経費精算業務を効率化させることによって、経理担当者や従業員にかかる負担や課題の解消が期待できます。とくに現代のビジネス社会を取り巻く状況は変化が速いため、経費精算のようなルーティン業務の処理は効率的に進めていくことが重要です。

本記事では、経費精算業務で起こりうる主な課題や効率化が求められる理由、経費精算を効率化させる事例を説明します。

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• 経費精算業務で起こりうる課題
• 手作業により人的ミスが発生しやすい
• 経費精算に時間がかかる
• 小口現金の管理に負担がかかる
• 経費精算の業務効率化が求められる理由
• 労働基準法を遵守するため
• 働き方改革を推進するため
• 経費精算を効率化させる事例
• 経費精算に関する書類を電子化する
• 法人カードを利用する
• 交通費支払は交通系ICカードを使う
• 経費精算システムの導入で業務を自動化する
• まとめ
• 面倒な経費精算を秒速で終わらせる方法
• よくある質問

経費精算業務においては多くの従業員からの申請を期日どおりに処理しなければならないため、次のようなさまざまな課題が発生しやすい傾向にあります。

ここでは、経費精算業務で起こりうる課題の代表例を紹介します。

経費精算業務を手作業で行うと、入力ミスや計算ミスなどの人的ミスが発生しやすくなります。この要因としては、経費精算の一連の手続きに多くのステップや手続きを踏むことが挙げられます。経費精算には複数の承認者が介在するうえ、書類の回収や確認、情報入力などが必要な作業も多く、フローが煩雑です。

また、経費精算のルールが周知徹底されていないことや、月末や締日に精算が集中することで、経理担当者の業務が繁忙になりミスを招く場合もあります。

経費精算書や領収書などを紙ベースで管理している場合は、書類の紛失といったミスも起こりがちです。

手作業での経費精算業務は人的ミスを減らすことは難しく、差し戻しや再申請などの修正対応にも時間がかかってしまい、遅延のリスクも生じます。対応に追われてほかの重要な業務に着手できなかったり、生産性が低下したりといった懸念も想定されます。

経費精算の流れは、従業員が申請書を上司に申請し、上司の承認後に経理部に回り、精算されるというのが一般的です。申請・承認どちらにも時間を要するため、従業員が立て替えた経費を払い戻すまでの時間がかかることも課題のひとつです。

企業によってフローはさまざまですが、一般的には外出先で経費精算手続きはできません。そのためどうしても後回しになってしまい、時間を要しするのです。また、申請書類や添付書類に不備があり差し戻された際は修正しなければならず、その分の時間もかかります。

払い戻されるまでに時間がかかると、立て替えている従業員の心理的な負担も大きくなります。

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小口現金とは、少額の経費の支払い用に用意する現金です。消耗品代や交通費など、さまざまな支払いに使われます。

頻繁に使用されるため、現金の出納や領収書の整理などの手続きが煩雑になります。経理の負担も多くなってしまいます。

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経費精算の業務効率化が求められる理由として、以下が挙げられます。

• 労働基準法を遵守するため
• 働き方改革を推進するため

このような背景を理解したうえで、経費精算業務の効率化を目指しましょう。

労働基準法は、労働者の権利保護や労働条件の確保を目的とした法律です。労働時間や休息のほか、年次有給休暇、就業規則や書類の保存に関して規定されています。

労働基準法の遵守は企業にとって法的な義務であり、労働基準法を守らない場合、企業は労働監督署からの是正命令や違反金の課徴などの制裁を受けることになります。課徴金の支払いや法的な制裁は、企業にとって大きなダメージです。

業務の効率化によって正確な労働時間の記録や適切な休暇の管理をすれば、そうした法的リスクを回避することが可能になります。

また結果として、従業員の満足度や生産性を向上させることにもつながります。

働き方改革とは、従業員の働き方や労働環境を改善し、従業員の健康増進やワークライフバランスの実現を図る取り組みです。働き方改革を実現させるためにも、経費精算をはじめとした業務の効率化は重要となります。

経費精算に伴う一連の作業は、職種を問わず全従業員が日常的に行う業務です。たとえば1回あたりの作業時間は5分程度の削減にしかならないとしても、それらの作業が積み重なれば年間にすると数時間から数十時間の削減につながります。

こういった小さな効率化を進めることで従業員の労働時間を減らすことができ、働き方改革の推進力になります。働き改革が進むと、自然と従業員の働きやすさも向上し、企業全体の競争力を高められます。従業員の満足度やモチベーションも向上し、組織全体の生産性向上も期待できるでしょう。

経費精算を効率化させる4つの事例を紹介します。

経費精算に関わる書類や情報をすべて電子化してデータでやり取りできるようにすれば、これまで紙媒体の書類の保存や管理にかかる手間を削減できます。

電子帳簿保存法においても、要件を満たせば領収書を含む帳簿関係書類を電子化したあとは原本を破棄できるようになりました。

書類を電子化して管理すれば、原本を保管するスペースや管理する手間もなくせるため、労力やスペースのスリム化につながります。書類のペーパーレス化にはさまざまなメリットがあるため、経費精算に関わる書類は積極的にデータで扱うことをおすすめします。

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経費精算に法人カードを利用すると、従業員がお金を立て替える負担や経理担当者が費用を払い戻す手間を削減できます。

法人カードは、発行したカードごとに利用者や利用上限を設定することもできるほかに、利用先のジャンルや用途を制限することが可能です。

支払記録が正確に残り監査や財務管理が容易になるのはもちろん、入力ミスも減るため確認作業も格段に少なくなります。

また、利用した金額をごまかすといった不正経費申請の防止につながり、社内ガバナンスも強化されます。

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従業員が交通手段にICカードを使用することで、交通費の現金での取り扱いが不要となります。交通ICカードを読み取れば利用した日や出発地、到着地など必要なデータが一目で網羅でき、計算ミスや記載漏れの心配が減ることがメリットです。

なお、経費精算システムによってはICカードと連携できるものもあります。連携すれば、各従業員が使用しているICカードや端末をかざすだけで交通費の情報を読み取り、交通費を自動で記録できます。

従業員の交通費精算申請作業や管理者の確認作業にかかる手間が削減されることで、迅速かつ正確に経費の承認と処理ができるため、業務の効率化が期待できるでしょう。

経費精算システムを導入すれば、煩雑な手作業や紙の書類作成が不要になり、経費精算を自動化できることがメリットです。精算したい書類をスマートフォンなどで読み取るなどして画像化し、そのデータをシステムにアップロードすれば、経費精算に必要な項目や金額を自動で読み取ってシステムに反映される機能（AI-OCR）を持つものもあります。このようなシステムなら、従業員が申請する際に手入力する手間を大幅に軽減できます。

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また、申請や入力ミスの場合の差し戻し、承認までもすべてシステム上で完結します。修正箇所などチェック機能があるシステムなら、ミスが起こりにくくなるでしょう。経費データの自動集計や統計分析機能により、迅速な精算処理や経費の可視化も可能です。

エラーやミスのリスクが低減され、全体の業務フローがスムーズになるため、経費精算業務の効率性が格段に向上します。

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経費精算業務の効率化は、労働基準法の遵守や働き方改革の一環としても注目が集まっています。経費精算業務の効率化には、経費精算システムの導入を検討してみるとよいでしょう。

なお、導入にあたっては、自社に合った設定や既存の他システムとの連携がスムーズに行えるかを確認してください。

経費システムを導入すれば、経費の申請や承認が迅速に処理され、業務の効率化が図れるとともに、組織全体の生産性向上も見込まれます。

経費精算は、「面倒だ・手間だ」という声をよく聞きます。
紙のレシートの保管が面倒、申請するのが手間、業務が忙しくて後回しになってしまう、申請内容の確認が手間、承認のやり取りに手間がかかる、入力ミスでの差し戻しでのコミュニケーションに時間がかかる、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応に時間がかかる・・・など、申請者・承認者、経理担当とそれぞれに課題があり、負荷がかかりがちな業務です。

経費精算の業務は、経費精算システムを導入することで、申請から承認、処理・保存までラクな仕組みに変えられます。
freee経費精算では経費精算に関わる業務をAIがサポートし、経理担当者はもちろん、申請をする従業員、承認をする上司にも多くのメリットがあります。また、会社規模や業種を問わず、幅広い企業の経費精算を効率化できます。

＜freee経費精算の機能例＞

• スマホアプリ利用で最短1.5秒で経費申請が完了。紙の保管負荷を削減
• 高精度AI-OCRの自動処理で、明細も含めてAIが入力を行うので手入力ミス自体を削減
• 証憑重複自動チェックで差し戻し自体を削減　etc...

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経費精算業務の効率化は、労働基準法の遵守や働き方改革の推進につながるため求められています。

詳しくは、記事内「経費精算の業務効率化が求められる理由」をご覧ください。

経費精算を電子化すれば、書類作成や申請承認などもシステム上で対応できます。煩雑な手作業や紙の書類作成が不要となり、デジタル化によって経費精算が自動化されます。

詳しくは、記事内「経費精算システムの導入で業務を自動化する」で解説しています。