立替金とは勘定科目のひとつで、従業員（社内）や取引先（社外）などが負担すべき金銭を、会社が一時的に立て替えたときの処理に用いるものです。立て替えた金銭は原則として「後日返してもらうこと」が決まっているため、資産の勘定科目となります。

本記事では立替金が発生するケースや、立替金によく似た勘定科目である仮払金、貸付金、預り金との違いなどについて解説します。混同しやすい経費立替との違いや立替金の仕訳方法についてもまとめているので、ぜひ参考にしてください。

• 立替金とは
• 立替金が発生するのはどんなとき？
• 従業員を対象とした立替の例
• 取引先を対象とした立替の例
• 「仮払金」「貸付金」「預り金」「立替経費」との違い
• 立替金と仮払金の違い
• 立替金と貸付金の違い
• 立替金と預り金の違い
• 立替金と立替経費の違い
• 立替金が発生した場合の仕訳事例
• 立替金を支払った場合
• 立替金を回収した場合
• 立替金は消費税の対象になる？
• 立替金の消費税を処理する際の注意点
• まとめ
• 面倒な経費精算を秒速で終わらせる方法
• よくある質問

立替金とは、従業員や取引先などが負担すべき金銭を、一時的に会社側で立て替えた際の処理に使用する勘定科目です。立替金の相手は、社内や社外、個人や法人を問いません。

立替金と似た言葉に、従業員が会社が負担すべき費用を一時的に負担する立替経費があります。両者は意味合いが異なるため注意が必要です。

立て替えた金銭は回収するまでのスパンが短く、後日返してもらうことが前提となることから、資産勘定科目のひとつとして振り分けます。また、立て替えた金銭を返済してもらったタイミングで、貸方としてもう一度仕訳しなければならない点には注意が必要です。つまり、「立替金を支払ったとき」と「立替金を回収できたとき」のそれぞれで仕訳を行います。

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立替金が発生するタイミングは、大きく分けて以下の2点が考えられます。

• 会社の従業員が支払う金銭を立て替えた場合
• 取引先が支払う金銭を立て替えた場合

立替金として扱われる範囲は幅広いため、あらかじめどういったものが含まれるか理解しておきましょう。

本来従業員が支払うべき金銭を立て替える代表的なケースとしては、以下が挙げられます。

• 一定期間賃金が発生しないときに、従業員に代わって会社が社会保険料を立て替えた場合
• 従業員や役員が支払うべき旅費・出張費を会社が立て替えた場合
• 従業員から給与の前貸しの依頼があり、それに応じて会社が金銭を立て替えた場合
• 従業員が緊急で金銭を必要としたときに、会社が立て替えた場合
• 社員旅行などのイベントや外出先で、従業員が負担すべき費用を会社が立て替えた場合

本来取引先が負担する金銭を立て替えたケースとしては、次のような例が考えられます。

• 商品を発送する際、本来は取引先が負担する配送料を支払った場合（元払いなど）
• 本来は取引先が負担する手数料を自社が代わりに立て替えた場合
• 取引先が支払う予定の材料費を自社が代わりに負担した場合
• イベント参加時に本来取引先が負担すべき費用を自社が代わりに支払った場合

立替金と混同しやすい用語に、「仮払金」「貸付金」「預り金」「立替経費」があります。「立替経費」以外はすべて勘定科目ですが、立替金とはそれぞれ意味合いが異なるので注意が必要です。

仮払金とは、会社が事前に概算で支払った費用を指す勘定科目です。たとえば、出張のタイミングで必要な旅費を概算で計算し、事前に社員へ渡す金銭は仮払金として扱います。なお、事業所への小口資金として月次予算の中から金銭を支払う場合も仮払金です。

「必要な資金を仮の状態で事前に支給するのが仮払金」で、「必要な金額が明確になった後で支払うのが立替金」と覚えておくとわかりやすいでしょう。仮払金は経費計上を見込んだ費用であり債権をともないませんが、立替金は支払った分を返済してもらうことが前提になるため金銭債権であるといえます。

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貸付金とは、従業員や取引先などに貸した金銭を指す勘定科目です。相手に代わって金銭を支払う点では、立替金と共通しています。

貸付金は返済期間を設けて約束した期日（返済期限）までに返してもらう必要がありますが、立替金は明確な期日を定めずに負担するケースが一般的です。よって、一度立替金として処理した後に「回収が難しい」と判断した場合は、貸付金として計上し直さなければなりません。

また、渡した金銭の使用目的が決まっていないのも貸付金の特徴です。用途が具体的な場合は立替金として処理できます。

預り金とは、本来会社負担ではない費用を従業員や取引先から預かって支払った場合に用いる勘定科目です。給与から天引きする社会保険料は、「従業員の給与を一時的に預かって本人の代わりに第三者へ支払う仕組み」のため預り金に該当します。また、天引きした給与を本人に支払う処理でも預り金の勘定科目を使用します。

預り金と立替金、どちらを用いるかは「誰のお金で支払うか」によって変わります。預り金は従業員や取引先の金銭で、立替金は会社の金銭です。本来負担する人から先に金銭を預かっているか、もしくは立て替えたあとで返済してもらうかで、預り金と立替金は区別できます。

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立替経費とは、本来会社が負担すべき経費や費用を従業員が一時的に負担して支払った経費を指す言葉で、「立替購買」や「立替払い」とも呼ばれます。会社が購入すべき事務用品を従業員が購入した場合や、会社負担の交通費や交際費を従業員が支払った場合などが該当します。

立替経費が発生した場合は、会社に経費精算の申請をします。経費精算のルールは会社によって異なるため、あらかじめ確認しておくと安心です。

なお、立替経費は勘定科目ではありません。そのため経理処理の際には、「消耗品」や「交通費」などの勘定科目をそれぞれ用います。立替金と立替経費は、負担すべき人（会社）と負担した会社（人）が逆であると理解しておけばわかりやすいでしょう。

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立替金が発生した場合は、立替金を支払ったときと立替金を回収したときの両方で仕訳が必要です。立替金は一時的に支払った金銭のため、本来負担すべき従業員や取引先などから回収しなければなりません。それぞれの仕訳については、以下のとおりです。

立替金を支払った場合、その旨を帳簿に記載する必要があります。記載した金額は会社の「資産」として扱います。

なお、従業員個人へ立て替えたものは「従業員立替金」といいますが、勘定科目については社内で統一されたものを使用してください。

【社員旅行で従業員が負担すべき15,000円の費用を現金で立て替えたとき】

【取引先が支払うべき80,000円の材料費を普通預金で立て替えたとき】

立替金を回収した際も、その旨を帳簿に記載する必要があります。立替金が長期にわたって返済されない場合は、立替金から貸付金へと勘定科目を変更しなければなりません。

返済期間を設けることで、返済利息を計上することも可能になります。

【会社が従業員の代わりに立て替えた15,000円を現金で回収したとき】

【取引先が支払うべき80,000円の材料費を小切手で回収したとき】

【後日、80,000円の小切手を現金化して普通預金に振り込んだ場合】

立替金は取引先や従業員などが本来負担すべき金銭を会社が代理で立て替えただけにすぎないため、原則として消費税の対象にはなりません。

ただし、立て替えていた手数料や送料を他に合算して請求したり、区分なく通常の請求書で徴収したりする場合は立替金が課税対象になるので注意しましょう。

立替金は、できるだけ早く処理を行う必要があります。というのも、長期にわたって回収できていないと、「立替金」ではなく「貸付金」にあたると見なされ税務署から指摘される懸念があるためです。貸付金の場合には受取利息を計上しなければならず、申告漏れと判断されれば追徴課税になり得るので注意が必要です。

また、領収書の扱いにも慎重さが求められます。取引先が負担する金銭を立て替えた場合、取引先から立替金を回収したタイミングで渡しましょう。立替金の回収前に領収書を渡してしまうと、立替金を回収できなくなる恐れもあります。

立替金とは、社内外に関係なく、従業員や取引先などが本来負担すべき金銭を会社が一時的に立て替えた場合の処理に用いる勘定科目です。必要な金額が明確になっている状態で、明確な期日を定めず、会社が立て替えた後に返済してもらうものという点で、仮払金や貸付金、預り金などの勘定科目とは異なります。

また、経費立替は立替金とは逆で、本来会社側で負担すべき金銭を従業員などが一時的に負担して支払った経費を指します。いずれも混同しやすいので注意しつつ、正しく理解するようにしましょう。

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立替金とは、社内・社外や個人・法人を問わず、従業員や取引先などが負担すべき金銭を一時的に会社が立て替えたときの仕訳に用いる勘定科目です。

詳しくは記事内の「立替金とは」で解説しています。

仮払金とは、事前に概算で支払った費用を指します。立替金と仮払金の違いは、必要な金額が明確になっているか、もしくは必要な資金を事前に仮の状態で支給するか、という点です。

詳しくは記事内の「立替金と仮払金の違い」で解説しています。

立替経費とは、本来会社で負担すべき経費や費用を従業員が一時的に負担して支払った経費をいいます。なお、立替経費は勘定科目ではありません。負担すべき人（会社）と負担した会社（人）が逆である点が、立替金と立替経費の違いです。

詳しくは記事内の「立替金と立替経費の違い」で解説しています。