経費精算の中でも、業種によっては比較的高い頻度で精算が必要になるのが「旅費精算」です。旅費に仕分けされるものの見分け方、旅費精算の方法、出張旅費規程などについて詳しく解説します。

• 旅費・出張旅費・旅費交通費とは
• 旅費の精算方法と流れ
• 出張旅費規程の整備の必要性
• 経理処理における注意点
• まとめ
• 面倒な経費精算を秒速で終わらせる方法

旅費交通費とは、日々の営業にかかる細かな交通費をはじめ、遠隔地へ出張した際に支出した旅費全体の経費を意味しています。

例えば、出張が泊まりがけになる場合については、交通費のほか、ホテル代なども旅費交通費として精算できます。 なお、遠隔地への交通費でも、その目的によっては旅費交通費とは扱いが異なる場合があります。

この条件を超えている場合は、その社員に対する給与としてみなされる可能性がありますので、十分注意しましょう。

旅費の精算は概ね次のような流れで行います。

これが旅費交通費精算の主な流れです。

出張が多い会社の場合は、就業規則とは別に「出張旅費規程」を設けると様々なメリットがあります。

出張旅費規程がない会社の場合、旅費交通費として精算して経費にできるのは、あくまで実費で支出した交通費と宿泊費のみで、それ以外の支払いはできません。よって、出張が遠隔地だったとしても、出張手当や日当などを経費として支出して社員に支払うことはできません。もしも支給するとそれは給与として扱われ、所得税や住民税が課税されてしまいます。

そこで、出張旅費規程を設定すると、次のようなメリットがあります。

通常は実費を精算するのが当然ですが、別途規程を設定すれば、実費精算ではなく、移動距離などに応じて実費にかかわらず一定額を支給するとすることも可能です。つまり、実際に支出した金額よりも多い金額を経費として社員に支出することができるのです。

出張手当を規定すれば、1日いくらといった形で、社員に手当を支給することができます。出張手当を設定することで、出張に前向きな社員が増え士気も上がります。また、出張旅費規程で設定した出張手当については、合理的な金額であれば、給与として扱われないため、所得税や住民税は課税されません。また社会保険料も対象外です。

このように出張旅費規程は、会社側と社員側それぞれにとってメリットが大きいと言えます。

旅費精算については、通常の交通費精算とは違い、金額が高額になるため、その妥当性については常にチェックが必要です。 例えば、いくら出張とはいえ、一泊数万円するホテルに宿泊するのは妥当とは言えません。

あまりにも社会的常識を欠く場合は、税務調査で指摘を受ける可能性もあります。そのため、宿泊費の目安や新幹線のグリーン車を利用できる役職者などを、出張旅費規程に細かく規定して運用すると良いでしょう。

旅費交通費は、運用範囲が広いため、精算フローを徹底することで乱用させないことが重要です。経費の無駄を省くためにも、出張旅費規程を設定して社内基準を示すようにしましょう。

経費精算は、「面倒だ・手間だ」という声をよく聞きます。
紙のレシートの保管が面倒、申請するのが手間、業務が忙しくて後回しになってしまう、申請内容の確認が手間、承認のやり取りに手間がかかる、入力ミスでの差し戻しでのコミュニケーションに時間がかかる、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応に時間がかかる・・・など、申請者・承認者、経理担当とそれぞれに課題があり、負荷がかかりがちな業務です。

経費精算の業務は、経費精算システムを導入することで、申請から承認、処理・保存までラクな仕組みに変えられます。
freee経費精算では経費精算に関わる業務をAIがサポートし、経理担当者はもちろん、申請をする従業員、承認をする上司にも多くのメリットがあります。また、会社規模や業種を問わず、幅広い企業の経費精算を効率化できます。

＜freee経費精算の機能例＞

• スマホアプリ利用で最短1.5秒で経費申請が完了。紙の保管負荷を削減
• 高精度AI-OCRの自動処理で、明細も含めてAIが入力を行うので手入力ミス自体を削減
• 証憑重複自動チェックで差し戻し自体を削減　etc...

freee経費精算について詳しく知りたい方はこちらよりご確認いただけます。
より詳しくサービスについて知りたい方は、ダウンロード資料をご覧ください。