払を行い在庫管理をすることで、過去の入出荷や在庫状況をデータとして確認できます。仕入れと売上の実績などのデータをもとに顧客の需要が予測できるため、適正な在庫数を維持しやすくなります。
欠品の未然防止
顧客のニーズは常に一定ではありませんが、在庫受払が正しく機能していれば需要の増加にもすぐに対応でき、欠品による売上損失のリスクを回避しやすくなります。規定の在庫数に達した時点で追加発注を行う仕組みをつくるなど、売上を最大化するための対策を講じることができます。
キャッシュフローの向上
在庫の保管には、保管場所の賃料や人件費といった維持コストがかかります。実際の需要に見合わない在庫を抱えてしまうと、維持コストがかさみ、最終的には大きな損失にもつながりかねません。
在庫受払を管理することによって適正な在庫を把握するとともに過剰な仕入れを防止し、コストを最適化できるため、キャッシュフローの向上も期待できます。
在庫の管理を効率的に行うには
在庫管理を効率的に行うためには、運用をマニュアル化したり、管理システムを導入するのがおすすめです。
運用をマニュアル化する
在庫管理は、事業全体で取り組む必要があります。そのため、運用マニュアルやルールを作成して現場で共有しましょう。
マニュアルに則した研修を行うことで、現場でのシミュレーションも可能になります。
管理システムを導入する
手書きやExcelを使った在庫管理では、人為的なミスが発生する確率も高くなります。管理システムを導入することで人為的なミスを抑制でき、作業時間の短縮や業務効率化のメリットも得られます。
ただし、管理システムの導入には、初期費用や運用コストがかかるうえに、システムを操作するために研修が必要です。ベンダーによる指導を受け、しっかりと運用体制を整えたうえで、在庫管理をシステムで行う意識付けをしましょう。
まとめ
商品を扱う企業にとって、在庫受払は非常に重要な業務です。一方で細かい作業が多く、ミスが生じることも少なくありません。
人為的なミスを抑制し効率的に在庫管理を行うためにも、管理システムの導入がおすすめです。
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よくある質問
在庫受払とは？
在庫受払は、商品の受け取り（受入）と在庫の引き払い（出庫）を指します。在庫管理において、入出庫した商品の数量・単価・金額を正確に把握するために重要な作業の1つです。詳しくは記事内「在庫受払とは」をご覧ください。
受払管理の目的は？
在庫受払には、在庫の受入と出庫を正しく把握し、在庫切れや余剰在庫、赤字販売などのリスクを未然に防ぐ目的があります。詳しくは記事内「在庫受払の役割」をご覧ください。
受払簿とは何か？
受払簿とは、商品の受払を記録する帳簿のことです。売上帳や仕入帳で管理している企業もありますが、これでは一目で在庫が分かりません。
受払簿には「受入高」「払出高」「残高」の欄があり、それぞれ次の項目を記入することで、一目で在庫数を把握できるようになります。
受入高：仕入数量・仕入単価・仕入金額
払出高：売上数量・売り上げた商品の仕入単価・売り上げた商品の仕入金額
残高：商品の在庫数量・単価・在庫金額
実地棚卸とは何か？
実地棚卸とは、実際の商品や製品の在庫を数え、手元にある商品量を算定することです。単に「棚卸」というと実地棚卸を指すことがほとんどです。
実地棚卸には、タグ方式とリスト方式の2つがあります。
タグ方式は、タグを現物に貼り付けるため、計上漏れのリスクが少ないのがメリットですが、手間がかかります。
一方でリスト方式は、在庫管理システムや在庫管理表等のリスト上の数量と一致するか確認する方法で、手間が少ない分、計上漏れが発生する可能性があります。
