会社に勤める人であれば日頃、「経費削減」という言葉をよく耳にするでしょう。
何かにつけ叫ばれることの多い経費削減ですが、本当に意味するところは何なのでしょうか。
具体的には何をしたら良いのか、何をやってはいけないのかを考えていきましょう。
目次
経費精算をラクな仕組みへ変えたい方へ
最短1.5秒で申請完了。経費精算の面倒は自動化で極力ゼロに！申請・承認・経理業務をAIがサポート。会社規模や業種を問わず、幅広い企業の経費精算を効率化できます。
経費削減とは
言葉としての意味は読んで字のごとく、「費用を削ること」になります。類義語としては「コストダウン」「コストカット」「合理化」などがあります。
よく似た言葉に経費「節減」がありますが、意味は異なります。経費節減とは、細かい点での費用発生を抑えるという意味合いを持ちます。
たとえば、使っていない部屋の電気や冷暖房を消す、使用済み書類の裏面をメモとして再利用するなど多くの人が普段から無意識に行っているようなことが節減にあたります。経費削減の一歩手前の段階です。
経費削減のタイプ別具体例
経費削減として行われている取り組みにはどのようなものがあるのでしょうか。
具体例を3つほどご紹介します。
1.事務経費・消耗品代
- 詰め替えインクやリサイクルトナーの使用
- 書類の電子化により、ペーパーレスを進める
- 備品やオフィス家具など、中古品でも使用可能なものは中古品を取り入れる
2.通信費・光熱費
- 社内連絡にはSNSでの通話やメッセージを利用する
- 郵送でのDM送付を見直し、メールマガジンの配信等へ置き換え
- LED照明の導入
- ガス・電気の契約会社見直し
3.事務所家賃 その他
- 立地条件に制約がない場合は、郊外など家賃の安い地域へ移転する
- 新聞購読や清掃業者など、定期利用しているサービスを見直す
経費削減は経営者にとっては成果を実感しやすいものです。しかし社員にとっては自社の経費削減がうまくいってもいかなくても、自分の給料に変わりはないためあまり関係がないと感じるでしょう。
そこで、インセンティブを付けて経費削減のためのアイディアを募集することもできます。
会社ごとに状況は異なりますので、自社の実情をよく知っている社員のアイディアは実践的で役立つものでしょう。
また、業務に多忙で経費削減のことまで手が回らない、指導できる人材がいないという場合には、経費削減に特化したコンサルタントに依頼することもできます。実情をよく知った上で第三者目線も適度に取り入れ、その会社に必要な経費削減とそうでないものを見極めて指導してくれます。
中小企業ができる経費削減の例
では、中小企業においては具体的にどのような経費削減ができるでしょうか？2つの具体例を取り上げます。
IT化の促進
IT化により、人件費削減やペーパーレス化を促進できます。
業務管理や経理など、従来であれば人の手でしか作業できないとされていた業務を代行するサービスが台頭してきています。人件費は経費の中でも大きな位置を占めるものですので、適度にITを導入することは経費削減において効果的でしょう。
情報管理を紙で行っていると、紙自体の費用や印刷費、保管場所の確保や紙質の劣化を防ぐための保管場所の湿度・温度調整など、多くの維持費用がかかります。また、保管されている情報の中から必要な情報を見つけ出すのも手間のかかるものです。
徹底したペーパーレス化により情報をデータ形式で管理することで、紙や印刷にかかる費用、保管に際し必要だった費用も削減できます。
業務システムサーバーの仮想化
導入時にもそれなりの費用がかかる業務システムですが、維持管理にも費用がかかり続けます。サーバー維持のための場所確保や電気代、保守人員の人件費などです。
サーバーの仮想化により台数を削減することで、保守人員の削減も可能になります。また、サーバーの老朽化によるシステム再構築の必要もなく、保守費用を削減できます。
やってはいけない経費削減の例
効果的な経費削減は会社の利益を多く残すことに貢献しますが、削減範囲には限度があります。絶対に削ってはいけないものや、慎重になるべきものをご紹介します。
自社のサービスや商品の品質低下をまねく場合
売上や取引先があることは、自社のサービスや商品が市場において評価されていることを表しています。サービスや商品の品質を落としかねない経費削減をしてしまうと、売上も落ちてしまい本末転倒となります。 飲食店でたとえるなら、仕入れの安さにつられて質の低い素材を使ったり、高い給料を払っているからといって腕利きのシェフを解雇したりすることは品質低下をまねきます。社員の意欲低下や労働効率低下につながる場合
人員を削減して1人あたり1.5人分の仕事を要求すれば大幅な経費削減にはなるかもしれません。しかし社員としては給料が変わらないのに仕事量のみ増えることになり、労働意欲は低下するでしょう。心身共に疲労することで、労働効率も低下するかもしれません。
エアコン温度の調節においても限度を超えないようにしましょう。暑さで業務効率が下がるとか、熱中症など体調不良を誘発するようでは一大事です。
自社の信用低下をまねく場合
現在では必要性が乏しくなってきた固定電話をIP電話などに換えるなら、大幅な経費削減が期待できます。
しかし、いまだに固定電話に対する強い信用も見られます。取引先や顧客などの年齢層、また自社のサービスや商品の特性を考えた時に、連絡先が固定電話でなくなることで自社のイメージが低下しそうかを慎重に検討しましょう。
ある程度の規模の会社であれば、街頭広告や看板、新聞や雑誌などへの広告を出しているかもしれません。設置・維持には費用がかかりますが、集客効果や知名度の向上には確かに一役買っています。
もし削減を検討するなら、最も集客力がある広告のみ残すなどして、全てを一気になくしてしまわないようにしましょう。突然広告を見なくなると、その会社に対するイメージが薄くなったり低下したりする可能性があります。
まとめ
経費削減は会社の利益を上げるものですが、費用対効果を冷静に考え、本当に削って良い費用かどうかを慎重に検討しながら行う必要があります。
経費削減の余波が中長期的に影響を残す場合も少なくありません。目先のことにとらわれず、先を見据えた経費削減を行いましょう。
面倒な経費精算を秒速で終わらせる方法
経費精算は、「面倒だ・手間だ」という声をよく聞きます。
紙のレシートの保管が面倒、申請するのが手間、業務が忙しくて後回しになってしまう、申請内容の確認が手間、承認のやり取りに手間がかかる、入力ミスでの差し戻しでのコミュニケーションに時間がかかる、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応に時間がかかる・・・など、申請者・承認者、経理担当とそれぞれに課題があり、負荷がかかりがちな業務です。
経費精算の業務は、経費精算システムを導入することで、申請から承認、処理・保存までラクな仕組みに変えられます。
freeeの経費精算では経費精算に関わる業務をAIがサポートし、経理担当者はもちろん、申請をする従業員、承認をする上司にも多くのメリットがあります。また、会社規模や業種を問わず、幅広い企業の経費精算を効率化できます。
＜freeeの経費精算の機能例＞
- スマホアプリ利用で最短1.5秒で経費申請が完了。紙の保管負荷を削減
- 高精度AI-OCRの自動処理で、明細も含めてAIが入力を行うので手入力ミス自体を削減
- 証憑重複自動チェックで差し戻し自体を削減 etc...
より詳しくサービスについて知りたい方は、ダウンロード資料をご覧ください。
