立替経費とは、会社が支払うべきところを従業員が一時的に立て替えた費用の呼称です。業務をするうえで必要な交通費や出張先での宿泊費、備品の購入費などが該当します。立替経費は勘定科目ではないため、仕訳をするときは用途ごとに勘定科目の振り分けが必要です。

本記事では、立替金や仮払金との違いや、立替経費の精算手順について解説します。精算時における注意点や効率よく進める方法も紹介しているので、参考にしてください。

• 立替経費とは
• 立替金との違い
• 仮払金との違い
• 立替経費は非課税対象
• 立替経費の精算手順
• 1.従業員の申請
• 2.管理者の承認
• 3.経理担当者による仕訳
• 4.立替経費の支払い
• 立替経費の精算における注意点
• 立替経費の精算を効率化するには
• まとめ
• 面倒な経費精算を秒速で終わらせる方法
• よくある質問

立替経費とは、本来は会社が負担すべきところを、従業員が一時的に立て替えた場合の経費のことです。たとえば、業務上必要な移動にかかった交通費や出張先での宿泊費、備品の購入費などが該当します。

従業員側は、後日社内の規程にしたがって金額や内訳を申請すると、支払った立替経費分の金額を経費精算という形で会社から受け取ることができます。

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立替金とは、従業員や取引先の代わりに会社が立て替えて支払うお金のことで勘定科目の一つです。そのため、会社の代わりに従業員が支払うお金を指す立替経費とは、負担すべき側と支払う側が逆である点で異なります。

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仮払金とは、経費が発生する前に、会社から従業員へ支払われるお金のことです。航空券の購入費や大人数の食事代など、従業員が立て替えるのが難しい高額な経費の場合に、従業員の立替金の負担軽減を目的として使われるケースが多い勘定科目です。

従業員が仮払金を申請するときは概算でも可能ですが、経費の金額が確定したタイミングで経費精算を行う必要があります。

立替経費は、従業員が立て替えた経費を実費分支払う「実費精算」がほとんどです。高額な支払いであっても、実費で精算されている限りは所得税の課税対象にはなりません。

立替経費を精算する際に給与と一緒に支払う場合も、経費分は所得税の非課税対象です。給与明細には、給与と経費を明確に区分して記載するようにしてください。

立替経費の精算手順は、以下のとおりです。

1. 従業員の申請
2. 管理者の承認
3. 経理担当者による仕訳
4. 立替経費の支払い

立替経費をした従業員は、会社の規程にしたがって精算の申請を行います。会社の経費精算書に、支払った日付や金額などの必要事項を記入して提出するのが一般的な方法です。

申請する際は、原則として立替経費の証拠となる領収書やレシートを添付して提出しなければなりません。しかし規程によっては、領収書が発行されない電車やバスなどの交通機関を利用した場合、提出が免除となるケースがあります。

領収書を提出する場合は、宛名が会社の正式名称になっているかを確認してください。宛名が書いていない領収書は受理されない可能性があるため、注意が必要です。

従業員が立替経費の精算を申請する際は、上司などの管理者の承認を得る必要があります。管理者は、申請内容に不備がないかはもちろん、正しい用途で経費を使っているか、不正などがないかをチェックしてください。

もし、内容に不備があった場合は従業員に差し戻して、正しく記載するまで再申請を促します。

管理者の承認後は、経理担当者が改めて内容を確認して、修正が必要な場合は再び従業員に差し戻します。申請内容に特に問題がない場合は、仕訳処理に進みます。立替経費は、用途によって旅費交通費や消耗品費、接待交際費などの勘定科目に振り分けてください。

たとえば、12月1日に従業員が出張へ行ったときに、新幹線の料金27,740円を立て替えたのであれば、旅費交通費の勘定科目を使って、以下のように仕訳を行います。

従業員への立替精算は、一般的に会社の規程に定められている期日に支払われます。支払いのルールは会社によって異なるため、あらかじめ規程を確認してください。

立替精算の支払い後は会社の未払金が解消されるため、前述の新幹線の料金を精算した場合は、以下のように仕訳を行います。

なお、従業員への支払いが少額であれば、小口現金から出すことも可能です。ただし、小口現金でやり取りをする場合であっても、きちんと履歴を残しておくために、領収書やレシートの提出は必要です。小口現金での支払いは、かえって経理担当者の手間になる可能性もあるので、注意してください。

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立替経費の精算については、経理担当者が処理しやすいように、あらかじめ社内規程において精算可能な期間や限度額、申請方法などを定めておきましょう。

たとえば、数ヶ月前に従業員が立て替えた経費を処理する場合、当時の正確な情報が得られない可能性があります。経費の用途などの確認に時間がかかると、ますます処理が遅れてしまいかねません。そのため、経費精算の期限を1ヶ月程度に設定しておくのが一般的です。

金額についても、従業員の負担にならないように上限額を設定して、それを超える場合は仮払金で対応するなどのルールを決めておいてください。

立替経費の精算を効率化するには、経費精算システムの導入がおすすめです。

立替経費をはじめ、経費精算は申請フローにおける確認事項が多く、アナログで処理をする場合は、領収書やレシートの添付漏れ、記載の誤りなどのミスが起こりやすくなります。精算システムを導入すれば、オンライン上の申請によって経費精算が進むため、申請業務の効率化を図れるうえに人的ミスも起こりにくくなります。

システムによっては、クレジットカードや決済サービスなどと連携できたり、自動で領収書やレシートの読み取りができたりするなど、経費精算を効率化するための便利な機能が搭載されているものも少なくありません。

また、クラウド型のシステムであれば、電子帳簿保存法などの法改正時にも自動でアップデートするので、経理担当者の負担軽減が期待できるでしょう。

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立替経費とは、会社が支払うべき費用を従業員が一時的に代わりに支払った場合の経費のことです。従業員や取引先の代わりに会社が立て替えて支払う立替金や、経費が発生する前に会社から従業員へ支払われる仮払金とは異なるため、注意しましょう。

また、立替経費の精算をする場合は、社内規程や手順に従って正しく進める必要があります。経費精算に関しては、システムを導入して業務の効率化を図るなど、従業員や経理担当者の負担を軽減する対策を検討してみてください。

経費精算は、「面倒だ・手間だ」という声をよく聞きます。
紙のレシートの保管が面倒、申請するのが手間、業務が忙しくて後回しになってしまう、申請内容の確認が手間、承認のやり取りに手間がかかる、入力ミスでの差し戻しでのコミュニケーションに時間がかかる、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応に時間がかかる・・・など、申請者・承認者、経理担当とそれぞれに課題があり、負荷がかかりがちな業務です。

経費精算の業務は、経費精算システムを導入することで、申請から承認、処理・保存までラクな仕組みに変えられます。
freee経費精算では経費精算に関わる業務をAIがサポートし、経理担当者はもちろん、申請をする従業員、承認をする上司にも多くのメリットがあります。また、会社規模や業種を問わず、幅広い企業の経費精算を効率化できます。

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• スマホアプリ利用で最短1.5秒で経費申請が完了。紙の保管負荷を削減
• 高精度AI-OCRの自動処理で、明細も含めてAIが入力を行うので手入力ミス自体を削減
• 証憑重複自動チェックで差し戻し自体を削減　etc...

立替経費とは、本来会社が負担すべき経費を、従業員が一時的に代わりに支払った場合の経費をいいます。たとえば、業務上必要な移動にかかった交通費や出張先での宿泊費が該当します。

詳しくは記事内「立替経費とは」をご覧ください。

立替経費は、従業員が立替経費の申請をして管理者と経理担当者の両方が承認したタイミングと、従業員に立替経費の精算をしたタイミングの2段階で仕訳を行います。

詳しい仕訳方法は記事内「立替経費の精算手順」をご覧ください。