支払明細書とは、企業間の取引内容に関連する支払金額の内訳を把握するために、金銭を支払う側が発行する書類です。支払明細書にはさまざまな種類があり、それぞれ発行タイミングが異なります。

本記事では、支払明細書の役割や領収書・請求書との違い、種類ごとの発行タイミングについて解説します。また、支払明細書に記載する項目や保管方法についても解説しているので、作成の参考にしてください。

• 支払明細書とは
• 支払明細書と領収書の違い
• 支払明細書と請求書の違い
• 支払明細書の発行目的
• 取引内容の相互確認
• 支払金額の説明
• 支払明細書の種類と発行タイミング
• 給与・賞与の支払明細書
• 業務を外注する際の支払明細書
• 配当金の支払明細書
• 退職金の支払明細書
• 支払明細書に記載する項目
• ① 書類名
• ② 発行日
• ③ 受取側の企業もしくは個人名
• ④ 発行側の企業もしくは個人名
• ⑤ 管理ナンバー
• ⑥ 残高情報
• ⑦ 取引内容
• 支払明細書の保管方法
• 支払明細書はテンプレートから作成するのがおすすめ
• まとめ
• フリーランス・業務委託先への発注を効率化する方法
• よくある質問

支払明細書とは、企業間の取引内容に関連する支払金額の内訳を把握するために、金銭を支払う側が発行する書類です。取引上の支払明細と金額が確定したことを知らせるためのもので、請求書を発行する前に作成します。

なお、支払明細書は法的に発行義務がありません。しかし、支払明細書を発行することで、取引内容や支払金額に関する認識の齟齬を事前に防止できます。

支払明細書と領収書の違いは、書類受け取り時に金銭の受け渡しが完了しているかどうかです。

支払明細書は支払い前に発行されるのに対し、領収書は支払いを終えた後に発行されます。

支払明細書と請求書の違いは、発行目的と発行されるタイミングです。

支払明細書は内訳の確認を主な目的としているのに対し、請求書は料金の請求を目的に発行される書類です。そのため、請求書は支払明細書の内容をもとに発行されるため、支払明細書の後に発行されるのが基本です。

支払明細書は法的に発行義務はないものの、取引内容に相違がないか、金額の内訳を取引先に正しく伝えるために必要な書類です。

支払いにおける内訳・金額にミスがないか、支払い側である企業と受け取り側の両者で確認し合う目的でも発行されます。

ここでは、支払明細書を発行する主な目的として以下の2つを解説します。

支払明細書は、企業間での商取引における請求書の発行前に、取引内容を企業間の相互で確認することを目的とした書類です。

支払明細書を確認することによって、取引ごとの詳細な内容を把握することができるようになるため、複数の取引があった場合などは取引内容に関するトラブルなどを未然に防ぐ効果が期待できます。

なお、支払明細書の発行は、基本的に請求側が発行します。

支払明細書は、支払金額の説明を目的に発行される場合もあります。

たとえば、給与や配当金を支払う際、源泉徴収や税金、社会保険料が差し引かれるのが一般的です。そのため、金銭を受け取る側が、差し引かれている金額や項目を把握できないことが懸念されます。

したがって、トータルの支払金額・差し引き後の金額・差し引き金額の内訳などを受け取り側に説明するために、支払明細書が必要になります。また、取引内容の相互確認時と異なり、支払金額の説明時は支払う側が発行するのが基本です。

支払明細書にはさまざまな種類があり、それぞれ発行されるタイミングも異なります。ここでは、以下に挙げる代表的な支払明細書の種類別に、それぞれが発行されるタイミングについて解説します。

給与・賞与の支払明細書が発行されるのは、企業が従業員に対して給与・賞与を支払うときです。給与・賞与における支払明細書とはいわゆる「給与明細」を示しており、給与や賞与の支給額に加え、控除項目や差引支給額が記載されている書類です。

なお、所得税法により給与明細の発行は義務付けられているため、給与を支払う側は注意が必要です。

出典：e-Gov法令検索「所得税法 二百三十一条」

支払明細書は、外部の業者もしくは個人に委託した業務の報酬支払い時に発行する場合があります。委託した業務の内容や報酬額、源泉徴収の有無などを記載するのが一般的です。

株主に対し、企業側から配当金を支払う際に支払明細書を発行するケースがあります。

配当金の支払明細書に記載されている項目は、所有株式数や1株ごとの配当金、合計の配当金額や税額が差し引かれた分の金額などです。

従業員に退職金を支給する際、支払明細書の発行が要求される場合があります。退職金に関する支払明細書は、退職金支給通知書・退職金明細書とも呼ばれます。

記載されている項目は給与・賞与の支払明細書と同様の内容に加え、入退職日・勤続年数などです。

支払明細書は、請求書と形式が似通いやすい傾向にあるため、書類名として「支払明細書」と記載することが重要です。請求書兼支払明細書と記載することで、請求書と同様の意味をもつ書類にもなります。

「書類名」の横に、実際に発行した日付を記載します。日付の記載により、どのタイミングで発生した取引か把握しやすくなります。

相手側の企業名に加え、担当者の氏名も記載しましょう。なお、企業名・氏名を両方記載する際は、「御中」「様」を二重に使用しないよう注意してください。

自社の企業名（もしくは個人名）を記載します。発行側の情報が未記載の場合、支払明細書としての効果を発揮されないので必ず明記しましょう。

また、会社印は企業名・住所に被せるような位置に押印するのが一般的です。押印も義務ではありませんが、押印することで「正式な書類である」ことを証明できます。

管理ナンバーとは、発行側が支払明細書を管理しやすくするためのものです。管理ナンバーは必須項目ではないものの、取引先の数が膨大になる場合は記載しておいたほうが管理が楽になります。

請求書の管理コードや取引先IDなど、管理・把握しやすいナンバーを記載しておきましょう。

支払明細書の残高情報とは、取引における未払いの金額や支払いの進捗状況を示す情報のことを指します。取引日・支払日に数ヶ月のズレがある場合などに、残高情報の記載が必要になります。

なお、取引が1ヶ月間のみの場合は残高情報を記載する必要はありません。

支払義務の発生日や支払項目、内訳・小計などを記載します。実際に取引した内容を、一見しただけで把握できるように記載しましょう。

領収書・請求書といった書類は法人税や消費税法により保管期間が定められているのに対し、支払明細書には保管期間の定めがありません。

しかし、領収書が発行されない場合や請求書と支払明細書をまとめて発行する場合などは、支払明細書も領収書・請求書と同様の意味合いをもつことがあります。

そのため、たとえ法律で保管期間が定められていなくても保管しておいたほうがよいでしょう。

freee業務委託管理であれば、支払明細書をはじめとした各書類の保管が容易になります。

取引の度に支払明細書を一から作成するのは非効率のため、支払明細書を発行する際はテンプレートを使用することを推奨します。

支払明細書のテンプレートは、freeeでもダウンロードできます。freeeの無料テンプレート集では、いくつかの部門に分かれた各種書類のテンプレートもご用意しているので、支払明細書をはじめとした書類発行時にお役立てください。

支払明細書は、取引内容の相互確認や支払い金額の説明といった役割をもつ書類です。領収書や請求書と混在しやすい部分もあるため、それぞれ違いを把握しておく必要があります。

また支払明細書は、種類ごとに発行のタイミングが異なるのも特徴です。記載項目や保管方法も理解しつつ、取引内容を正確に把握できる支払明細書を作成しましょう。

フリーランスや業務委託先との取引が多い企業にとって、手間がかかるのが発注業務です。

一口に発注業務といっても、契約や発注、請求など対応すべき作業は多岐にわたり、管理が行き届かないケースがあります。たとえば、法令にもとづく適切な発注ができていなかったり、請求書の提出期日が守られなかったり、請求書の不備で差し戻しが発生したりなどの課題が挙げられるでしょう。

このような課題を抱えている発注担当者におすすめしたいのが、業務委託管理システム「freee業務委託管理」です。

freee業務委託管理を活用すると、フリーランスや業務委託先への発注に関する手続きや取引情報のすべてを一元管理できるようになります。契約締結から発注、業務期間のやり取り、納品、検収、請求、支払いまで、一連の対応をクラウド上で完結できるため、管理コスト削減や業務効率化、取引に関するトラブルのリスク低減などのメリットをもたらします。

また、フリーランスや業務委託先との過去の取引履歴や現在の取引状況の管理も可能です。発注実績や評価を社内共有しやすく、業務委託の活用による従業員のパフォーマンス向上が期待できます。

freee業務委託管理の主な活用メリットは以下のとおりです。

初めて取引を行うフリーランスや業務委託先と契約を締結する際、freee業務委託管理を使えば、クラウド上でのスムーズなやり取りが可能です。

契約書はそのままクラウド上に保管されるため、契約情報をもとに発注内容を確認したり、契約更新時のアラート通知を受け取ったりすることもできます。

発注書の作成・送付は、フォーマットに業務内容や報酬、納期などを入力するだけで完了します。

また、発注業務をメールや口頭でのやり取りで行っていると、管理上の手間がかかるのはもちろん、発注内容や業務進捗などを把握しづらいこともあるでしょう。freee業務委託管理は発注内容が可視化され、プロジェクトの業務進捗や残予算をリアルタイムに把握するうえでも役立ちます。

発注業務でもっとも忘れてはならないのが、請求管理です。報酬の支払い漏れや遅延は企業の信用に関わるため、情報の一元管理によって正しく効率的に行う必要があります。freee業務委託管理ならフリーランスや業務委託先が請求書を発行する際も、ワンクリックで発注書に連動した請求書を作成可能。請求書の回収状況が一覧で確認できるほか、請求処理に関する上長や経理担当者の承認作業もクラウド上で行えます。

確定申告の際に必要な支払明細書（支払調書）も、フリーランスや業務委託先ごとに発行できます。発行した支払明細書（支払調書）はPDFでダウンロードしたり、メールで送付したりすることも可能です。

近年、発注側の企業がフリーランスや業務委託先に対して優越的地位を濫用するリスクを防ぐため、下請法やフリーランス保護新法（2024年11月1日施行予定）にもとづく適切な発注対応が求められています。また、インボイス制度や電子帳簿保存法の要件を満たす書類の発行・保存も不可欠です。

こうした法令に反する対応を意図せず行ってしまった場合も、発注側の企業に罰則が科される可能性があるため、取引の安全性を確保する必要があります。freee業務委託管理なら既存の法令はもちろん、法改正や新たな法令の施行にも自動で対応しているため、安心して取引を行うことができます。

業務委託管理システムを導入する際は、発注業務の担当者が使いやすい環境を整えることも欠かせません。freee業務委託管理は、ご希望に応じて、オンプレミスとの連携や新たな機能の開発などのカスタマイズも可能です。また、LINE・Slack・Chatwork・freee・CloudSign・Salesforceなど、各種ツールとの連携もできます。

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支払明細書は、取引内容の相互確認や支払い金額の説明に役立つため、発行が推奨されている書類です。

詳しくは記事内「支払明細書の発行目的」をご覧ください。

支払明細書・領収書・請求書には、発行のタイミングや使用目的といった違いがあります。

詳しくは記事内「支払明細書と領収書の違い」、「支払明細書と請求書の違い」をご覧ください。

支払明細書の記載項目は、以下のとおりです。

• ・書類名
• ・発行日
• ・企業名（相手側）
• ・企業名（発行側）
• ・管理ナンバー
• ・残高情報
• ・取引の内容
• ・押印

詳しくは記事内「支払明細書に記載する項目」をご覧ください。

2023年10月より導入されたインボイス制度により、支払明細書を適格請求書として取り扱えるようになりました。

インボイス制度と支払明細書の関連性についての詳細は別記事「インボイス制度で支払明細書・支払通知書はどう変わる？ 適格請求書として扱うための書き方について解説」をあわせてご確認ください。