差し戻しとは、ワークフロー上の承認者や決裁者が申請内容の不備や誤りを見つけて、申請者まで戻す処理のことです。また、古いフォーマットの申請書を使用していたり、申請経路に不備や誤りがあったりした場合でも、差し戻しになる可能性があります。

本記事では、差し戻しが起こる原因や差し戻しによるデメリットを詳しく解説します。ワークフロー上の差し戻しを防ぐための対応策も紹介しているので、参考にしてください。

• 差し戻しとは
• 却下・取り下げとの違い
• 差し戻しが起こる原因
• 差し戻しの発生によるデメリット
• 業務効率の低下
• 意思決定の遅れ
• 差し戻しを防ぐ対策
• 申請書のフォーマットやマニュアルを見直す
• 問い合わせ窓口を設置する
• ワークフローシステムを導入する
• まとめ
• 面倒な経費精算を秒速で終わらせる方法
• よくある質問

差し戻しとは、ワークフロー上の承認者や決裁者が、申請内容の不備や誤りを理由に申請者まで戻す処理のことをいいます。主な申請内容には、見積書や契約書などの営業関連、従業員の住所変更や昇給・昇格などの人事関連、経費や立替精算などの経理関連が挙げられます。

差し戻しされた申請者は、内容を修正して再申請しなければなりません。その後、承認者や決裁者が再び内容を確認する必要があります。差し戻しが頻繁に発生すると、申請者と承認者・決済者の両方の手間がかかってしまいます。

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却下とは、承認者や決裁者が申請を受け入れないことを意味し、申請者は内容を見直して、改めて申請をしなければなりません。差し戻しとは異なり、却下の場合、再申請をする際は新規で申請し直す必要があります。

取り下げとは、申請者が申請自体をやめることを意味します。内容の不備を申請者自身が発見したり、申請自体が不要になったりした場合に行われる行為のため、差し戻しとは明確に異なります。

ワークフロー上で差し戻しが起こる原因は、以下のようなケースが考えられます。

差し戻しの原因は、申請時のミスがほとんどです。申請者の不注意や事務的なミスによって起こる場合もありますが、そもそも申請のやり方が従業員にとってわかりづらかったり、記載すべき項目が多くてミスが発生しやすかったりしている可能性も考えられます。その場合、ルールや運用方法に改善点がないか、改めて見直すことが必要です。

差し戻しが発生した場合に考えられるデメリットは、以下の２つです。

どちらが発生しても、従業員の士気が下がるため、会社としては回避したいデメリットといえます。

差し戻しが頻繫に発生するたびに再申請が必要になるため、申請者・承認者・決裁者のすべての対応工数がかかってしまいます。

特に、多くの申請を承認・決裁しなければならない管理職にとっては負担が大きく、業務効率の低下が懸念されます。経費申請の場合は、締め日付近で承認作業が集中的に増えるなど業務過多になる可能性もあるため、注意が必要です。

直接事業に関わる申請については、差し戻しが多くなると、その分意思決定も遅れてしまいます。業務の停滞や遅延はもちろん、企業としての競争力にも影響を及ぼす可能性があるため、少しでも差し戻しが発生しないように対策を練る必要があります。

差し戻しを防ぐ対策として、以下の3つが考えられます。

差し戻しの原因を解明しつつ、自社にとって対策しやすい方法を検討してみてください。

申請書の記載漏れやミスなどによって差し戻しが多く発生している場合は、既存の申請書のフォーマットやマニュアルの見直しが必要です。従業員が理解しづらい箇所や現行のルールに沿っていない箇所がないかを点検しましょう。

もしミスの起こりやすい箇所や複雑な表現になっている箇所などが見つかったら、申請書のフォーマットやマニュアルを新たに作成したり修正を加えたりして、アップデートする必要があります。

マニュアルが整備されても差し戻しの件数が減らない場合は、従業員からの問い合わせ窓口を設置するのも対策のひとつです。ワークフローが複雑で従業員の理解が進まない限りは、マニュアルだけでなく、別のサポート体制が必要かもしれません。

ただし、問い合わせを受ける担当者に必要以上の業務負担がかかる可能性がある点を考慮したうえで、最適な対策を考えましょう。

申請から承認・決裁まで、効率よくスムーズに進めるには、ワークフローシステムを導入して作業を自動化するのも有効です。

たとえばOCR（自動読み取り）機能が搭載されているシステムなら、申請時に必要な情報を画像から自動でテキストデータ化できるため、手入力で起こりがちなミスを減らせます。

また経費精算でよくあるミスとして、電子帳簿保存法による電子化の影響で、従来は起こるはずのなかった領収書の重複が考えられます。システムを導入していれば、領収書の重複があった場合にアラートで通知する機能などがあるため、ミスを防ぐことができます。偶発的か意図的かを問わず、誤りや不正を防止でき、業務の効率化にもつながるでしょう。

差し戻しとは、承認者や決裁者が申請書の不備やミスを指摘して、申請者まで戻すワークフロー上の処理のことです。差し戻しが頻繁に発生すると、業務効率が悪くなり重要な意思決定が遅れてしまうケースも考えられます。

差し戻しを防ぐ有効な対策として、申請書フォーマットの見直しはもちろん、ワークフローシステムの導入もおすすめです。システムで申請から承認・決裁までの一連の流れが自動化され、申請前に内容の不備やミスを見つけやすくなるため、差し戻しを防ぐことができます。差し戻しが多く発生している場合は、対策を検討してみましょう。

経費精算は、「面倒だ・手間だ」という声をよく聞きます。
紙のレシートの保管が面倒、申請するのが手間、業務が忙しくて後回しになってしまう、申請内容の確認が手間、承認のやり取りに手間がかかる、入力ミスでの差し戻しでのコミュニケーションに時間がかかる、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応に時間がかかる・・・など、申請者・承認者、経理担当とそれぞれに課題があり、負荷がかかりがちな業務です。

経費精算の業務は、経費精算システムを導入することで、申請から承認、処理・保存までラクな仕組みに変えられます。
freee経費精算では経費精算に関わる業務をAIがサポートし、経理担当者はもちろん、申請をする従業員、承認をする上司にも多くのメリットがあります。また、会社規模や業種を問わず、幅広い企業の経費精算を効率化できます。

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• スマホアプリ利用で最短1.5秒で経費申請が完了。紙の保管負荷を削減
• 高精度AI-OCRの自動処理で、明細も含めてAIが入力を行うので手入力ミス自体を削減
• 証憑重複自動チェックで差し戻し自体を削減　etc...

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差し戻しとは、ワークフロー上の承認者や決裁者が、申請内容の不備や誤りを理由に申請者まで戻す処理のことを意味します。

詳しくは記事内「差し戻しとは」をご覧ください。

却下は、承認者や決裁者が申請を受け入れないことを指します。却下の場合、新規で申請し直す必要があるため、内容の不備などを修正すればよい差し戻しとは異なります。

また取り下げは、申請者が内容の不備などを見つけて、そもそも申請自体をやめることを意味します。

詳しくは記事内「却下・取り下げとの違い」をご覧ください。