電子マネーとは電子化されたお金のことで、現金なしで支払いができるキャッシュレス決済の手段のひとつです。近年は、経費精算に導入する企業も増えています。

本記事では、電子マネーとはなにか、電子マネーを利用した経費精算処理の方法とメリット、注意点、経費精算に電子マネーを導入する方法について解説します。

• 電子マネーとは
• 電子マネーの種類
• 電子マネーは領収書が発行されない
• 電子マネーの経費精算処理
• プリペイド型
• ポストペイ型
• 電子マネーを利用した経費精算のメリット
• 利用履歴を確認できる
• 小口精算の手間やリスクが軽減する
• 電子マネーを利用した経費精算の注意点
• 経費精算のタイミングを定める
• 利用履歴を記録しておく
• プライベートでの利用と区別する
• 電子マネーを利用した経費精算を効率化する方法
• まとめ
• 面倒な経費精算を秒速で終わらせる方法
• よくある質問

電子マネーとは電子化されたお金のことで、現金なしで支払いができるキャッシュレス決済の手段のひとつです。

同じくキャッシュレス決済の手段としてクレジットカードがありますが、電子マネーはクレジットカードと異なり、基本的に発行前の審査がありません。その手軽さから、近年、電子マネーの利用者は増えています。

電子マネーは大まかに分けて「プリペイド型」と「ポストペイ型」の2種類があります。

プリペイド型は、事前にチャージした金額のみ使用できる電子マネーのことです。一方のポストペイ型は、クレジットカードと紐づいており、後から登録口座から引き落としがなされる電子マネーです。

具体的なサービスには、以下のようなものがあります。

一般的に、電子マネーで支払いを行った場合は、領収書が発行されません。

そのため、決済時に発行されたレシートが領収書代わりに利用されるケースが多いといえます。ただし以下の要件を満たしていないと領収書として扱われないため、注意しましょう。

電子マネーを利用した場合の経費精算処理は、電子マネーの種類によって異なります。

プリペイド型の電子マネーを利用した場合と、ポストペイ型の電子マネーを利用した場合について解説します。

プリペイド型の電子マネーを利用した場合、チャージしたタイミングとチャージ金額を使ったタイミングで、それぞれ処理が必要になります。

勘定科目は「仮払金」「前払費用」「預け金」を使うのが一般的で、どれを採用しても問題はありませんが、精算する際は採用した勘定科目以外は使用できないため注意しましょう。

たとえば、PayPayに3,000円チャージし、そのうちの1,500円で取引先への贈答品を購入した場合の仕訳は、以下のとおりです。

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前払金（前渡金）の勘定科目・仕訳例｜前払費用や仮払金との違いも解説

ポストペイ型の電子マネーを利用した場合は、決済と引き落としのタイミングそれぞれで処理を行います。

決済時は「未払金」で処理し、引き落としされたら「未払金」を相殺します。

たとえば、QUICPayで10,000円の取引先への贈答品を購入し、後に銀行口座から引き落としがかかった場合の仕訳は、以下のとおりです。

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経費の支払い時に電子マネーを利用すると、経費精算の際にどのようなメリットがあるのかを解説します。

電子マネーを利用した場合、システム上で利用日時や場所、金額といったデータが記録されるため、事実確認がしやすく、不正利用を防げるというメリットがあります。

現金精算よりも電子マネーのほうが、透明性が高いといえます。

電子マネーを利用することで、精算や小口現金の管理の手間が削減できるというメリットもあります。

経費精算を現金で行う場合、会社が小口現金を用意して都度従業員へ支払う方法もありますが、小口現金を金庫に保管したり、帳簿と残高を突き合わせたりと、経理担当者の業務負担が大きくなります。また、属人化した対応になりやすい懸念もあります。

従業員に専用の電子マネーを支給することで、現金による精算の必要がなくなり、経費精算業務を効率化できます。

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電子マネーの活用によって経費精算を効率化できる一方で、以下のような注意点もあります。

経費精算において電子マネーを利用する場合、精算は都度処理するのか、まとめて処理するのかを決めておく必要があります。

利用頻度があまり高くない場合は都度処理することも可能ですが、頻度が高い場合は効率化を図るために、まとめて処理することをおすすめします。

前述のとおり、プリペイド型の電子マネーはチャージした際に仮払金などの科目で計上しますが、チャージ金額を利用したタイミングで都度仕訳するか、次回のチャージのタイミングでまとめて仕訳するか、いずれかの選択肢があります。

どちらを採用しても問題ありませんが、統一されたルールがないと、仕訳のタイミングが統一されず、かえって非効率になる可能性があります。

ポストペイ型の場合は、一定期間内の利用金額が登録口座から引き落とされる仕組みのため、利用時と引き落とし時に必ず経費処理を行う運用になります。一度に処理を完了したい場合は、プリペイド型のほうが適しているといえるでしょう。

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電子マネーにはデータとして利用履歴が残るという利便性がありますが、経費の申請や会計処理の際に印刷したものを残しておくと、経費精算の透明性・正確性がより高まります。

また、税務調査で証拠となる書面の提示を求められた場合にも役立ちます。

従業員が個人で所有している電子マネーを経費精算でも使用する場合、プライベートでの利用と混同されてしまう可能性が考えられます。

可能な限り社用のプリペイドを支給するなど、明確に分けておくことが望ましいといえます。

電子マネーを利用した経費精算を効率化するには、経費精算システムの導入が効果的です。

交通系ICカードなどの電子マネーと連携したシステムを選べば、利用履歴のデータを使って申請や記帳を自動化することができます。データを手入力する必要がないため、作業の手間がかからず、入力ミスや漏れの防止にもつながります。

キャッシュレス決済のひとつである電子マネーを経費精算に導入することで、従業員・経理担当者それぞれの業務効率化が叶う可能性があります。

電子マネーの種類と性質、電子マネーで経費精算を行う際の注意点などを踏まえ、導入を検討してみてください。

経費精算は、「面倒だ・手間だ」という声をよく聞きます。
紙のレシートの保管が面倒、申請するのが手間、業務が忙しくて後回しになってしまう、申請内容の確認が手間、承認のやり取りに手間がかかる、入力ミスでの差し戻しでのコミュニケーションに時間がかかる、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応に時間がかかる・・・など、申請者・承認者、経理担当とそれぞれに課題があり、負荷がかかりがちな業務です。

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電子マネーを利用した場合は、領収書が発行されないケースが一般的です。お店によっては発行してもらえるケースもあります。

詳しくは記事内「電子マネーは領収書が発行されない」をご覧ください。

事前にチャージして使うプリペイド型の電子マネーは、実際に物品を購入するなどして使用した場合に経費精算できます。

詳しくは記事内「電子マネーの経費精算処理」で解説しています。