経費精算が必要なものの代表として挙げられるのが、「旅費精算」です。業種や事業によっては遠方への出張が多く、旅費精算が頻繁に発生して従業員や経理担当の負担が増えてしまうといったケースも少なくないでしょう。

旅費精算の方法や流れを理解することで、経費精算を効率化できます。ただし旅費精算にはいくつか種類があり、内容によっては勘定科目の扱いが異なるため注意が必要です。

本記事では、旅費精算の流れや精算時の注意点、旅費精算を効率化させる方法について詳しく解説します。

• 旅費精算とは
• 旅費交通費とは
• 旅費交通費とは扱いが異なるケース
• 旅費精算のやり方と流れ
• ステップ1：出張申請をする
• ステップ2：出張して立て替え払いをする
• ステップ3：旅費精算書を記入する
• ステップ4：上長の承認を得る
• ステップ5：経理処理を経て精算する
• 旅費精算における注意点
• 出張旅費規程を整備する
• 立替申請の精算方法やフローを整える
• 社内ルールの周知を欠かさない
• 旅費精算の妥当性を確認する
• 旅費精算業務を効率化する方法
• エクセルのテンプレートを活用する
• 法人カードでの精算を徹底する
• 経費精算システムを利用する
• まとめ
• 面倒な経費精算を秒速で終わらせる方法
• よくある質問

旅費精算とは、従業員が出張の際にかかった費用を会社が後から補填する手続きを指します。

出張先への移動にかかる飛行機代や電車代、現地での移動費用、宿泊費などが主な対象です。また、出張時に支給される手当も「旅費」に含まれます。「旅費」「出張費」「出張旅費」など呼び方は会社によって異なりますが、基本的には同じと考えて問題ありません。

会社によっては旅費精算に関する社内規程が定められており、「移動距離が100km以上なら旅費」などの基準を設けている場合があります。

以下の記事では、出張費なども含めた「経費」について詳しく解説しているので参考にしてください。

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経費とは？計上できる費用や税金との関係をわかりやすく解説

「旅費交通費」とは「旅費」と「交通費」が合わさった勘定科目です。旅費には、出張時の宿泊費や出張手当が含まれており、交通費には電車や新幹線、飛行機の代金、車の高速料金やタクシーの料金などが含まれます。それらの旅費と交通費を合わせて、旅費交通費として処理します。

ただし、目的や内容によって異なる勘定科目が適用される場合があります。たとえば、社員研修のための宿泊費は「研修費」、慰安旅行などの宿泊費は「福利厚生費」として処理されます。旅費交通費はあくまで業務に必要な出費で、かつ遠隔地への移動にともなう経費と定義されるため、用途や目的に応じて正しく計上しましょう。

交通費については以下の記事でも詳しく解説しています。

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交通費精算の方法と、処理の際に気をつけたい点

業務で遠隔地に出向く場合でも、目的や内容によって旅費交通費として扱うケースとそうでないケースがあります。それぞれのケースについて詳しく確認しておきましょう。

取引先との懇親会や親睦会のために遠隔地に出向く際の費用は、旅費交通費ではなく「交際費」として処理します。この場合は、出張とは異なり取引先との関係構築が目的だからです。交通費や宿泊費が発生した場合でも、すべて交際費に含めて計上する必要があります。

交際費については、以下の記事をご覧ください。

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勘定科目の基礎知識：交際費とは

社員研修のために遠隔地に行く際の交通費や宿泊費は、旅費交通費ではなく「研修費」に分類されます。社員のスキル向上や研修目的での移動や宿泊費は、通常の業務とは異なるため、経費処理する際には研修費として計上しなければなりません。

慰安旅行や社員旅行を目的に遠隔地で出かけた場合の経費は、旅費交通費ではなく「福利厚生費」になります。以下のような場合において会社が一般に公正妥当な基準で判断し、認められれば福利厚生費として計上することが可能です。

• 国内旅行は旅行期間が4泊5日以内であること
• 海外旅行は外国の滞在期間が4泊5日以内であること
• 全従業員の半数以上が参加すること（事業所ごとの場合はそれぞれの職場人数の半数以上）
• 会社負担が社員一人あたり10万円程度を限度とすること

旅費精算が発生した際のプロセスについて解説します。一連のフローを従業員一人ひとりが正しく理解することで、精算漏れを防いだり、経理担当者がスムーズに処理を進められたりします。

出張する際には担当者が上長に出張申請を行い、事前に許可を得る必要があります。その際、出張計画書や出張申請書を提出し、出張の目的や行き先、期間、予想される費用などを詳細に記載しなければなりません。

出張申請の段階で予想される費用などを整理しておけば、事後の旅費精算手続きがスムーズに進められます。会社側も出張にいくらかかっているのかを把握できるため、適切な予算管理を実現できるでしょう。

許可が降り、実際に出張をする際には、現地で発生する交通費や宿泊費などを担当者が立替払いするのが一般的です。

宿泊先などで受け取る領収書には、会社名を記載してもらうことを忘れないようにしましょう。細かい交通費などの明細もしっかり保管しておき、精算時に提出する必要があります。

出張から戻ったら、担当者は速やかに旅費精算書を作成します。通常の交通費精算書と同じフォーマットで問題ありませんが、出張の目的や訪問先、日程、移動手段などを詳細に記載し、いくら費用がかかったかが明確にわかるようにします。

旅費精算書を記載する際は、以下の必要項目が正しく含まれているか確認しましょう。項目が抜けていると、正しく精算処理されない可能性があります。

企業によっては旅費精算が頻繁に行われる場合もあるため、抜けが発生しないようにフォーマットを作成しておくのもおすすめです。

旅費精算書の記入が終わったら、経理に提出する前に上長の承認を得ます。事前に承認をもらっている出張計画書と照合し、予定外の支出が発生していないかチェックするのがポイントです。

上長の承認を必須にすることで、不正や過剰精算のリスクを減らせます。

上長の承認を得た精算書は、経理部門で処理されます。小口現金や振込での精算が行われ、精算書と領収書に問題がなければ出金処理が完了します。その後、経理部門が出金内容を帳簿やシステムに記録し、精算内容は会計データとして管理されます。

旅費精算にはいくつかの注意点が存在するため、会社として従業員一人ひとりがルールを理解できるようにしておく必要があります。それぞれの注意点について、以下で詳しく解説します。

出張旅費規程がない会社の場合、旅費交通費として経費にできるのはあくまで実費で支出した交通費と宿泊費のみに限られます。実態に即した形で、きちんと出張旅費規程を整備しておく必要があります。

頻繁に出張する従業員は、出張費の立て替えなどで一時的に負担が増えがちです。法律上、会社が事前に出張費を渡す義務はありませんが、そうした負担を軽減するためにあらかじめ仮払金を支給するなどの方法もあります。

また、フローなどの見直しによって精算までのスピードや事務作業の多さを改善できるかもしれません。

旅費精算において、従業員が社内ルールを理解していることは重要です。ルールを把握していないと、精算できない費用の請求などにつながり、経理担当者の手間が増えてしまいます。「利用できる交通手段や宿泊費の上限を設ける」「グリーン車や新幹線の利用条件を明示する」といった方法により、申請時のトラブルは防ぎやすくなります。

経理担当者と従業員双方の負担を軽減するためにも、社内ポータルサイトなどで旅費精算の適切なルールを周知しておきましょう。

「宿泊費が高すぎないか」「交通費は最短経路で選択されているか」「飲食費は常識の範囲内か」など、旅費精算では実際にかかった交通費や宿泊費、日当や飲食費などの妥当性を厳しくチェックする必要があります。

とくに、交通費については申請した経路よりも近いルートで移動し、不正受給するなどが起きやすいため、費用の上限を規程で定めておくなど対策が必要です。

旅費精算業務は、精算の抜け漏れが発生すると後々トラブルにつながる可能性があります。少しでもミスを減らすためにも、以下の方法を採用するなどして対策を行いましょう。

• エクセルのテンプレートを活用する
• 法人カードでの精算を徹底する
• 経費精算システムを利用する

それぞれの方法について詳しく解説しますので、参考にしてください。

コストを抑えて旅費精算業務を効率化したい場合の選択肢として、エクセルのテンプレートを活用する方法があります。会社独自の旅費精算テンプレートを作成し、記入項目や計算式を自動化しておけば、以降の手間を削減できます。

作成したエクセルのデータを印刷して手書きで記入したり、入力したエクセルデータをメール送信したりして申請します。

エクセルを利用するとフォーマットが統一されるため、経理担当者にとっても確認がスムーズになります。ただし、件数が多くなると管理が難しくなるため、精算件数が増えてきた段階で経費精算システムの導入を検討するのが得策でしょう。 　

　なお、一からすべて作成するのが大変という場合は、「無料の旅費精算書テンプレート」を活用するのが効率的です。ダウンロードしてお使いください。

従業員用の法人カードを発行し、出張時の支払いに利用する方法なら、後日現金で精算する必要がなくなります。従業員は先に現金で立て替える必要がなくなるため、一時的な金銭的負担の軽減にもつながります。出張先で急な出費が発生した場合でも、法人カードなら対応しやすいでしょう。

経理担当者は法人カードの利用明細で日付や店名、金額、合計金額を確認できるため、精算業務の効率化につながります。

経費精算システムとは、従業員が立替払いをした経費の精算作業を効率的に進めるためのシステムです。エクセルのようなツールと比べるとコストはかかりますが、旅費精算にかかる業務を効率化したい場合は導入をおすすめします。

経費精算システムを導入すれば、以下のことが可能になります。

会計ソフトの中には、経費精算に対応しているものもあります。自社の経理業務全体をまとめて効率化したい場合、従業員の業務負担を改善したい場合は、導入を検討してみましょう。

旅費精算とは、従業員が出張の際に支払った経費を会社が事後に補填する手続きのことです。経理部門における精算業務をスムーズに進めるためには、旅費精算の適切なフローを定めたり、従業員に周知したり、旅費精算業務を効率化するためのツールやシステムを活用したりすることが重要です。

本記事で解説した内容や注意点を参考に、精算業務の負担削減と効率化を検討してみてください。

経費精算は、「面倒だ・手間だ」という声をよく聞きます。
紙のレシートの保管が面倒、申請するのが手間、業務が忙しくて後回しになってしまう、申請内容の確認が手間、承認のやり取りに手間がかかる、入力ミスでの差し戻しでのコミュニケーションに時間がかかる、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応に時間がかかる・・・など、申請者・承認者、経理担当とそれぞれに課題があり、負荷がかかりがちな業務です。

経費精算の業務は、経費精算システムを導入することで、申請から承認、処理・保存までラクな仕組みに変えられます。
freee経費精算では経費精算に関わる業務をAIがサポートし、経理担当者はもちろん、申請をする従業員、承認をする上司にも多くのメリットがあります。また、会社規模や業種を問わず、幅広い企業の経費精算を効率化できます。

＜freee経費精算の機能例＞

• スマホアプリ利用で最短1.5秒で経費申請が完了。紙の保管負荷を削減
• 高精度AI-OCRの自動処理で、明細も含めてAIが入力を行うので手入力ミス自体を削減
• 証憑重複自動チェックで差し戻し自体を削減　etc...

旅費交通費とは、出張にかかる交通費や宿泊費、出張手当などをまとめた勘定科目です。内容や目的によっては、別の勘定科目で処理される場合もあります。

詳細は「旅費交通費とは」を参考にしてください。

旅費精算の一般的な流れは以下の通りです。

• ステップ1：出張申請をする
• ステップ2：出張して立て替え払いをする
• ステップ3：旅費精算書を記入する
• ステップ4：上長の承認を得る
• ステップ5：経理処理を経て精算する

詳しくは「旅費精算のやり方と流れ」をご覧ください。