ワークフローシステムとは、申請から承認・決裁までの一連の流れをオンライン上で完結させるツールのことです。ワークフローシステムを導入すると、申請書のペーパーレス化の実現、手間の軽減につながり、一連の流れをスピーディーに行うことができます。

本記事では、ワークフローシステムの主な機能や導入するメリットを詳しく解説します。ワークフローシステムの選び方も紹介しているので、参考にしてください。

• ワークフローシステムとは
• ワークフローシステムの主な機能
• 申請・承認・決裁のデジタル化
• 承認フローの設定
• マルチデバイスからの利用
• 申請履歴の記録
• ワークフローシステムの導入メリット
• 業務効率が向上する
• ミスが低減する
• コストを削減できる
• 内部統制を強化できる
• テレワークに対応できる
• ワークフローシステムの選び方
• 従業員のリテラシーを考慮する
• 自社の業務内容に適しているか確認する
• 既存システムとの連携が可能か確認する
• まとめ
• 面倒な経費精算を秒速で終わらせる方法
• よくある質問

ワークフローシステムとは電子承認システムとも呼ばれ、申請から承認・決裁までの一連の流れをオンライン上で完結させるツールのことです。

従来は申請から承認・決裁までのワークフローが紙ベースで行われていましたが、担当者一人ひとりに回覧しなければならず、申請書の紛失リスクもあるなど非効率的な面が多くありました。

しかしワークフローシステムを導入すると、申請書のペーパーレス化の実現、申請における手間の軽減につながり、申請業務の一連の流れをスピーディーに行うことができます。

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ワークフローシステムによって機能性やカスタマイズ性は異なりますが、主な機能として、以下の4つが挙げられます。

これまでアナログで行っていた申請から承認・決裁までの一連の流れを、すべてシステム上で完結させることができます。

また、事前に申請書の定型フォーマットを登録することができるため、Excelなどを使って一から申請書を作成する必要がありません。さらに申請書のデジタル化によって入力の自動チェックも可能になるため、入力漏れや誤りを防げるでしょう。

ワークフローシステムでは、申請したい内容に応じて、あらかじめ設定された承認フローが選択できます。

もし人事異動や組織改編などで承認フローが変わった場合も、システム上の設定ですぐに変更が可能です。簡単な設定のみで速やかに新しい承認フローに切り替わるため、従業員が承認フローを間違えるケースがなくなります。

ワークフローシステムの機能としては、PCやスマートフォンなど、複数の端末からでもアクセスできる点も挙げられます。そのため、従業員は出張先など場所や時間を問わず、承認や決裁などを行うことができます。

ワークフローシステムによって、過去の申請履歴をデータに残しておけるため、データの一元管理が可能です。申請履歴を確認したい場合など、いつでも参照することができます。

ワークフローシステムを導入するメリットは、以下のとおりです。

ワークフローシステムを導入することで、紙の書類のやり取りでは見えづらかった承認の進捗状況などが可視化されます。

承認フローのどこに時間がかかっているのかがすぐに把握できるため、従来よりも効率良く業務が進められます。

システム上の自動チェック機能を活用すると、記入の誤りや漏れがあった場合にはアラートが出るように設定することができます。申請前に従業員が自分自身でミスがないか確認できるため、ヒューマンエラーが減らせます。

システムの導入・運用には一定のコストがかかりますが、ペーパーレス化の推進によって、印刷代や用紙代のコストを削減できます。

同時に、紙の書類の保管にかかるスペースを確保する必要がありません。保管スペースの賃料や、書類をファイリングするための人件費などのコストも削減可能です。

ワークフローシステムを利用すると、従業員が勝手に承認フローを変更することができないため、適切な承認や決裁を進める以外に、処理を行うことはできません。

また、申請内容が変更された場合は履歴が残るため、内容の改ざん防止につながります。承認フローに不正がないかを申請の記録を検索して確認でき、透明性も確保されます。

社内にいなくてもシステム上で申請から承認・決裁までが完結できるため、テレワークの推進にもつながります。承認・決裁の押印をするためだけに出社する必要はなく、申請から決裁までを迅速に進められるのが、ワークフローシステム導入のメリットのひとつです。

ワークフローシステムを選ぶときは、従業員が適切に利用できるかが第一です。

また、自社の業務内容に適しているか、既存システムとの連携が可能かなど、会社の現状を鑑みて最適なシステムを選択してください。

どれだけ機能性に優れているシステムでも、従業員が十分に操作できなければ業務効率が下がってしまいます。機能性だけでなく、従業員のリテラシーも考慮してシステムを選ばなければなりません。

システム導入にあたっては、従業員への導入研修を行ったり、マニュアルを作成して配布したりするなど、適切に利用できる体制を整えることが大切です。

ワークフローシステムの導入に伴って業務内容を大きく変更してしまうと、かえって従業員の負担になってしまう可能性があります。

システムを導入する際は、従来の申請書のフォーマットをそのまま活用できるなど、なるべく大きな変更をしなくてもよいシステムに移行できることが望ましいといえます。

すでに基幹システムなどを会社が導入している場合は、業務に支障が出ないように他のシステムとの連携が可能かを確認してください。たとえば、ワークフローシステムと既存の会計システムが連携できると、経費申請から支払い状況までを一元管理することができます。

ただし、複数のシステムを連携する際は、情報漏えいなどのリスクが高まる可能性もあります。既存システムとの連携は、リスクへの対応策も考えながら慎重に検討しましょう。

ワークフローシステムとは、申請書のペーパーレス化を実現させて、申請から承認・決裁までの一連の流れをオンライン上で完結させるツールをいいます。申請から承認・決裁までをデジタル化することで、簡単に承認フローを設定・変更できたり、申請履歴を記録したりすることが可能です。

ワークフローシステムを導入する際は、従業員が適切に利用できる体制を整えつつ、既存システムとの連携を含めて、自社の業務内容に適したシステムを選んでください。

経費精算は、「面倒だ・手間だ」という声をよく聞きます。
紙のレシートの保管が面倒、申請するのが手間、業務が忙しくて後回しになってしまう、申請内容の確認が手間、承認のやり取りに手間がかかる、入力ミスでの差し戻しでのコミュニケーションに時間がかかる、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応に時間がかかる・・・など、申請者・承認者、経理担当とそれぞれに課題があり、負荷がかかりがちな業務です。

経費精算の業務は、経費精算システムを導入することで、申請から承認、処理・保存までラクな仕組みに変えられます。
freee経費精算では経費精算に関わる業務をAIがサポートし、経理担当者はもちろん、申請をする従業員、承認をする上司にも多くのメリットがあります。また、会社規模や業種を問わず、幅広い企業の経費精算を効率化できます。

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ワークフローシステムとは、申請から承認・決裁までの一連の流れをオンライン上で完結させるツールのことです。電子承認システムとも呼ばれています。

詳しくは記事内「ワークフローシステムとは」をご覧ください。

ワークフローシステムを導入するメリットとして、業務効率の向上やミスの低減、コスト削減などが挙げられます。

また、内容の改ざんや不正を防止でき、場所を選ばずに申請から承認・決裁までを完結させることができるため、内部統制の強化やテレワーク対応も可能です。

詳しくは記事内「ワークフローシステムの導入メリット」で解説しています。