経費精算を行うにあたり、領収書の取り扱いは非常に重要です。領収書は経費精算を行う際に、商品やサービスの提供を受けたことを証明する書類となります。領収書がなければ経費として認められず、経費精算が行われない恐れがあります。

本記事では、経費精算における領収書の重要性や、万が一領収書を紛失してしまった際の対処法、電子帳簿保存法に基づく領収書の保存方法について解説します。

また、経費精算において使用する経費精算書については、以下の記事でも解説しているため参考にしてください。

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経費精算書とは？

• 経費精算における領収書の必要性
• 経費精算で必要な領収書の記載必須項目
• 経費精算する前に領収書を紛失した場合の対処法
• 領収書発行元に再発行を依頼する
• レシート・クレジットカード明細書で代用する
• 出金伝票で対応する
• 領収書なしで経費精算できるケース
• 交通費
• 慶弔関連費（祝儀や香典など）
• 電子帳簿保存法における領収書の保存方法
• まとめ
• 面倒な経費精算を秒速で終わらせる方法
• よくある質問

経費精算において、非常に重要な役割を果たすのが領収書です。領収書には、商品やサービスの提供に対してお金を受け取ったことを証明する役割があります。

もし領収書がなければ、経費が発生した事実を客観的に証明できず、経費が払い戻されなかったり、再度代金を請求された際に支払わなければならなかったりする恐れがあります。

経費精算においては、不正防止のためにも領収書の提出を義務付けることが大切です。「領収書不要」とした場合には、従業員が実際に使った金額よりも多くの経費を申請し、不正受給するリスクがあります。

経費精算時に領収書の提出を求めることで、会社は正確な取引の内容がわかり、トラブルを未然に防げます。領収書については以下の記事でも詳しく解説しているので、参考にしてください。

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領収書はなぜ必要？もらう意味や発行が必要なケースなどわかりやすく解説

経費精算で領収書として認められるには、領収書に以下の項目が記載されている必要があります。

どの項目も取引を行った証明として重要になるため、どれか一つでも抜けていたら経費精算に使えません。領収書をもらう際には、上記の項目に抜け漏れがないか確認してください。

それぞれの項目については、以下の記事で詳しく解説しています。

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経費精算するために領収書をもらっていても、精算の申請をする前に紛失してしまう可能性も考えられます。領収書がないと、取引をした証明ができず経費が返ってこない場合もあるため、なくさないようにしましょう。

万が一領収書を紛失した場合の対応方法について詳しく解説します。

領収書を紛失してしまった場合は、まず領収書の発行元に再発行を依頼するのが基本です。とくに重要な経費の領収書の場合は、紛失したことに気付いた時点で迅速に発行元へ再発行できるか確認しましょう。

ただし、領収書の再発行は必ず行わなければならないものではありません。企業によっては、領収書の不正利用を防止するために「いかなる場合も領収書再発行不可」としている場合もあります。

万が一領収書の再発行がしてもらえない場合は、次項で解説する方法で対処する必要があります。

領収書の再発行が難しい場合は、レシートで代用できます。ただし、経費精算する際には「経費精算で必要な領収書の記載必須項目」で解説した項目が記載されていなければなりません。

また、クレジットカードで支払いしたあと、領収書をもらい忘れて再発行もしてもらえない場合には、利用明細で代用できる場合もあります。しかし、利用明細はクレジットカード会社が発行するため、可能な限り支払先から領収書をもらうようにしましょう。

領収書を再発行してもらえず、レシートやクレジットカードの利用明細などもない場合は、出金伝票を使うことで経費として処理できる可能性があります。出金伝票は、費用が発生した取引の際に記録を残すための伝票です。

出金伝票には、以下の項目を記載する必要があります。

ただし、出金伝票に記載したからといって、すべての取引が経費として認められるとは限りません。それ以外にも、取引状況がわかる見積書や日報、メールなどから取引状況を説明できるようにしておきましょう。

経費として不適切だと判断されると経費精算されないため、この方法はあくまでも最終手段として考えておく必要があります。

出金伝票については以下の記事でも詳しく解説しているので参考にしてください。

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出金伝票とは？活用する場面や書き方、注意点について解説

経費精算は基本的に領収書が必要となりますが、例外として領収書なしでも経費精算ができるケースもあります。

交通費については、社内規定によって経費精算の際に領収書は不要としている場合も少なくありません。その場合は、交通費精算書を使って対応する必要があります。交通費精算書とは、交通機関の利用や移動にかかった費用を経費精算するために使う申請書のことです。

交通費精算書には以下の内容を記載する必要があります。

交通費精算については以下の記事でも詳しく解説しているため、参考にしてください。

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交通費精算の方法と、処理の際に気をつけたい点

祝儀や香典などの慶弔関連費は、基本的に領収書が発行されません。

慶弔関連費を支払いした場合の経費精算は、出金伝票を使います。出金伝票には「出金伝票で対応する」で解説したように、必要事項の記載が必要です。

また、出金伝票だけでは確実に経費として認められるとは限りません。支払った証明として祝儀袋のコピーや香典返しの挨拶状、パーティの招待状などを保管しておきましょう。

慶弔関連費については以下の記事でも詳しく解説しているため、参考にしてください。

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お祝い金（ご祝儀）の勘定科目は？ 仕訳例や注意点も解説
香典の勘定科目とは？仕訳例や経費計上する際の注意点を解説

電子帳簿保存法とは決算関係書類や税務関係帳簿、書類などの各種帳簿を電子データによって保存することを定めた法律です。従来であれば、税務関連書類は紙での保存が原則でしたが、電子帳簿保存法によって電子データでの保存が可能になりました。

これまで税務関係書類は紙での保存が原則でしたが、2022年1月の法改正により電子取引で扱ったデータについては2024年1月から電子保存が義務化されています。

電子帳簿保存法に基づいて電子データを保存する場合「電子帳簿保存」「スキャナ保存」「電子取引に係るデータ保存」の3種類に分かれます。

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経費精算における領収書は、取引があったことを証明する書類として重要です。領収書がないと経費精算が正しく行えないため、経費を立て替える際には必ずもらうようにしましょう。万が一もらい忘れたり紛失してしまったりした場合は、経費が返ってこない可能性もあるため注意が必要です。

また、経費精算の際に領収書が必要ないケースもあるため、経費精算の際に使う領収書についてのルールを正しく理解して、経費精算をスムーズに進められるようにしておきましょう。

経費精算は、「面倒だ・手間だ」という声をよく聞きます。
紙のレシートの保管が面倒、申請するのが手間、業務が忙しくて後回しになってしまう、申請内容の確認が手間、承認のやり取りに手間がかかる、入力ミスでの差し戻しでのコミュニケーションに時間がかかる、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応に時間がかかる・・・など、申請者・承認者、経理担当とそれぞれに課題があり、負荷がかかりがちな業務です。

経費精算の業務は、経費精算システムを導入することで、申請から承認、処理・保存までラクな仕組みに変えられます。
freee経費精算では経費精算に関わる業務をAIがサポートし、経理担当者はもちろん、申請をする従業員、承認をする上司にも多くのメリットがあります。また、会社規模や業種を問わず、幅広い企業の経費精算を効率化できます。

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• スマホアプリ利用で最短1.5秒で経費申請が完了。紙の保管負荷を削減
• 高精度AI-OCRの自動処理で、明細も含めてAIが入力を行うので手入力ミス自体を削減
• 証憑重複自動チェックで差し戻し自体を削減　etc...

経費精算をする際には、基本的に領収書の提出が必要です。領収書は、商品やサービスの取引が行われて経費を支払ったことを証明する書類です。ただし、経費の中には領収書不要で経費精算できるケースもあります。

詳しくは記事内「経費精算における領収書の必要性」「領収書なしで経費精算できるケース」で解説しています。

領収書を紛失したりもらい忘れたりした場合でも、経費精算できる場合があります。たとえば、レシートやクレジットカードの利用明細が手元にある場合が挙げられます。

詳しくは記事内「経費精算する前に領収書を紛失した場合の対処法」をご覧ください。

電子帳簿保存法により、電子取引で扱ったデータについては電子保存が義務化されました。領収書を電子保存する際には「電子帳簿保存」もしくは「スキャナ保存」で対応する必要があります。

詳しくは記事内「電子帳簿保存法における領収書の保存方法」を参考にしてください。