経費精算の基礎知識

交通費精算の方法と、処理の際に気をつけたい点とは

経理担当者が毎月多くの時間と労力を傾けている業務に、交通費精算があります。営業担当者など、外勤の機会がある社員の人数に比例して、交通費精算に充てる時間も長くなります。

ここでは交通費精算の流れや注意点、「旅費交通費」と「交通費」の違いなどを解説していきます。

交通費精算とは

営業担当者などが業務に使用した交通費の内容を申請し、経理担当者が申請内容を確認し、適正かどうかを調べるものです。多くの場合は、1カ月ごとに精算が行われます。

会社によっては、業務に要する交通費と通勤手当を区別せずどちらも「交通費」と呼ぶ場合もあります。

交通費・旅費交通費との違い

交通費は主に、近場の移動に必要な電車代やバス代などを指しています。また、会社によっては通勤交通費も含めて交通費と呼ぶことがあります。

多くの場合、通勤交通費については毎月書類で精算することはありません。しかし覚えておきたい点として、通勤手当として受け取る金額が限度額（非課税金額）を超えると、所得税の課税対象の収入と見なされます。通勤手当の非課税金額は、平成26年10月、また平成28年4月の税制改正時にも金額の引き上げがなされています。平成29年9月現在、この通勤手当の非課税限度額は以下のように定められています。

区分		非課税金額
（1）交通機関・有料道路を利用している人に支給する手当		150,000円（1カ月あたりの合理的な運賃等の額）
（2）自動車や自転車等の交通用具を使用している人に支給する通勤手当（片道通勤距離別）	片道55km以上の場合	31,600円
	片道45km以上、55km未満の場合	28,000円
	片道35km以上、45km未満の場合	24,400円
	片道25km以上、35km未満の場合	18,700円
	片道15km以上、25km未満の場合	12,900円
	片道10km以上、15km未満の場合	7,100円
	片道2km以上、10km未満の場合	4,200円
	片道2km未満の場合	全額課税
（3）交通機関を利用している人に支給する通勤用定期乗車券		150,000円（1カ月あたりの合理的な運賃等の額）
(4)交通機関または有料道路を利用するほか、交通用具も使用している人に支給する通勤手当や通勤用定期乗車券		150,000円（1カ月あたりの合理的な運賃等の額と(2)の金額との合計額）

参照：通勤手当の非課税限度額の引上げ(国税庁)
通勤手当の非課税限度額の引上げについて(国税庁)

近場で営業活動などをする際の交通費

次に、近場で営業活動などをする際の交通費について考えましょう。バスや電車の運賃の領収書を都度取得するのは面倒ですし、困難です。そのため領収書の提出は不要である場合が多くなっています。

ただし、スムーズに必要経費として計上し、税務調査の際に不審な出費と判断されないためには、日時や訪問先また訪問目的などの詳細を記録しておく必要があります。多くの会社では、交通費として計上可能なのは最安運賃で移動できる経路のみとなっています。最安運賃を超えてしまった分は自己負担になる可能性があります。

遠方へ移動する際は旅費交通費

旅費交通費は、社員が業務のために遠方へ移動する際に要する諸経費を指します。

旅費交通費には、電車やバスなど公共交通機関の費用や飛行機代、有料道路通行料金、ガソリン代、駐車場代、また宿泊費や食費などが計上できます。通常の交通費と違って高額になるため、宿泊費や食費をどれほどの額まで認めるか等、会社ごとに旅費に関する規定を設けていることが多くなっています。また、社員に立て替えさせるのではなく「仮払金」として出発前に付与する場合もあります。

会社側としては、旅費交通費は事業経費として扱うことができます。社員にとっても、旅費交通費は全額非課税のため所得税の心配がいりません。双方にとってメリットのある計上方法と言えます。もし旅費交通費も給与と合算して支給してしまうと所得の一部と見なされ、所得税が課税されてしまいます。社員にとっては余分の税負担がかかることになるため、注意が必要です。

なお、基本的に、旅費交通費申請には領収書の添付が必要です。会社ごとの勘定科目や呼び方の違いにより、交通費や通勤手当また旅費交通費を特に区別していない場合もあります。また「近場」「遠方」の定義に法的に明確なものはありません。片道100kmを超えるか超えないかで決めている会社もありますが、立地条件など会社ごとに異なる要素により独自の基準が定められています。

交通費の精算方法と流れ

一例として、営業担当者が近場での交通費を精算する際の大まかな流れをご紹介します。

交通費精算書に「日付・訪問先・目的・交通機関種別・経路・運賃」などを記入。
直属上司の承認をもらい、承認印を押印してもらう。
経理担当者が内容を確認。問題があれば差し戻し、問題がなければ出金。
精算金を受け取り、受領日と受領印を押して終了。

会社によっては申請の都度出金するのではなく、1カ月単位でまとめて出金している場合があります。

経理処理における注意点

ミスや見落としがあってはならない交通費精算です。以下の点に注意しましょう。

日付や経路など、書類の記入漏れがないか確認
1件ごとに、添付された領収書の金額と精算書の記載金額を照らし合わせる
公共交通機関利用の場合、最安経路検索と運賃確認をする
仮払金の有無を確認する
精算書に記載の合計金額が正しいかどうか、試算する
見落とし・ミス対策のため、2名体制で処理をする（ダブルチェック）
旅費交通費を、通勤手当などと混同しないように処理する

面倒な経費精算を秒速で終わらせる方法

経費精算は、「面倒だ・手間だ」という声をよく聞きます。
紙のレシートの保管が面倒、申請するのが手間、業務が忙しくて後回しになってしまう、申請内容の確認が手間、承認のやり取りに手間がかかる、入力ミスでの差し戻しでのコミュニケーションに時間がかかる、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応に時間がかかる・・・など、申請者・承認者、経理担当とそれぞれに課題があり、負荷がかかりがちな業務です。

経費精算の業務は、経費精算システムを導入することで、申請から承認、処理・保存までラクな仕組みに変えられます。
freee経費精算では経費精算に関わる業務をAIがサポートし、経理担当者はもちろん、申請をする従業員、承認をする上司にも多くのメリットがあります。また、会社規模や業種を問わず、幅広い企業の経費精算を効率化できます。

＜freee経費精算の機能例＞