経費精算が適切に行われるためには、ルールやマニュアルが不可欠です。明確なルール・マニュアルがあることで、不正な経費の申請を防げるほか、申請を行う従業員や承認者、経費精算処理の担当者の業務効率化につながります。

本記事では、経費精算のルールやマニュアルが必要な理由、設定する際のポイントについて解説します。経費精算のルールの記載例もご紹介しますので参考にしてください。

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• 経費精算のルールやマニュアルが必要な理由
• 内部統制の強化
• 無駄な支出の削減
• 従業員の業務効率化
• 経費精算の公平性の担保
• 不正な経費申請を防止
• 経費精算のルールやマニュアルを設定する際のポイント
• 経費と認められる範囲や上限を定める
• 自己決裁を禁止する
• 経費精算の申請期限を設ける
• 領収書の取り扱いを定める
• 経費精算に関するルールの記載例
• 旅費交通費・出張費
• 交際費
• 経費精算のルールを適切に運用するには
• まとめ
• 面倒な経費精算を秒速で終わらせる方法
• よくある質問

経費精算のルールとは、企業において従業員が経費を適切に申請・精算するための取り決めのことです。具体的には、どのように申請や精算をすればよいのか詳しい手順などを定めます。

経費精算のルールやマニュアルが必要とされる理由を説明します。

経費精算のルールを設けることで、企業の内部統制が強化されます。内部統制とは、企業が業務の適正性を確保するための社内体制や仕組みを指します。

経費精算にルールがないと、従業員それぞれが好き勝手に経費を申請できてしまいます。たとえば、事業との関連性のない支出を経費として申請したり、規定の金額上限を無視したりなどのトラブルが起こる可能性があります。

経費精算のルールやマニュアルを設けることは、無駄な支出の削減につながります。

本来、どんな支出でも経費として認められるわけではなく、会社や事業に関連性のある支出に限定する必要があります。経費精算のルールやマニュアルが定められていると、何が経費として適切であるかを判断しやすくなります。

また、宿泊費の上限を設けたり、定期券圏外の交通費のみ申請を許可したりなどのルールを設けることによって、過剰な支出を抑えることも可能です。

経費精算のルールやマニュアルが明確になっていると、経費担当者はもちろん、申請する従業員もスムーズに申請作業を行えます。

たとえば、申請可能な経費の上限金額などが全社的に周知されていれば、従業員からの問い合わせや差し戻しなども発生しづらくなり、組織全体の業務効率化・生産性向上につながります。

経費精算における全社的なルールを統一することで、従業員間の公平性も担保されます。

どのような場合に経費として認められるのかの基準を明確にすることで、経費の承認・否認に対する従業員の共通認識が図られるでしょう。

経費精算のルールを設けることはチェック体制の整備にもつながるため、カラ出張に代表されるような架空の経費申請や申請金額の水増しといった不正を防げます。

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経費精算のルールやマニュアルの必要性は前述のとおりですが、細かなルール設定やマニュアルで定めるべき項目は企業ごとに異なります。

経費精算のルールやマニュアルを設定する際の具体的なポイントをいくつか解説します。

経費と認められる範囲や上限を定めることは、ルールやマニュアルを設定するうえで特に重要です。一般的に、経費として認められるかどうかの基準は、事業や業務に関係する支出であるかどうかです。これを経費の種別や条件ごとに明確なルールとして示す必要があります。

たとえば、交際費が適用されるのは、具体的にどのような相手に、どういった接待目的で、どの程度の金額のものであるのかを定めておきます。これにより経費が適切に使われるだけでなく、過剰な支出を抑えることにもつながります。

また、これらの経費のルールやマニュアルは、正社員だけでなく契約社員やパート・アルバイトにも適用するかどうかも明確に定めておきましょう。

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経費精算の申請者と承認者（決済者）が同一になる「自己決裁」と呼ばれる処理体制にならないようにしましょう。

申請から承認まで一人で完結できる状態だと、チェック体制がなくなり、不正な申請が横行するリスクがあります。自己決裁を禁止し、複数人がチェックできる承認フローを設定することが重要です。

また、承認フローには必ず申請者の上長などが入るようなシステムを確立して、透明性を確保するようにしてください。

経費申請においては申請期限の設定も重要なポイントです。

経費精算は日々発生するものですが、必ずしも発生した日に処理する必要はありません。ただし「当月分の申請は◯日まで」といったように締め切り日を定めて、迅速に処理するのが望ましいといえます。

これには、月次決算や年次決算などをまたいだために経費の計上日がずれてしまうような事態を防ぐほか、時間が経ってしまって申請を漏らしてしまう事態を防ぐ効果があります。ただし、申請期限をやむを得ず過ぎてしまうケースも想定されるため、例外的な対応もあらかじめ定めておきましょう。

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経費を申請する際の証拠書類となる領収書についても、取り扱いを定めておく必要があります。

原則として、経費の申請時には領収書の添付が必須です。しかし、電車やバスを利用したときは領収書が発行されないため、領収書の代わりになる情報の記載を求めるなど、適正な経費かを判断できる方法を決めておく必要があります。

また、従業員が領収書を紛失してしまった場合の対応についてもルールを定めておくと、公平性の担保につながります。

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経費精算に関するルールの記載方法を、「旅費交通費・出張費」「交際費」を例に紹介します。

旅費交通費の規定は、新幹線、電車、バス、タクシーなど移動手段ごとに設定します。

たとえば電車やバスの場合、原則として運賃が最安のルートが適用されるようにする、タクシーの場合は「最寄り駅から目的地まで一定の距離があれば適用可能」など利用条件を定めるといったルール付けをします。

出張費の規定は、日帰り・短期・長期などの期間や、移動距離を基準に設定するのが一般的です。出張先では食事代や宿泊費が発生し、従業員の一時的な立替金額が大きくなるケースがあるため、先に一定額を支給できる仮払い申請などについても定めておくのが望ましいでしょう。宿泊費の上限は、役職や宿泊エリアごとに上限金額を設定するのが一般的です。

取引先の接待などに伴う交際費の規定では、金額の上限や、申請時に報告が必要な項目について定めます。報告が必要な項目としては、接待の目的や飲食店の場所、出席者の人数、所属企業名・役職などが挙げられます。

これらの項目を網羅した交際費申請のフォーマットを用意しておくことで、従業員の報告漏れやミスを防げます。

経費精算のルール設定後、運用を開始したら、経理担当者は従業員が正しいルールにしたがって経費精算を行っているかをチェックする必要があります。ルールを設定したからといって、経費精算の申請ミスがゼロになるわけではありません。

経理担当者のチェックにかかる負担を軽減し、スムーズな運用を実現するには、経費精算システムの導入が効果的です。経費精算システムは自社独自のルールを反映でき、申請内容に誤りがある場合はエラーが出るため、従業員自らがミスに気付きやすく、差し戻しの発生を防げます。システムをうまく活用し、正確かつ効率的な運用につなげましょう。

経費精算における明確なルール・マニュアルを定めることで内部統制を強めるほか、全社的な業務効率化も期待できます。

経費精算のルールやマニュアルを設定する・見直す場合は、本記事で紹介したポイントや例を参考にしてください。

経費精算は、「面倒だ・手間だ」という声をよく聞きます。
紙のレシートの保管が面倒、申請するのが手間、業務が忙しくて後回しになってしまう、申請内容の確認が手間、承認のやり取りに手間がかかる、入力ミスでの差し戻しでのコミュニケーションに時間がかかる、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応に時間がかかる・・・など、申請者・承認者、経理担当とそれぞれに課題があり、負荷がかかりがちな業務です。

経費精算の業務は、経費精算システムを導入することで、申請から承認、処理・保存までラクな仕組みに変えられます。
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経費精算のルールとは、企業において従業員が経費を適切に申請・精算するための取り決めのことです。

詳しくは記事内「経費精算のルールやマニュアルが必要な理由」をご覧ください。

ルールの詳細は企業によって異なりますが、少なくとも以下のポイントは押さえておきましょう。

• 経費と認められる範囲や上限を定める
• 自己決裁を禁止する
• 経費精算の申請期限を設ける
• 領収書の取り扱いを定める

詳しくは記事内「経費精算のルールやマニュアルを設定する際のポイント」をご覧ください。