帳票とは、会社の事業活動における取引や会計処理を記録する書類の総称です。帳票には、「帳簿」「伝票」「証憑（しょうひょう）」といった種類がありますが、それぞれの違いや対応関係がわかりづらく、正しく認識されていないケースがあります。
また、帳票は日常の業務で多く扱われるため、どのように保存・管理するかを理解しておく必要があります。
本記事では、帳票の概要を説明し、保存期間と保存方法をはじめ、近年、多くの企業が課題としている電子化についても詳しく解説します。
目次
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帳票とは
帳票（ちょうひょう）は、会社の事業活動における取引や会計処理を記録する書類の総称です。帳票は、会社の取引や財務状況を正しく把握し、経営判断を行ううえで重要な役割を担います。
帳票に含まれるのは大きく分けて、以下の「帳簿」「伝票」「証憑（しょうひょう）」の3つです。
帳簿
帳簿は、日々の取引を記録した書類の総称です。経理・会計の定常業務で必要となるほか、決算時に作成される損益計算書や貸借対照表などの財務諸表（決算書）を作成する際の元となる重要な書類です。
帳簿は、大きく「主要簿」と「補助簿」の2種類に分類することができます。
主要簿は、日々の取引のすべてを記録する書類です。一方の補助簿は、主要簿に記載されない詳細な情報を補完するための書類です。具体的には、以下のような書類が該当します。
伝票
伝票とは、取引の内容や金額などを記載した書類です。具体的には、入金伝票や出金伝票、会計伝票、振替伝票などがあります。
伝票の書式は特に決められていませんが、一般的には「取引の日付」「勘定科目」「取引内容」「取引金額」「発行元のサイン」を記載します。伝票は取引があった事実とその内容の記録であり、経理業務を効率的に進めるうえで重要な書類です。
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証憑
証憑とは、取引における真実性や正当性を証明する書類のことです。具体的には、契約締結や金銭の支払いの際に発行される契約書や請求書、取引の際に発行される納品書などの書類などがあります。
雇用契約書や業務委託契約書、給与支払明細書などの雇用・人事に関する書類も証憑の一種とされます。
帳票の保存期間
法人税法上、帳票には7年間の保存が義務付けられています。
保存期間の起点は帳票の発行日ではなく、事業年度の確定申告の提出期限の翌日です。たとえば、3月決算の企業で2024年12月に発行された納品書を保存する場合は、翌年の決算を迎え、確定申告が完了した2025年5月末から2032年5月末までが保管期間になります。
ただし、以下の条件に当てはまる場合は、10年の保存が必要です。
- 青色申告書を提出した事業年度で欠損金額（青色繰越欠損金）が生じた事業年度
- 青色申告書を提出しなかった事業年度で災害損失金額が生じた事業年度
また、法人税法とは別に、会社法上でも帳票保存についての定めがあります。証憑は、所得税法・会社法における「帳簿書類」に該当するため、会社法で保存期間が定められており、その保存期間は10年です。
保存期間中の証憑を紛失もしくは処分してしまうと、会社法976条に則り100万円の罰金が科せられる場合があります。
法人税法上は7年の保存期間、会社法上では10年の保存期間と異なりますが、法の性質上、期間の長い方に従う必要があるため、これらを踏まえて基本的には過去10年分の帳票を保存しなければなりません。
出典：e-Gov法令検索「法人税」
出典：e-Gov法令検索「会社法」
帳票の保存方法
帳票の保存方法には、紙で保存する方法と、電子データで保存する方法があります。
紙で保存する場合、パソコンなどで作成した帳票をプリントアウトし、ファイリングして保管します。ただし、10年分の帳票を紙で保存すると物理的に十分な保管スペースが必要となり、管理にも手間がかかる点に要注意です。帳票の量が多い企業の場合は、保管スペースとして社外の倉庫などを借りる費用が発生するケースもあるでしょう。
一方、電子帳簿保存法により、帳票の電子データ保存も容認されています。従来、電子データ保存には多くの課題がありましたが、法改正を経て、紙の帳票のスキャンデータや、デジカメやスマートフォンで撮影した画像データでの保存も認められるようになりました。
物理的な保管スペースが不要なデータ保存は、帳票の検索・閲覧もしやすいというメリットがあります。コスト削減やデータ閲覧のしやすさの観点から、帳票のデータ保存が推進されています。
ただし、電子データで保存するためには、一定の要件を満たす必要があります。電子帳簿保存法の詳しい要件については別記事「電子帳簿保存法とは？対象書類や保存要件・改正内容についてわかりやすく解説」を参考にしてください。
なお、紙の保存と電子データの保存の両方を行うことも可能です。前述のとおり、電子帳簿保存法に対応していない電子データは単独で保存できないため、自ずと紙でも保管しなければならないケースがあります。
基本的に紙と電子データが同一の情報であれば、いずれかの保存で十分ですが、たとえば、書面で受領した取引情報を補完するような情報を電子データに含めているなど、その内容が同一でない場合には、 書面および電子データの両方を保存する必要があります。
現行の業務のやり方を変えたくないといった理由以外で、紙で保存したほうがメリットの大きいケースはあまりないため、紙と電子データの両方で保存する場合はやむを得ず行っていることがほとんどです。
帳票を電子化するメリット
帳票を電子化する主なメリットは、コストの削減、テレワークの推進、セキュリティの強化です。それぞれについて詳しく説明します。
コストの削減
帳票を電子化することによって、用紙代や印刷代の削減はもちろん、管理する物理的なスペースの削減につながります。数年間の保存が必要な帳票は保存量が膨大になりやすく、企業によっては社外の倉庫などの保管スペースを確保しなければならないことがあります。
紙の帳票の管理には、新しい帳票と古い帳票を移動する手間などもかかるため、人件費の負担も軽視できません。電子化することで、帳票管理にかかる人件費削減も期待できるでしょう。
テレワークの推進
従来の紙で帳票を管理する方法だと、基本的に従業員が出社しなければ作業できませんでした。しかしデータであれば、場所に縛られずに対応できるため、テレワークの推進・定着につながります。
近年は帳票に限らず、紙ベースの情報共有や業務遂行など、アナログな業務フローは見直される傾向にあります。
セキュリティの強化
紙の帳票には、紛失のリスクが伴います。加えて、保管場所から無断で持ち出しされてしまう可能性もあるでしょう。紙で保管する場合、基本的には原本を保存するケースが多いため、紛失や持ち出しによって、帳票の内容がわからなくなってしまったという事態も起こりかねません。
帳票の電子化は、紙のような紛失・持ち出しリスクの解消に役立ちます。一方、電子化されることでセキュリティ面により気をつける必要がありますが、データへのアクセス権限を厳しく管理したり、アクセス履歴を記録したりすることによって、セキュリティ強化を図ることが可能です。
帳票を電子化する方法
帳票の電子化には次の3つの方法があります。自社の業務状況に鑑みて、従業員の負担が少なく、運用しやすい方法を検討しましょう。
パソコンで作成した帳票をPDF化
一つ目に、パソコンでExcelを使って作成した帳票を、PDF化する方法があります。内容の改ざんが起こりにくく、比較的リスクの少ない方法です。新たにツールを導入する必要もないため、コストが抑えられるメリットもあります。
ただし、データを手入力するため記入漏れやミスが発生しやすい点には注意が必要です。また、PDFデータをそのまま保存する場合は、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。
紙の帳票をスキャン
スキャナーや複合機のスキャン機能を使用して、電子化する方法もあります。帳票を紙で受け取ったり、作成したりすることが多い場合は、手軽に行える方法といえます。
この場合も、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があるため注意しましょう。電子帳簿保存法の詳しい要件については、別記事「電子帳簿保存法とは？対象書類や保存要件・改正内容についてわかりやすく解説」を参考にしてください。
電子帳票保存システムを導入
電子帳簿保存システムとは、電子帳簿保存法に対応した帳票を電子化するシステムのことです。電子帳簿保存システムという名称でリリースしているシステムは、電子帳簿保存法の法的要件に対応していることが前提ですが、電子帳簿保存法の法的要件に対応していない電子化のシステムも存在するため、注意が必要です。
電子帳簿保存システムを導入すれば、帳票の作成から送受信、保存、管理までをシステム上で完結できます。システムによって機能や特徴が異なるため、自社の業務状況に合わせて最適なものを選ぶことをおすすめします。
まとめ
事業に欠かせない帳票を、どのように保存・管理するかも重要な観点です。近年は帳票の電子保存が推進され、そのためのシステムやサービスも広がりを見せています。
電子帳簿保存法に対応した電子保存を行うことで、コスト削減や業務効率化がねらえるというメリットのほか、電子帳簿保存法の対象企業が電子帳簿保存法対応のシステムを導入しない場合にペナルティを受けるリスクにも注目しましょう。
自社の帳票保存方法を見直し、適切な保存方法への変更を検討してみてください。
電子帳簿保存法の要件を満たしながら帳簿書類を簡単に電子保存する方法
電子帳簿保存法に従って帳簿や書類を電子保存するためには、さまざまな保存要件を満たさなければなりません。タイムスタンプの付与や検索機能の確保など、環境構築からはじめなければならないような要件も多く、担当者に大きな負担がかかってしまいます。
そこでおすすめしたいのが、電子帳簿保存法に対応したシステムの導入です。システムの導入によって、帳簿書類を電子帳簿保存法の各要件を満たしながら簡単に電子保存できます。
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よくある質問
帳票とは？
帳票（ちょうひょう）は、会社の事業活動における取引や会計処理を記録する書類の総称です。帳票は、会社の取引や財務状況を正しく把握し、経営判断を行ううえで重要な役割を担います。
帳票に含まれるのは大きく分けて、以下の「帳簿」「伝票」「証憑（しょうひょう）」の3つです。
詳しくは記事内「帳票とは」をご覧ください。
帳票と帳簿の違いは？
帳簿は、日々の取引を記録した書類の総称です。帳票は、会社の事業活動における取引や会計処理を記録する書類の全般を指すという点で異なります。
さらに帳簿は、「主要簿」と「補助簿」の2種類に分類することができます。主要簿は、日々の取引のすべてを記録する書類です。一方、補助簿は、主要簿に記載されない詳細な情報を補完するための書類です。
帳簿について、詳しくは記事内「帳簿」をご覧ください。
