経費管理は個人事業主にとって重要な業務の一つですが、何を経費として計上できるか、また何を計上できないかの判断は難しい場合があります。

経費の支出管理に関する知識は、確定申告でも役立つため、正確に把握しておく必要があります。

本記事では、経費にできるもの・できないものについて紹介するとともに、経費の計上に必要な書類や家事按分の方法、経費の不正計上に対するペナルティについても解説します。経費の扱いに悩んでいる個人事業主の方は、ぜひ参考にしてください。

• 個人事業主の経費はどう判断するか
• 個人事業主が経費にできるもの【勘定科目別】
• 個人事業主が経費にできないもの
• 自身の生活や健康管理のための出費
• 個人として納める税金
• 私的な買い物や飲食費
• 家族への給料
• 資産として減価償却できる物品
• 借入金の返済
• 経費になるか判断が難しいもの
• カフェで作業をした際の飲食費
• 仕事で使用するスーツの代金
• 経費の計上に必要な証拠書類
• 証拠書類に必要な項目
• 証拠書類の代わりとなるもの
• 電子取引ではデータ保存が必要
• 経費計上の幅が広がる「家事按分」とは
• 家事按分できる費用とその計算例
• 青色申告は家賃や光熱費などを経費計上しやすい
• 経費の不正計上によるペナルティ
• 過少申告加算税
• 重加算税
• まとめ
• 確定申告を簡単に終わらせる方法
• よくある質問

経費とは、事業を行う上で発生した費用です。事業所得・不動産所得・雑所得の計算においては、仕入に伴う費用または販売費・一般管理費など業務上必要とされるものが経費として認められます。

国税庁では経費について以下のように定義していますが、個人事業主の場合、支出について事業とプライベートが曖昧になりやすく、経費にすべきかどうかの判断に悩むことがあります。

経費計上の一般的な判断基準は、正当な事業関連性があるかどうかです。

税務署から「事業に関係する経費であることの証明」を求められた際、事業に関わる費用であると客観的に証明できることが、経費計上できるかどうかの判断基準のひとつとなります。

たとえば、飲食代（接待交際費）であれば「取引先または見込客の誰と」「どのような必要性があって飲食したのか」を明確にできなければなりません。

発行された領収書を保管する際に、「打ち合わせ」「営業」といった支出の理由を書き添えておくなど、経費とする理由や必要性を確実に記載し取りまとめておくことが重要です。

個人事業主が経費にできるものについて、勘定科目別に紹介します。勘定科目とは、経費を記帳する際に取引内容を区分するものです。

下表で、経費の勘定科目としてよく使われるものと、その具体例をまとめました。

なお、勘定科目の種類や名称には明確な法律や決まりがないため、事業内容によって上述した勘定科目以外の項目を自由に追加することが可能です。

たとえば、営業などで車を頻繁に使用する場合は、ガソリン代・駐車場代・車検代などを「車両費」としてまとめることができます。また、飲食店などで取引先や仕事仲間と打ち合わせをする機会が多い場合は「会議費」として計上し、「接待交際費」と分類する方法もあります。

決算書にある勘定科目だけで記帳すると特定の科目の金額が多くなり、具体的な用途がわからなくなってしまいます。

勘定科目を追加することは特定の科目の金額が多くなることを防止するだけでなく、取引内容を明確にして事業にかかる費用を管理しやすくなるなど、さまざまなメリットがあります。

ただし、「記帳は毎年決まった勘定科目で行わなければならない」という決まりがあります。たとえば最初の記帳で駐車場代を「車両費」ではなく「雑費」と分類したのであれば、特段の事情がない限りは、その年以降から駐車場代の勘定科目を「車両費」とすることができません。

経費にできないものに明確な法的ルールはないため、常識の範囲内で判断しましょう。ここでは、経費として計上できない出費の具体例を解説します。

個人事業主本人の給与や年金、各種保険料などは経費として計上できません。個人事業主には「福利厚生」という概念がなく、事業主自身の健康診断・人間ドックなどにかかった費用は、経費として計上できないことになっています。

また、事業主本人が通うトレーニングジムやヨガなどのレッスン料金なども計上できません。ただし、事業主として従業員を雇っていた場合、その従業員の給与や健康診断にかかった費用は経費計上できます。

住民税や所得税はあくまで個人が納める税金となるため、経費として計上できません。

ただし、事業用として支払った印紙税や個人事業税、自宅（持ち家）で仕事をしている場合の家事按分した固定資産税は経費計上できます。

プライベートの飲食費・書籍代・交通費・衣類の購入費など、明らかに事業と関係がない私的な出費は経費として計上できません。

私的な理由による出費を経費に計上すると、税務トラブルの原因となる可能性があるため注意が必要です。

個人事業主と生計を一にする家族への給料は、経費として計上できません。給料を経費にする際は、開業手続きをして青色申告を行い、家族を青色事業専従者として届け出る必要があります。

なお、青色申告者の事業専従者として給与の支払を受ける人、または白色申告者の事業専従者である人は、控除対象配偶者や扶養親族にはなれません。

出典：国税庁「No.2075 青色事業専従者給与と事業専従者控除」

事業用に10万円以上で購入したパソコンなどの備品は、固定資産扱いとなるため、法定耐用年数に応じて減価償却費を計上する必要があります。このとき、使用可能な期間（耐用年数）から購入費用を分割して経費計上するため、1年にまとめて全額経費として計上することはできません。

しかし、個人事業主は青色申告を行う際に「少額減価償却資産の特例」を活用すれば、30万円未満の固定資産であれば一括償却できます。

また、経年劣化しないものや時間によって価値が変動しないものは固定資産に含まれず、減価償却の対象とならないため、経費計上の対象外となります。

減価償却について詳しく知りたい場合は、下記の関連記事も参考にしてください。

【関連記事】
減価償却とは？確定申告前に知っておくべき減価償却資産の計算方法について解説

借入金の返済は、事業に関係あるものでも経費計上できないほか、事業主個人の私的な借入金の返済も経費計上できません。しかし、借入金の返済にかかる利息は、利子割引料として経費計上できます。

個人事業主の出費のなかでは、状況によっては経費に計上できる費用も存在します。ここでは、経費計上ができるかどうか判断が難しい費用の具体例を解説します。

私的な飲食費など、事業に関係ないと判断されるものは経費にできません。しかし、事業に関係する会議や作業を行ったなど業務上の理由によって発生した飲食費であれば、カフェの飲食費なども経費として認められます。

ただし、事業に直接の関係がなく、業務外の空き時間や休憩としての利用で発生した飲食費は経費計上できません。

個人事業主が業務上使用するスーツの代金などは、業務以外の普段着としても着用できるため経費計上できません。しかし、業務にのみ使用する制服（ユニフォーム）や作業着は、経費として認められます。

事業を行う上で発生した費用を経費として計上するためには、それらが経費に該当することを明確に裏づける証拠書類が必要です。

帳簿から明確に経費であることを証明できないものや、取引に必要な支出であることを証明できないものは、経費として申告することができません。そのため、日頃から領収書やレシートは忘れずに受け取り、保存しておきましょう。

確定申告の必要書類や準備するものを詳しく知りたい方は、別記事「【2024年最新】確定申告の必要書類や準備するものをケース別にわかりやすく解説」をご覧ください。

証拠書類として代表的なものには、取引先や物品を購入したお店が発行する領収書やレシートが挙げられます。法律上、領収書やレシートに決まった形式はありませんが、一般的な証拠書類として、下記の項目が記載されている必要があります。

領収書を紛失した場合や、バスや電車代、慶弔費などのように領収書が発生しない場合は、支払いを客観的に証明できる書類があれば、証拠書類の代わりとして認められることがあります。

たとえば、クレジットカード利用時の証拠書類は利用伝票です。ATMで代金を振り込んだ際に発行された振込明細書も、請求書や納品書とセットにしておくことで証拠書類となります。

また、交通系ICカードを利用している場合は利用履歴を印刷すれば、交通費として計上することが可能です。クレジットカードや交通系ICカードは、あらかじめ仕事用とプライベート用を分けておくと、領収書などを整理する手間を省くことにもつながります。

領収書やレシートは日頃から少額でも忘れずに受け取る習慣を身につけ、領収書やレシート以外の証拠書類は、そもそもどのようなものが証拠書類として使えるのかきちんと把握して保管しておきましょう。

そして、月別にファイリングするなどわかりやすく管理すると、確定申告の準備時など必要となった際にスムーズに見つけることができます。

確定申告の必要書類について詳しく知りたい方は、別記事「【2024年最新】確定申告の必要書類・添付書類、準備するものをケース別にわかりやすく解説」をご覧ください。

2022年1月に施行された「改正電子帳簿保存法」により、請求書や領収書などを電子データでやり取りしたした場合は、その電子データを保存しなければならなくなりました。対応には時間がかかるとして猶予期間が設けられていましたが、2024年1月1日からは完全義務化となっています。

とはいえ、あくまでも対象はデータでやり取りしたものなので、紙でやり取りしたものをデータ化する必要はなく、紙のまま保存して問題ありません。

個人事業主で自宅を仕事場としている場合、家賃や光熱費の一部は業務の必要経費として計上できます。しかし、プライベートと業務で使用した費用を明確に分類するのは困難です。

そこで、経費全体のうち業務として使用している分を一定の比率で区分して経費計上できる「家事按分（かじあんぶん）」を活用します。

家事按分に法的なルールはないため、税務署から説明を求められたときのために、按分の明確な根拠を示せるようにしておくことが大切です。

家事按分が認められるのは、事業で使用していると合理的に説明できる場合のみであり、具体的には以下のような費用が該当します。

たとえば家賃を按分するには、「住居の1室を仕事のための専用スペースとして使用している」「リビングの一部をパーティションで区切って仕事用に割りあてている」など、明確な事実が必要です。

もしくは「専用スペースを設けていないものの、自宅での時間のうち6時間は業務をしている」といった時間による按分も可能です。

家賃が月20万円で賃貸面積60㎡のマンションを例に、使用面積と業務時間それぞれで家事按分の計算をしてみます。

なお、賃貸だけではなく、持ち家の場合にも家事按分が可能です。対象となるものには、建物部分の減価償却費・住宅ローンの利息・固定資産税・火災保険料などがあります。

住宅ローンの利息については、事業用の家事按分が2分の1を超えると住宅ローン控除の適用対象外になってしまうので注意しましょう。

家事按分や経費計上の仕方と計算方法について詳しく知りたい方は、別記事「家事按分とは？個人事業主が知っておくべき経費計上の仕方や計算方法についてわかりやすく解説」をご覧ください。

確定申告をする際、青色申告と白色申告いずれの場合も家事按分で経費計上が可能です。しかし、白色申告のほうが家事按分として認められるための条件が厳しくなっています。

白色申告の場合は「対象の業務利用の割合が50%を超えていること」「事業用と個人用が明確に区分されること」が条件です。

一方、青色申告の場合は、業務を遂行するにあたって必要であることが認められさえすれば、経費として認められやすくなります。青色申告は帳簿が詳細な複式簿記のため、帳簿に基づいた税務調査で経費が推計され、実態よりも課税金額が高くなるリスクが少なくなります。

上記以外にも、青色申告にはさまざまな節税メリットがあるので、できる限り節税をしたい人は青色申告がおすすめです。

青色申告について詳しく知りたい方は、別記事「青色申告とは？ 知っておきたい基礎知識、 白色申告との違いについて解説」をご覧ください。

税務署から帳簿の提出を求められた際、納税義務のある税額よりも少なく申告した場合や、意図的に経費や所得を隠ぺいした場合は、ペナルティを課せられる場合があります。

ペナルティで受ける「加算税」は損金として算入できず、会計処理上の扱いは「租税公課」となります。加算税には、過少申告加算税と重加算税の2つがあります。

本来支払うべき税額より少ない額を申告した場合に、ペナルティとして加算されるのが「過少申告加算税」です。期限内に確定申告をして税金を支払った場合でも、申告内容に問題があれば対象となります。

自主的に修正申告をすれば、過少申告加算税を課税されずに済む場合がありますが、過少申告にも延滞税が課されるので、申告内容に問題点を見つけた際にはできるだけ早く修正申告しましょう。

過少申告加算税の追徴課税額は、基本的に「増差額×10%」で算出されます。増差額とは、本来納めるはずだった税額から当初申告した税額を差し引いた金額です。ただし、新たに納める税金が、当初の申告納税額と50万円のいずれか大きい金額を超えている場合、超えている部分の税率は15％となります。

出典：国税庁「No.2026 確定申告を間違えたとき」

架空の経費計上や領収書の偽造など、意図的に税金をごまかそうとしたと判断された場合にペナルティとして加算されるのが「重加算税」です。ほとんどの場合、重加算税が課されるのは税務調査で問題が判明するケースです。違反が認められると修正申告や更正処分が行われますが、再調査の請求や不服申し立てもできます。

しかし請求や申し立てには期限があり、重加算税にも延滞税が加算されるため、指摘を受けた際には素早い対応が必要です。重加算税の税額は、増差額をもとに計算します。

過少申告や不納付があった場合には「過少申告加算税」または「不納付加算税」に代えて35％、無申告の場合には「無申告加算税」に代えて40％の税率で課税されます。短期間で故意に誤った申請や隠ぺいが繰り返された場合には、税額が10%増える制度が導入されるなど、加算税の中で最も重いペナルティです。

確定申告しない場合のペナルティや対処法について詳しく知りたい方は、別記事「確定申告しないとどうなるの？無申告のペナルティと対処法を解説」をご覧ください。

個人事業主の支出には、経費にできるものとできないものがあります。その判断を正確にできるようにしておくことは、正しい確定申告や適切な節税を行う上で重要です。

万が一、経費の不正計上を行うようなことがあれば、大きなペナルティが課されてしまいます。経費の計上で必要な書類や家事按分の方法などとあわせて、経費について理解しておきましょう。

確定申告には青色申告と白色申告の2種類があります。どちらを選択するにしても、期限までに正確な内容の書類を作成し申告しなければいけません。

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個人事業主が経費にできる勘定科目として、水道光熱費や通信費、消耗品費などが挙げられます。

詳しくは記事内「個人事業主が経費にできるもの【勘定科目別】」をご覧ください。

個人事業主の経費に上限はなく、事業に関わる支出であれば経費として計上できます。しかし、売上規模に対して出費の額が大きすぎるなど妥当性に欠ける場合は、税務署から指摘を受ける可能性があります。

たとえば、年間の売上が500万円の個人事業主が、1回2万円程度の接待交際費を1年間に数回出費したのであれば、経費として常識の範囲内とみなされる可能性が高いです。

しかし、同じ売上の個人事業主で1回10万円以上の接待交際費を毎月出費していたら、不自然な出費として税務署から指摘が入る可能性が高まるでしょう。

税務署からの指摘を受けないためにも、売上金額に対する出費が経費として常識の範囲内の金額であることが重要です。