シェアードサービスとは、業務効率や運用コスト削減を目的とした企業改革の一つです。業務の専門化や品質向上など期待できるさまざまなメリットがありますが、導入に際して労力やコストがかかるデメリットもあります。

本記事では、シェアードサービスのメリットやデメリット、導入した大手企業の成功事例などを詳しく解説します。

• シェアードサービスとは
• BPOとの違い
• シェアードサービスの対象業務
• 人事労務業務
• 総務業務
• 経理財務業務
• IT業務
• シェアードサービス部門の設置箇所
• 本社における一部門として設置する
• 子会社化し独立して設置する
• シェアードサービスを導入するメリット
• 運用コストの削減・業務の効率向上
• 業務の専門化と品質向上
• 人材を有効活用できる
• シェアードサービスを導入するデメリット
• 導入に時間とコストがかかる
• トラブル時の対応が困難になる
• 社員のモチベーション維持が難しい
• シェアードサービスを実施する企業の成功事例
• NEC
• 大和ハウス工業
• P＆G
• 業務の効率化をさらに図るためには
• まとめ
• よくある質問

シェアードサービスとは、複数のグループ企業の事業部が、経理・総務・人事などの間接部門の業務（サービス）を一箇所に集約し共有（シェア）することで、グループ企業全体の業務効率やコスト削減を図る企業改革のひとつです。

間接部門の主な業務は、以下のとおりです。

シェアードサービスセンターとは、シェアードサービスの導入を通じて各グループ企業の間接部門を集約し一括して運用する組織です。ひとつの部門として本社内に設置されるか、または子会社として独立して設置される場合もあります。

シェアードサービスは世界各国の企業で導入されるほか、日本国内の大企業でも導入されています。

シェアードサービスと同じような仕組みとして、BPO（Business Process Outsourcin）があります。

間接部門の業務を社内において一括集約するシェアードサービスに対して、BPOは間接部門の業務を外部に委託するアウトソーシングの一種です。

委託先がグループ企業内か外部企業かによって名称は異なりますが、どちらも業務効率やコスト削減を目的とします。

シェアードサービスでは、日常的に繰り返し行う定型業務（ルーティン業務）が主な対象業務となります。一方で、高いスキルや専門的な知識が必要であり特定の人物のみが行えるなど、マニュアル化が難しい業務はシェアードサービスには適しません。

シェアードサービスの主な対象業務は以下のとおりです。

人事労務業務とは、組織の人材管理に関する業務のことで、多くの企業がシェアードサービスを導入しています。シェアードサービスの主な対象業務は以下のとおりです。

• 給与
• 賞与計算
• 社会保険の手続き
• 福利厚生の受付

なお、人材の採用や人事評価に関する業務は専門性が高いため、シェアードサービスには適さず導入率は低い傾向にあります。

総務業務とは、会社の組織全体を円滑に動かすためのさまざまな業務のことで、総務内で発生する定型業務がシェアードサービスの対象となります。主な対象業務は以下のとおりです。

経理財務業務とは、会社のお金の動きを管理する業務のことで、一般会計・債務、債権管理がシェアードサービスの主な対象業務です。

また、経理財務業務は定型業務が多くシェアードサービスを活用しやすいことから、導入率も高い傾向にあります。

しかし、管理会計・内部監査に関する業務は専門性が高いため、シェアードサービスには適しません。

IT業務とは、 会社内の情報処理システムやWEBサービスに関する業務のことです。シェアードサービスでは各グループ企業内に専門スタッフを雇用するのではなく、数名のスタッフを一箇所に集約することで対応します。

主な対象業務は以下のとおりです。

• ハードウェア・ソフトウェアの管理・サポート
• アプリケーション開発や保守・運用
• セキュリティ管理
• ネットワーク運用
• ヘルプデスク

ヘルプデスクは、パソコンの設置や操作方法のマニュアル作成など技術的にサポートする業務でシェアードサービスの対象になりやすく、活用することによって業務効率化を図れます。

シェアードサービスの活用ではシェアードサービス部門を設置しますが、本社の一部門として設置する方法と子会社として設置する方法の2種類があります。

本社内にシェアードサービス部門を設置するため、大幅な組織変更を必要とせず社員の混乱も少ないことから導入が容易です。

しかし、本社内の一部にあることから、シェアードサービスへの切り替えが明確にならず、従来のやり方や習慣に囚われやすいため業務効率やコスト削減といった組織改革に踏み切れないリスクがあります。

シェアードサービス部門を本社やグループ会社から独立し、子会社として設置します。

子会社は別会社として立ち上げるため、別法人となり管理しやすくなるほか、業務改善やコスト削減など組織改革を図れます。

しかし、初期コストや大規模な組織変更が必要となり、シェアサービス導入の難易度は上がるため、長期的な運用を踏まえた検討が必要です。

シェアードサービス導入によるメリットは以下のとおりです。

各グループ企業の間接部門の業務を一箇所に集約し、各事業所で管理していた人員や設備をまとめることができるため、企業全体の業務工数を削減できることから業務効率が向上します。さらに、管理費や人件費の削減にもつながるため、大幅な運用コストの削減となります。

間接部門の業務を集約し一元化することにより、各事業所で培った知識や技術を共有できるため専門性が高まるだけではなく、品質がより向上された業務を期待

業務を集約することで人材共有が可能となり、シェアードサービスを少人数で対応することができます。その結果、各グループ企業ごとに雇われていた間接部門の人材を、他部門に対して補填できるため、人材の有効活用や人手不足への対応が可能です。

シェアードサービス導入によるデメリットは以下のとおりです。

シェアードサービスの導入にあたり、各グループ企業の間接部門の業務に関する従来のシステムや運用方法を見直す必要があるため、一箇所に集約し一元化するまでに時間と労力は欠かせません。

また、シェアードサービスに合わせ新たなシステムを導入する場合は、コストも発生します。導入にかける時間とコストを踏まえ十分な検討が必要です。

各グループ企業に配置されている専門知識を持ったスタッフが一箇所に集約されるため、各グループ企業は専門スタッフの不在により社内で起きたトラブルに対し速やかに対処できない場合があります。

トラブルが起きた場合を想定し、各企業とシェアードサービスをつなぐ「窓口スタッフ」をあらかじめ配置することで対処が可能です。

シェアードサービスの業務は、日常的に繰り返し行う定型業務（ルーティン業務）が主な対象です。ルーティン化された業務は単調な作業となり、社員のモチベーションが低下する恐れがあります。

また、シェアードサービスの対象となる間接部門への異動を好まない社員もいるため、キャリアパスを明確に打ち出し、モチベーションの維持や人材流出しない体制を整えなければなりません。

実際にシェアードサービスを導入し、成功した大手企業の事例を紹介します。

多数のグループを抱えるNECでは、人事・総務・経理などの間接部門に対してシェアードサービスを導入しました。各グループごとに制度や習慣が異なり、人材の配置や業務改善の余地があったことから、さらなる効率化を図ることを目的として「NECマネジメントパートナー」を設立しています。

その結果、事務手続きにかかる時間短縮や、事務処理における工数を約3割削減しています。

各事業所がそれぞれ異なった独自のプロセスにより経理業務を行っていた大和ハウス工業では、入力作業や印刷業務に対してシェアードサービスを導入しました。各事業所ごとの業務要領によってミスが多発していたものの導入後は業務効率化が進み、ミスの削減につながったほか、従業員の心理的負担も軽減されています。

世界最大の消費財メーカーであるP&Gでは、80カ国以上で行われてきた経理・財務業務を中心としたバックオフィスに対して、組織変革を行いシェアードサービスを導入し集約化しました。

グローバルな機能を持ったシェアードサービスセンターが設立され、10億ドル以上のコスト削減や売上原価を3割以下に抑えるなどの大きな効果を生み出しています。

シェアードサービス導入により、業務効率化やコスト削減を見込めますが、導入までの労力とコストの発生や社員のモチベーション維持が難しいといったデメリットにも目を向けなければなりません。

さらなる専門性と業務品質の向上を狙うのであれば、アウトソーシングの一種であるBPO（Business Process Outsourcin）の活用も選択肢のひとつです。

労働力不足や人材不足を課題とする企業の多くは、BPOなどのアウトソーシングを活用し人材を確保することで、自社のリソース（人・物・金・情報）を企業活動の根幹事業に注力しています。その結果、BPOの需要は年々増加しています。

シェアードサービスとは、複数のグループ企業が抱える間接部門を一箇所に集約することで、グループ全体の業務効率とコスト削減を図る企業改革の一つです。シェアードサービスの活用では、シェアードサービスセンターを本社の一部門として設置する方法と子会社として設置する方法の2種類があります。

さらなる専門性と業務品質の向上を狙うのであれば、アウトソーシングの1種であるBPOの活用も選択肢の一つです。企業の現状や発生する労力やコストを踏まえ十分な検討が必要です。

シェアードサービスとは、複数のグループ企業が抱える間接部門を一箇所に集約することで、グループ全体の業務効率とコスト削減を図る企業改革です。

同じような仕組みにBPOがありますが、これはアウトソーシング（外部企業への委託）であり、社内に集約するシェアードサービスとは異なります。

詳しくは、記事内「シェアードサービスとは」をご覧ください。

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シェアードサービス導入によるメリットは、以下のようなものがあります。

• 運用コスト削減・業務の効率向上
• 業務の専門化と品質向上
• 人材の有効活用

詳しくは、記事内「シェアードサービスを導入するメリット」をご覧ください。