入出金の管理や売上・仕入の管理、売掛金の回収やそのための請求書発行など、会計業務では常に数字を扱っています。最近は会計ソフトを導入して帳簿管理をしている会社も多くなってきた一方で、エクセルを活用して会計業務を行う会社もあります。

本記事では、会計業務でエクセルを活用するメリットやデメリットをはじめ、効率的に会計業務を行う方法を解説します。

エクセルを使って現金出納帳を作成する場合は、別記事「現金出納帳をエクセルで作成する方法（無料テンプレート付き）」をご覧ください。

• 会計業務でエクセルを活用するメリット
• 初期設定不要で複雑な情報を整理しやすい
• カスタマイズ性が高い
• コストがかからない
• 会計業務でエクセルを活用するデメリット
• エクセル機能に関する知識が必要となる
• 簿記や税務の専門知識が必要となる
• 人的ミスが発生しやすい
• スムーズな会計業務のためにはエクセルより会計ソフトがおすすめ
• 初心者でもすぐに扱える
• 税制・法律改正にも自動で対応できる
• 人的ミスを減らせる
• まとめ
• 導入シェアNo.1のクラウド会計ソフト freee会計とは
• よくある質問

会計業務には日常的な帳簿への記録や伝票や財務諸表、決算書の作成といった正確性が求められる業務が多くあります。これらの会計業務を行うためには、収支の管理や書類作成のためのソフトが必要です。

会計業務は大きく分けて、エクセルなどの表計算ソフトを用いて関数を組み手動で行う方法と、会計ソフトを用いて自動化する方法があります。

エクセルなどの表計算ソフトを会計業務に用いるメリットは、以下のとおりです。

エクセルやGoogleスプレッドシートといった表計算ソフトを使うメリットのひとつは、使用にあたって難しい初期設定が不要な点です。

会計業務は、特に正確性が求められる仕事です。エクセルで情報を整理するためのシートを用意しておくと、納税や保険料の仕訳や計算といった複雑な作業の確認に役立ちます。取引内容をCSV形式にして直接ダウンロードできる銀行も多く、エクセルにそのまま出力し、少し加筆・修正を加えれば会計帳簿化することもできます。

会計業務における各帳簿には、決められたデザインやフォーマットはありません。事業に応じた様式で作成できるため、企業独自のルールがあったり、好みに応じて帳簿を作成したかったりする場合にも、エクセルであれば簡単に表をカスタマイズできます。

各項目の幅や色、関数・マクロまで、作業者の好みに応じた設定を行えるので、自社のオリジナリティ性を出したテンプレートを作成できます。

Officeソフト同梱で販売されているパソコンも多く、コストをかけずに使用できる点がエクセルの魅力です。

エクセルの利用にあたっては、多額なイニシャルコストや毎月かかるランニングコストも不要です。会計ソフトやシステムのように、ユーザー数によって利用料が変わることもありません。

会計業務にエクセルを活用できるものの、以下のようなデメリットがあります。

これらのデメリットから、エクセルを用いた会計業務は「属人的になりやすい」といえます。以下でそれぞれのデメリットを解説します。

エクセルを活用して決算書などのオリジナル書式を作成したり、関数を使って複雑な計算を効率化したりするためには、表計算ソフトを扱う知識が必要になります。

たとえば、消費税計算をエクセルに組み込みたい場合、勘定科目ごとに個別の税率設定が必要です。そのためには、関数やマクロ等の設定を行わなければなりません。経理部門にエクセルを使いこなせる人材がいない場合、人材育成を行う必要があります。さらに、エクセルを使いこなせるスタッフが退職し、後継となる人物が育っていない場合、会社の経理部門は一時的に非効率になってしまいます。

このように、エクセルを会計業務に活用するためにはエクセル機能に関する知識が必要となり、スタッフ全員が作業できるというわけではありません。エクセルを使って会計業務ができる人は限られるため、属人化しやすいのがデメリットです。

企業としても、エクセルを活用して会計業務をこなせる人材を採用する必要があったり、会計業務担当者の退職に伴ってマニュアル作成が必須となったりといった手間や負担がかかります。このことからも、エクセルを使うより会計ソフトを導入したほうがスムーズに会計業務を進められます。

会計ソフトを使わずにエクセルで帳簿を作成する場合、借方・貸方といった複式簿記や、消費税などの税務の知識が求められます。日頃の取引を入力するだけではなく、試算表や決算書の作成もエクセルを用いて行うため、会計業務の経験がない人にとっては難しい業務です。

また、税制や法律の改正があれば、エクセルのフォーマットや計算式を手動でアップデートしなければなりません。会計業務の担当者は常に最新の税制や法律の情報をキャッチアップしなければならないという点も、担当者の負担増加やミスにつながるデメリットといえるでしょう。

エクセルは関数を用いることで計算を自動化できますが、数字や計算式は従業員が手入力するため、人的ミスが起こりやすいといえます。

たとえば、誤操作によるセルやシートの削除、ひとつの帳簿に入力した内容を他の帳簿に反映させる際のコピペ漏れや転記元の選択ミスなどが挙げられます。

エクセルに関する知識や、簿記や税務に関する専門知識を有するスタッフが多い会社や個人事業主であれば、会計業務でも十分にエクセルを活用できます。

しかし、エクセルの活用によるデメリットを解消したい場合は、会計ソフトの導入がおすすめです。エクセルに比べて費用はかかりますが、会計ソフトには以下のようなメリットがあります。

費用対効果を考えると、エクセルを活用して会計業務を行うよりも会計ソフトを導入した方が良いケースがあるため、企業の課題に合わせて会計ソフトの導入を検討してみてください。

【関連記事】
法人におすすめの会計ソフトは？機能や導入するメリット・デメリットを解説

多くの会計ソフトは初心者でも簡単に扱えるように、操作性や画面設計、機能が工夫されています。そのため、エクセルや簿記、税務に関する専門知識がなくても、スムーズに処理を行うことが可能です。

また、日付や金額などを入力するだけで、ソフトが自動でデータの集計、転記、帳簿作成をしてくれるなど、業務効率化にもつながります。

税制や法律が改正された場合は、会計ソフト側でバージョンアップが実施されます。そのため、エクセルのように自分でフォーマットを修正する必要はありません。

なお、会計ソフトにはクラウド型とインストール型があり、自動でバージョンアップされるのはクラウド型です。インストール型はバージョンアップの際に都度追加コンテンツをインストールする必要があるので、注意してください。

【関連記事】
クラウド会計とは？メリットや導入方法、従来の会計ソフトとの違いを解説

会計ソフトは入力した情報に応じて自動的に合計額などを計算してくれるため、計算ミスなどが起こりにくいのが特徴です。

エクセルでありがちな関数の誤入力や対応するセルのずれ、誤ってデータを削除するといったミスも発生しづらく、人的ミスを減らせます。

普段からエクセルを活用する機会が多く、簿記や税務に関する専門知識を有するスタッフがいる企業であれば、会計業務でもエクセルを活用できます。しかし、人的ミスが発生しやすく、税制や法律に改正があった場合は手動で修正しないといけないため、注意が必要です。

一方、会計ソフトは導入コストがかかりますが、初心者でも簡単に扱えるような機能や操作性が特徴で、業務の効率化が見込まれ、人的ミスも減らせます。クラウド型の会計ソフトであれば、税制や法律の改正にもすぐに対応できます。

費用対効果を考えると、エクセルを活用して会計業務を行うよりも会計ソフトを導入したほうが良いケースもあるため、企業の課題に合わせて会計ソフトの導入も検討してみましょう。

シェアNo.1のクラウド会計ソフト*1「freee会計」とは、面倒な入力作業や仕訳を自動化し、見積書や請求書も簡単に作成できるクラウド会計ソフトです。簿記の経験がなくても使いやすく、経理業務にかかる時間を半分以下*2に削減します。

※1リードプラス「キーワードからひも解く業界分析シリーズ：クラウド会計ソフト編」（2022年8月）
※2 自社調べ。回答数1097法人。業務時間が1/2以上削減された法人数

数ある会計ソフトの中でも、freee会計が選ばれる理由は大きく3つ。

• 一度の入力で複数の業務が完了。重複作業や転記作業はほぼ発生なし！
• 決算業務は正しく、確実に対応できる！
• インボイス制度・電子帳簿保存法に完全対応！

それぞれの特徴についてご紹介していきます。

見積書・請求書をfreee会計で発行すると、書類へ入力した金額をもとに、自動で入金管理・売上仕訳まで完了。銀行口座やクレジットカード、POSレジなどと同期すれば、自動で利用明細を取り込み、勘定科目の登録はもちろん、売掛金や買掛金の消し込み、入金仕訳などの記帳も簡単に行えます。

さらに、領収書・受取請求書などをスマホのカメラで撮影しfreee会計に取り込むだけで、取引先名や金額などをAI解析し、自動で入力。支払管理・仕訳も自動で作成できます。

freee会計は一度の入力で複数の業務が完了するうえ、自動入力・自動仕訳によって手作業の少ない経理を実現します。

freee会計には、正しい決算書を作るためのチェック機能も充実。預金残高との一致や会計ルールとの整合性をfreeeが自動判定し、修正が必要そうなリストを自動作成します。修正後は、ボタンクリックひとつで貸借対照表・損益計算書などの決算書が作成可能です。

＜作成可能な書類例＞

• 貸借対照表・損益計算書
• 仕訳帳・総勘定元帳
• 固定資産台帳
• 試算表
• 現金出納帳　など

PDFやCSVファイルへの出力も可能なため、士業の方への共有や、社内での資料作成にも活用できます。また、領収書1枚・仕訳1件単位でコメント機能を使ってやりとりできるため、士業の方ともスムーズにコミュニケーションがとれます。

freee会計では、取引先の登録番号が国税庁データに存在するかを自動照合し、適格請求書が適切かを判断するなど、インボイス制度に対応した機能をご利用いただけます。

また、紙書類はスキャンしてfreeeのファイルボックスに保管すれば、電子保存も可能。完全ペーパーレスな経理体制を実現できます。

機能更新にインストールが不要なクラウド型だからこそ、今後の法改正にも自動対応でき、常に最新の状態でソフトをご利用いただけます。

エクセルの知識や簿記・税務の専門知識があれば、会計業務にエクセルを活用することができます。エクセルは導入コストやランニングコストがかからず、カスタマイズ性が高いため、会社の規模や事業内容に応じて自由に会計業務の資料を作成することができる点がメリットと言えます。

詳しくは記事内「会計業務でエクセルを活用するメリット」をご覧ください。

会計業務にエクセルを使用する場合は、人的ミスが発生しやすい点に注意してください。また、関数やマクロ等の複雑な処理、借方・貸方といった複式簿記や、消費税などの税務の知識など、一定の知識や経験がないとエクセルで会計業務を行うのは難しいと言えます。

詳しくは記事内「会計業務でエクセルを活用するデメリット」をご覧ください。