販売管理システムとは、販売にかかわる業務を一元管理して、業務効率化を促進するシステムのことです。複数の部門にまたがる業務が多い販売管理では、システムの導入によって効率化することが欠かせません。
業務効率化に貢献する販売管理システムにはクラウド型とオンプレミス型があり、それぞれ異なる特徴があります。
本記事では、販売管理システムの概要を説明し、主にクラウド型の販売管理システムのメリットや導入の際の注意点、選び方を解説します。
目次
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販売管理システムとは
販売管理システムとは、販売にかかわる業務を一元管理して、業務効率化を促進するシステムのことです。
販売にかかわる主な業務は次の3つです。
- 販売管理
- 在庫管理
- 購買管理
企業の販売活動には多くの工程があるため、それぞれの工程をシステムで一元管理できると、業務が円滑に進められます。
販売管理
販売管理は「見積もり・受注・売上・請求」の流れに関する機能です。各データをもとに、見積書、受注伝票、請求書、納品書といった書類を自動で作成できます。
販売管理機能では顧客情報や売上の履歴がデータで残るため、検索機能を活用すれば売上分析も効率化することが可能です。
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在庫管理
在庫管理は、商品の仕入れ・販売に伴う在庫数の増減の把握や、検品状況を適切に管理する機能です。在庫数を正確に把握できれば、在庫不足による機会損失や在庫過多による管理コスト増を防ぐことができます。
販売管理システムの在庫管理機能は、人の手では管理の難しい大量の在庫管理や複数の種類の在庫管理にも対応しています。
また、販売管理システム上でデータを管理することで、複数部門のデータを個別で確認する手間がなくなり、生産・物流・販売それぞれの担当者の負担を減らせるでしょう。
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購買管理
購買管理は、商品の仕入れに関わる業務を担う機能です。仕入れが発生した際、発注伝票を自動で作成し、伝票内容をもとに在庫データにも数字が反映されます。
仕入れに対する支払い残高や支払い期限などもデータで管理できるため、人の手で一つずつ支払い処理を行う必要がありません。
販売管理システムにはクラウド型とオンプレミス型がある＜
販売管理システムは、大きく「クラウド型」と「オンプレミス型」に分けられます。
クラウド型は、インターネットを通じて事業者が提供するシステムやサービスを利用するものです。インターネットに接続できる環境であれば、どこからでもアクセスできます。出社しなくても使用できるため、担当者のリモートワーク促進にもつながります。
一方、オンプレミス型は自社のサーバーにシステムをインストールして使用するものです。自社の業務内容に合わせてカスタマイズしやすく、運用が社内で完結するため機密性が高いというメリットがあります。しかし、基本的には社内からでなければアクセスできません。
他にも、クラウド型とオンプレミス型では、導入コストや運用コストといった費用の違いがあります。自社の業務の特徴から、費用対効果に見合うものを選びましょう。
クラウド型販売管理システムを導入するメリット
クラウド型の販売管理システムを導入する4つのメリットを紹介します。
人的ミスや連携ミスを防止できる
手作業が中心の業務では人的ミスが起こりやすくなります。たとえば、納期や支払い期限の確認漏れ、支払い先や支払い金額の打ち間違いといったケースが考えられるでしょう。また、複数部門にわたる業務では、連携がうまくいかないことによるミスもあり得ます。
Excelでマクロを組むなどして、手間がかからないよう工夫をしている現場もありますが、担当者が異動になったときに「使い方がわからない」「マクロの計算式が崩れてしまって直せない」といったトラブルが起きることも少なくありません。
クラウド型の販売管理システムでは情報をリアルタイムで共有でき、計算なども自動で行われるため、人的ミスや連携ミスを防ぐことができます。
導入までの時間が短い
クラウド型の販売管理システムは、オンプレミス型よりも短期間での導入が可能です。
オンプレミス型を導入する場合、自社のサーバーにインストールする必要があるほか、カスタマイズのための開発期間が発生します。そのため、契約してもすぐに使えるわけではありません。
クラウド型は、インターネット環境以外に特別な準備を必要としないため、導入後すぐに使用できます。
BCP対策になる
クラウド型の販売管理システムの導入は、BCP対策としても効果的です。
BCP（Business Continuity Plan）とは事業継続計画のことで、企業が災害などの緊急事態に遭遇した場合に、被害を最小限にとどめつつ事業を継続するための計画です。
クラウド型の販売管理システムは、自社サーバーが破壊されたり災害時に交通インフラ機能が停止したりした場合でも、インターネットに接続できれば外部からでも業務を継続できます。
運用コストを抑えられる
クラウド型の販売管理システムは、オンプレミス型よりもコストを抑えられる傾向にあります。
オンプレミス型は買い切り型であることが多く、機能やカスタマイズの内容によっては初期費用が高額になりがちです。また、機能の変更やアップデートを行う場合は別途支払いが必要になることが一般的です。
一方でクラウド型は、サブスクリプション型で費用が抑えられている傾向にあります。また、システムの保守運用はサービス提供事業者が担ってくれるため、保守管理費用も発生しません。
法改正へ自動で対応しれくれる
オンプレミス型の場合、法改正に伴うアップデートには追加費用がかかったり、法改正の情報を自社で把握したりする必要があります。
しかし、クラウド型であれば法改正を含めたアップデートが定期的に実施されるため、対応に人的リソースをとられません。常に最新の法令に沿ったシステムを利用することができます。
クラウド型販売管理システムを導入する際の注意点
クラウド型販売管理システムを導入する際の主な注意点を3つ紹介します。
目的を明確にして導入する
「何を実現するために販売管理システムを導入するのか」を明確にすることが重要です。
具体的にどの業務を効率化させたいのか、どのデータを活用したいのかといったイメージを定めてから導入しましょう。
販売管理システムの導入自体を目的にしてしまうと、うまく活用できず、思うような効果が得られない可能性があります。
複数の販売管理システムを比較する
販売管理システムの導入にあたっては、複数のシステムを比較して自社に合うものを選びましょう。
クラウド型の販売管理システムは多様化しており、複数の事業者から機能や特徴の異なるものが提供されています。システムを比較してみないことには、自社に適したシステムか判断できません。
また、クラウド型の販売管理システムには、無料トライアル期間が設けられていることがあります。実際に現場で使って感じる効果や課題もあるため、販売元の事業者に無料トライアルの有無を問い合わせてみるのがおすすめです。
現場の意見を反映させる
販売管理システムの導入前に現場の意見を収集し、ニーズに合うシステムを選定する必要があります。
システムを導入しても、現場の担当者が使いづらいと感じたり、業務に馴染まないものであれば、浸透していきません。
「どの業務を効率化したいか」「どのシステムならば課題解決できそうか」「実際の管理画面は使いやすそうか」など、決裁者と現場ですり合わせを行いましょう。
クラウド型販売管理システムの選び方
クラウド型の販売管理システムを選ぶ際のポイントを3つ紹介します。
自社の業種・業態に適しているか
業種や業態によって、販売管理業務には特徴があります。特殊な商習慣や物流事情があると、一般のシステムでは対応できない可能性もあります。
その場合、自社型にカスタマイズしたオンプレミス型の販売管理システムを検討する必要があるかもしれません。
また、近い将来に新しいビジネスへの挑戦を検討しているといった場合も、どのような機能が必要になりそうかを踏まえたうえでシステムの選定が必要です。
近年はクラウド型の販売管理システムでもカスタマイズが可能なものや、特定の業種に特化したものもあります。
サポート体制が充実しているか
クラウド型の販売管理システムは、インターネットを介して社外にアクセスするため、社外の要因でエラーが発生する可能性もあります。
そのため、すぐに問い合わせができ、復旧の対応をしてくれる体制があると安心です。特に、導入前のサポートがあると現場への浸透もスムーズに進められます。
また、バージョンのアップデートなども自動で行ってくれる機能があると、更新する手間が省けて安心して使用できるでしょう。
大規模向けか小規模向けか
クラウド型の販売管理システムを選ぶポイントに「大規模事業者向け」か「小規模事業者向け」かという点があります。
クラウド型の販売管理システムはアカウント数で料金が変わるものが多いため、自社の販売管理に携わる人数によって、適したシステムは異なります。
小規模な企業で特殊な業務が発生しないのであれば、小規模事業者向けの基本的なパッケージのものを導入するとコストを抑えられるのでおすすめです。
大規模な企業であれば必要なアカウント数や機能が多くなるため、導入目的と業務の洗い出しを行ってから、費用も含めて最適なシステムを選定しましょう。
まとめ
複数の部門にまたがった業務が発生する販売管理業務は、システムを導入して業務を一元管理すると効率化できます。クラウド型の販売管理システムであればコストを抑えながら運用でき、法改正などにも自動で対応してくれるメリットがあります。
しかし、システムを導入しても現場に浸透しなければ意味がありません。システム導入の目的を明確にし、現場の使いやすさも考慮したうえで、適切な販売管理システムを選定しましょう。
よくある質問
販売管理システムとは何ですか？
販売管理システムとは、販売にかかわる業務を一元管理して、業務効率化を促進するシステムのことです。
詳しくは記事内「販売管理システムとは」をご覧ください。
クラウド型販売管理システムを導入するメリットは？
クラウド型販売管理システムを導入する主なメリットは、次の4つです。
- 人的ミスや連携ミスを防止できる
- 導入までの時間が短い
- BCP対策になる
- 運用コストを抑えられる
- 法改正へ自動で対応してくれる
詳しくは記事内「クラウド型販売管理システムを導入するメリット」をご覧ください。
