自社業務を効率化する一つの方法として、業務委託先を探すことがあげられます。働き方も多様化しており、外部のフリーランスを活用することでコスト削減にもつなげられます。

ただ、円滑に管理を行うためには受発注プロセスそのものの見直しも必要です。本記事では、フリーランスの見つけ方と受発注管理の基本的なポイントについて解説します。

• 業務委託とフリーランスの違い
• さまざまな契約の種類
• 業務委託やフリーランスへの求人方法
• クラウドソーシングで探す
• 求人サイトで探す
• 自社ホームページで求人募集する
• 業務委託時に発注側がチェックするポイント
• スキルがあるかどうか
• 進捗管理で思わぬ工数も
• 受発注管理も適切に
• 受発注プロセス
• システム導入
• まとめ
• フリーランス・業務委託先への発注を効率化する方法

業務委託とフリーランスという言葉は同じような意味でとらえられることが多いものの、両者には違いがあります。業務委託が法律上の契約行為であるのに対して、フリーランスは個人事業主などの働き方を指します。

フリーランスが業務委託として仕事をすることはありますが、必ずしも業務委託契約を結ぶというものでもありません。また、民法では業務委託契約という言葉はなく、契約形態によって請負・委任・準委任契約といった種類に分けられます。

一般的に業務委託契約と呼ばれるものは、業務に対する責任や法律に関する業務を行うかどうかで契約の種類が決まっています。まず、請負契約は決められた業務を期日内までに完成させることを目的としています。

成果物に対する責任を受託者は負うことになり、瑕疵が見つかれば業務が終了しても修正対応などに応じる必要があります。成果物を完成させることで報酬を得る仕組みであり、業務に充てる時間やプロセスなどに制約は受けません。

委任契約と準委任契約は民法で定められているものであり、業務を行った行為そのものに対して報酬が支払われる点が請負契約と異なります。委任契約は法律行為に携わる弁護士などの業務のことで、法律行為を伴わない業務の場合は準委任契約です。

業務委託で仕事を発注できる相手やフリーランスを見つけるには、いくつかの方法があります。「クラウドソーシングで探す」「求人サイトで探す」「自社のホームページで募集する」のそれぞれの方法について解説します。

自社の業務を外注できる相手を探す方法として、クラウドソーシングがあります。クラウド（群衆）とソーシング（業務委託）を組み合わせた言葉であり、インターネットを介して不特定多数の中からマッチングする人を探すサービスのことです。

業務内容によってプロジェクト式・コンペ式・タスク式などの募集方法があり、クラウドソーシングサービスに登録することで利用できます。

運営会社によって一定の手数料はかかりますが、短期間で必要な人材を確保し、スピーディーに業務を完了させたいときには利用してみるのも一つの方法です。

求人サイトと聞くと従業員を募集するために利用するイメージもありますが、業務委託先を探す手段としても活用できます。クラウドソーシングと比べて、より本格的、かつ長期的に業務を依頼したい場合などに有効な手段です。

求人サイトによって特定の業種・職種に強いといった面があるので、募集をかけるサイトが自社に合ったものかをよく検討してみましょう。

自社のホームページを使って、人材を募る方法もあります。自社の事業内容や業務に求めるスキルなどをアピールできるので、目的に合った人材を集められる点がメリットです。さらに募集コストを抑えられるメリットがありますが、クライドソーシングサービスや求人サイトと違って、人材を確保するまでにはそれなりに時間がかかる場合もあります。

業務委託を行う相手が見つかったときには、適性をよく見極める必要があります。どのような点に気をつけるべきかについて見ていきましょう。

応募者の適性を判断するポイントとしては、まずは業務を遂行するだけの能力があるかをチェックすることが重要です。過去の仕事の実績などは必ず確認するようにしましょう。

また業務に必要な知識やスキルだけでなく、「コミュニケーションに問題がないか」「納期を守る人物か」といった面も判断材料です。いくら能力が高い人物であっても、日頃のやりとりや人柄に難があると、かえって業務負担も増えてしまいます。可能であれば、本格的な業務の前に簡単な業務を任せてみるなど、ある程度時間をかけて、人材の選定を行うのも有効です。

人材の見極めと並んで重要なのは、発注側で進捗管理に問題がない体制を整えられるかという点です。メールやFAXでのやりとりでは業務効率も悪くなってしまうので、チャットツールを活用するなど工夫をしてみましょう。

また、複数の業務委託先を抱えてしまうと、進捗管理をするのも手間がかかってしまいがちです。紙の書類でのやりとりを減らし、電子データをクラウド上で保存するといった取り組みも念頭においておきましょう。

マネジメントも考えた上で運用していかなければ、社内の業務負担を減らすはずが、かえって負担増となってしまう恐れもあります。管理に影響を与えるリスクを洗い出して、早めに対策を講じることが重要です。

業務委託先とうまく連携をしながら業務の効率化を図るには、受発注管理をきちんと進めていくことが大切です。受発注のプロセスに問題がないかをチェックし、必要なシステムの導入も検討しましょう。

受発注管理においては、発注側と受注側の双方にさまざまな作業が伴います。それぞれの主なプロセスを取り上げると、次の通りです。

これらのプロセスを電話やメールのやりとり、紙の書類での保管・Excelでのデータ管理だけで行うのは双方の負担も大きくなります。書類の記載ミスやデータの入力ミスなどが発生してしまえば、業務の進捗にも影響が出てしまいます。

また、発注側が複数人で管理を行っていても、統一したフォーマットやソフトを使用していなければ、情報共有にも時間がかかってしまい、思うように業務を効率化できないといった場面も見られるでしょう。

一度決めた管理体制でそのまま運用するのではなく、定期的な見直しも必要です。実際に受発注管理を担う社員の意見や、業務委託先の要望なども踏まえながら自社に適した管理体制を整えてみましょう。

受発注管理についての業務負担やコスト削減を考える際には、受発注システムの導入を検討してみるのも有効な手段です。クラウド型の受発注システムであれば、受発注プロセスの短縮化やデータ管理の一元化、情報共有の効率化などを実現できます。

発注書や見積書など必要な情報を入力すれば、自動的に受発注に必要なプロセスをクリアできるので、統一されたフォーマットで運用できます。クラウドで一元管理を行えるので、進捗状況の把握や決裁などもスムーズに行えます。

最近では、受発注システムにチャットツールが備わっているものも登場しています。クラウド上のデータを共有しながら発注側・受注側のやりとりができるため、コミュニケーションも円滑になります。電子帳簿保存法に対応したシステムであれば、電子取引そのものが税務上の証明として取り扱われるのでデータ管理も簡素化できます。

業務の効率化やコスト削減を考えるならば、業務委託先を確保することは重要です。クラウドソーシングや求人サイトなどを利用して、有用な人材を募集してみましょう。同時に、受発注プロセスを見直すためにも、システムの導入を検討することも必要です。受発注プロセスを圧縮して、業務委託先とうまく連携のとれる体制を整えることを重視してみてください。

フリーランスや業務委託先との取引が多い企業にとって、手間がかかるのが発注業務です。

一口に発注業務といっても、契約や発注、請求など対応すべき作業は多岐にわたり、管理が行き届かないケースがあります。たとえば、法令にもとづく適切な発注ができていなかったり、請求書の提出期日が守られなかったり、請求書の不備で差し戻しが発生したりなどの課題が挙げられるでしょう。

このような課題を抱えている発注担当者におすすめしたいのが、業務委託管理システム「freee業務委託管理」です。

freee業務委託管理を活用すると、フリーランスや業務委託先への発注に関する手続きや取引情報のすべてを一元管理できるようになります。契約締結から発注、業務期間のやり取り、納品、検収、請求、支払いまで、一連の対応をクラウド上で完結できるため、管理コスト削減や業務効率化、取引に関するトラブルのリスク低減などのメリットをもたらします。

また、フリーランスや業務委託先との過去の取引履歴や現在の取引状況の管理も可能です。発注実績や評価を社内共有しやすく、業務委託の活用による従業員のパフォーマンス向上が期待できます。

freee業務委託管理の主な活用メリットは以下のとおりです。

初めて取引を行うフリーランスや業務委託先と契約を締結する際、freee業務委託管理を使えば、クラウド上でのスムーズなやり取りが可能です。

契約書はそのままクラウド上に保管されるため、契約情報をもとに発注内容を確認したり、契約更新時のアラート通知を受け取ったりすることもできます。

発注書の作成・送付は、フォーマットに業務内容や報酬、納期などを入力するだけで完了します。

また、発注業務をメールや口頭でのやり取りで行っていると、管理上の手間がかかるのはもちろん、発注内容や業務進捗などを把握しづらいこともあるでしょう。freee業務委託管理は発注内容が可視化され、プロジェクトの業務進捗や残予算をリアルタイムに把握するうえでも役立ちます。

発注業務でもっとも忘れてはならないのが、請求管理です。報酬の支払い漏れや遅延は企業の信用に関わるため、情報の一元管理によって正しく効率的に行う必要があります。freee業務委託管理ならフリーランスや業務委託先が請求書を発行する際も、ワンクリックで発注書に連動した請求書を作成可能。請求書の回収状況が一覧で確認できるほか、請求処理に関する上長や経理担当者の承認作業もクラウド上で行えます。

確定申告の際に必要な支払明細書（支払調書）も、フリーランスや業務委託先ごとに発行できます。発行した支払明細書（支払調書）はPDFでダウンロードしたり、メールで送付したりすることも可能です。

近年、発注側の企業がフリーランスや業務委託先に対して優越的地位を濫用するリスクを防ぐため、下請法やフリーランス保護新法（2024年11月1日施行予定）にもとづく適切な発注対応が求められています。また、インボイス制度や電子帳簿保存法の要件を満たす書類の発行・保存も不可欠です。

こうした法令に反する対応を意図せず行ってしまった場合も、発注側の企業に罰則が科される可能性があるため、取引の安全性を確保する必要があります。freee業務委託管理なら既存の法令はもちろん、法改正や新たな法令の施行にも自動で対応しているため、安心して取引を行うことができます。

業務委託管理システムを導入する際は、発注業務の担当者が使いやすい環境を整えることも欠かせません。freee業務委託管理は、ご希望に応じて、オンプレミスとの連携や新たな機能の開発などのカスタマイズも可能です。また、LINE・Slack・Chatwork・freee・CloudSign・Salesforceなど、各種ツールとの連携もできます。

より詳しくサービスについて知りたい方は、無料ダウンロード資料「1分で分かるfreee業務委託管理」をぜひご覧ください。