下請法に該当する取引を行う場合、発注者側は法律で決められている記載事項を盛り込んだ発注書を受注者に対して発行する必要があります。適切な取引を行うためには、下請法が対象とする取引の種類・発注者の義務を押さえたうえで、発注書に記載すべき項目が何かを理解しておくことが大切です。

本記事では、下請法における禁止行為や発注書の保存期限なども含めて解説します。

• 下請法とは
• 対象の4つの取引
• 発注者の義務
• 下請法に沿った発注書とは
• 発注書に必要な記載事項
• 共通記載事項
• 例外的な書面の交付
• 下請法に則った発注をするうえでの注意点
• 下請法の禁止行為
• 下請法に違反したときの罰則
• 発注書の保存期限
• まとめ
• フリーランス・業務委託先への発注を効率化する方法

下請法は正式には「下請代金支払遅延等防止法」と呼ばれ、発注する事業者（親事業者）の優越的な地位の濫用を禁じた法律であり、下請けの事業者の保護を目的としています。不当に代金を減額したり、支払いを遅延したりすることを禁止しており、発注者・受注者の双方が公正な取引を行えるように公正取引委員会が監督を行っています。

下請法の適用を受ける取引は、製造委託・修理委託・情報成果物作成委託・役務提供委託の4種類です。下請取引と見なされる範囲は、取引内容と取引当事者の資本金によって以下のように決められています。

発注者側の義務は下請法によって、「書面の交付」「支払期日を決める」「書類の作成・保存」「遅延利息の支払い」の4つが定められています。発注者は受注者に対して、口頭ではなく書面で具体的な発注内容を伝える必要があります。

支払期日に関しては、物品や成果物を受領した日から数えて60日以内に設定しなければなりません。また、発注書などの取引記録は2年間の保存義務があります。

そして、発注者側が支払期日までに下請代金を支払わなかった場合には、遅延した日数に応じて年率14.6％の遅延利息を支払うことが定められています。

公正な取引と認められるためには、下請法に沿った形で発注書を作成しなければなりません。発注書に記載すべき項目や例外的な書面の取り扱いについて解説します。

下請法によって定められた発注書に記載すべき必要事項は、次の12項目です。下請法第3条に基づくため、「3条書面」と呼ばれています。

上記の12項目をきちんと盛り込んでおけば、発注書の様式に決まりはありません。発注後にただちに書面を発行しなければ、50万円以下の罰金が科されてしまう恐れもあるので注意が必要です。

下請取引は継続的に行われることもめずらしくないので、支払方法など取引の基本条件が毎回同じ（共通記載事項）であれば、事前に別の書面で通知しておくことで発注書への記載が省略できます。発注書との関連付けを行うことが必要です。

発注書に記載する内容で、あらかじめ決められない正当な理由がある場合は、その項目を記載せずに発注書を発行することができます。たとえば、ソフトウェアの最終的な仕様が確定していなくて、正確な委託内容を記載できないケースなどです。

「内容が決められない理由」と「内容を決めることになる予定期日」を発注書に記載しておく必要があります。そして、内容が確定した後に補充書面を発行しなければなりません。

下請法をきちんと守ったうえで発注を行うためには、法律で定められている禁止行為や取引記録の保存期限を理解しておく必要があります。どのようなルールとなっているのかを解説します。

下請法には、発注者側が行ってはいけない11項目の禁止行為があります。たとえ違法性の認識がなかったり、受注者側の同意を得ていたりしても違反行為となってしまうので気をつけましょう。

【下請法の禁止行為】

下請法によって定められている義務を果たさなかったり、11項目の禁止行為に該当したりする場合には罰則が科されることもあります。民事上の損害賠償責任を負うリスクもあるので充分に注意が必要です。

発注書面の交付義務や書類の作成・保存の義務に違反したときは、罰金として50万円が科される恐れがあります。正当な理由なく立入検査を拒んだり、虚偽の報告を行ったりしたときには、50万円以下の罰金が科されます。

また、11項目の禁止行為違反については、公正取引委員会からの勧告・指導の処分を受ける場合があります。勧告を受けると企業名や違反内容が、公正取引委員会のWebサイトなどで公表されます。

なお、勧告にも従わない悪質なケースでは、独占禁止法に基づく排除措置命令もしくは課徴金納付命令が行われるケースがあるので注意が必要です。

発注者側が発注書を保存しなければならない期間は、下請法第5条によって2年間と定められています。いわゆる5条書類と呼ばれるものであり、給付内容や下請代金の金額など取引記録を示す発注書を作成して保存することは義務です。

気をつけておきたいポイントは、税法上定められた保存期間とは異なる点です。税法では発注書や注文書の保存期限は法人の場合、原則として7年間となっています。

事業者間の取引において、発注者・受注者のパワーバランスを適切に保つために下請法が存在しています。下請法に定められた義務や禁止行為をきちんと守り、法律に沿った形で発注書を作成して、保存することが大切です。ただ、取引量が多くなるほど受発注管理業務の負担は大きくなってしまいます。業務負担を軽減し、円滑な取引を行うために受発注サービスの利用を検討してみましょう。

フリーランスや業務委託先との取引が多い企業にとって、手間がかかるのが発注業務です。

一口に発注業務といっても、契約や発注、請求など対応すべき作業は多岐にわたり、管理が行き届かないケースがあります。たとえば、法令にもとづく適切な発注ができていなかったり、請求書の提出期日が守られなかったり、請求書の不備で差し戻しが発生したりなどの課題が挙げられるでしょう。

このような課題を抱えている発注担当者におすすめしたいのが、業務委託管理システム「freee業務委託管理」です。

freee業務委託管理を活用すると、フリーランスや業務委託先への発注に関する手続きや取引情報のすべてを一元管理できるようになります。契約締結から発注、業務期間のやり取り、納品、検収、請求、支払いまで、一連の対応をクラウド上で完結できるため、管理コスト削減や業務効率化、取引に関するトラブルのリスク低減などのメリットをもたらします。

また、フリーランスや業務委託先との過去の取引履歴や現在の取引状況の管理も可能です。発注実績や評価を社内共有しやすく、業務委託の活用による従業員のパフォーマンス向上が期待できます。

freee業務委託管理の主な活用メリットは以下のとおりです。

初めて取引を行うフリーランスや業務委託先と契約を締結する際、freee業務委託管理を使えば、クラウド上でのスムーズなやり取りが可能です。

契約書はそのままクラウド上に保管されるため、契約情報をもとに発注内容を確認したり、契約更新時のアラート通知を受け取ったりすることもできます。

発注書の作成・送付は、フォーマットに業務内容や報酬、納期などを入力するだけで完了します。

また、発注業務をメールや口頭でのやり取りで行っていると、管理上の手間がかかるのはもちろん、発注内容や業務進捗などを把握しづらいこともあるでしょう。freee業務委託管理は発注内容が可視化され、プロジェクトの業務進捗や残予算をリアルタイムに把握するうえでも役立ちます。

発注業務でもっとも忘れてはならないのが、請求管理です。報酬の支払い漏れや遅延は企業の信用に関わるため、情報の一元管理によって正しく効率的に行う必要があります。freee業務委託管理ならフリーランスや業務委託先が請求書を発行する際も、ワンクリックで発注書に連動した請求書を作成可能。請求書の回収状況が一覧で確認できるほか、請求処理に関する上長や経理担当者の承認作業もクラウド上で行えます。

確定申告の際に必要な支払明細書（支払調書）も、フリーランスや業務委託先ごとに発行できます。発行した支払明細書（支払調書）はPDFでダウンロードしたり、メールで送付したりすることも可能です。

近年、発注側の企業がフリーランスや業務委託先に対して優越的地位を濫用するリスクを防ぐため、下請法やフリーランス保護新法（2024年11月1日施行予定）にもとづく適切な発注対応が求められています。また、インボイス制度や電子帳簿保存法の要件を満たす書類の発行・保存も不可欠です。

こうした法令に反する対応を意図せず行ってしまった場合も、発注側の企業に罰則が科される可能性があるため、取引の安全性を確保する必要があります。freee業務委託管理なら既存の法令はもちろん、法改正や新たな法令の施行にも自動で対応しているため、安心して取引を行うことができます。

業務委託管理システムを導入する際は、発注業務の担当者が使いやすい環境を整えることも欠かせません。freee業務委託管理は、ご希望に応じて、オンプレミスとの連携や新たな機能の開発などのカスタマイズも可能です。また、LINE・Slack・Chatwork・freee・CloudSign・Salesforceなど、各種ツールとの連携もできます。

より詳しくサービスについて知りたい方は、無料ダウンロード資料「1分で分かるfreee業務委託管理」をぜひご覧ください。