はじめに
アウトドア業界最大のWEBメディアを複数運営されているスペースキー様。多くのフリーライターさんとお仕事をする中、発注・請求業務にfreee業務委託管理(旧pasture)をご利用頂くことで、スピーディーかつ効率的な運営体制を実現しています。
今回はfreee業務委託管理(旧pasture)カスタマーサクセスの堀が、組織開発本部長の奥野様とYAMA HACKの編集をご担当されている川尻様 にインタビューをさせて頂きました。
サービスや事業内容、パートナーへの依頼業務について
――まず貴社のビジョンやサービスについて教えてください
もっと自由なアウトドアを、すべての人へ」をコーポレートスローガンに、アウトドアレジャーに関するサービスをオンライン・オフライン問わずさまざま展開しています。その1つとして、情報発信を通して生活者（ユーザー）とアウトドアレジャーを繋ぐという役割を担っている「CAMP HACK」等を運営するメディア事業でfreee業務委託管理(旧pasture)を活用しております。
――freee業務委託管理(旧pasture)は具体的にどのようにご活用されていますか？
ライターさんへの記事執筆依頼に使っています。私が担当する「YAMA HACK」を含め、４つのメディアの編集部で利用しています。
編集担当が発注から請求書の受け取りまでをfreee業務委託管理(旧pasture)上で行い、請求の締め日には、経理がfreee業務委託管理(旧pasture)上から全請求情報を銀行振り込みデータとしてCSVでダウンロードし、支払い処理を進めるというフローです。
freee業務委託管理(旧pasture)導入の背景、その効果とは？ ――freee業務委託 管理(旧pasture)を通じ、社内外のコミュニケーションをなめらかに
――freee業務委託管理(旧pasture)を導入された背景、決め手は何だったのでしょうか？
奥野様 私は当時、メディア事業責任者として、各編集部の定例ミーティングを統括したり、チャットワーク上での各編集部のやりとりを横断的に見ていました。
そんな中、ライターさんの情報が担当者以外に共有されておらず、別の担当がそのライターさんと仕事するときに、差し戻しが発生している状況を打破したいと思っていました。予め社内で情報共有でき、コミュニケーションをなめらかにできる方法はないか？と思っていたときに、ちょうどfreee業務委託管理(旧pasture)と出会いました。
川尻様
freee業務委託管理(旧pasture)導入前は、ライターさんとのやり取りはすべて1対１でチャット、またはメールで対応していました。私はライターさんの窓口を担当していたので、ライターさんとのやり取りと、各編集担当への情報共有で連絡量がとても多く、チャットを打つ時間で業務量を圧迫していました。
担当窓口を通さなくても、ライターさんの情報を上手く社内で共有する方法はないかと思い、チャットワークやスプレッドシートなどを使って効率化できないかも考えてみましたが、自分の力では限界でした。そこで奥野に相談したところ、freee業務委託管理(旧pasture)を教えてもらい、これなら全ての課題を解決できそうだなと感じました。
請求業務や社内での情報共有がスムーズに
――現在実感しておられる、freee業務委託管理(旧pasture)導入の効果を教えてください
導入後の効果としては、大きく分けて３つあります。
１つ目に、請求業務に要する時間が効率化されたことです。
以前は、毎月15時間くらいを請求業務に使っていましたが、導入後は、3時間程度にまで短縮できました。その理由は、請求書の集まる場所が1か所になった、そして月初のパートナー１人1人への連絡がなくなったためです。
freee業務委託管理(旧pasture)導入前は、毎月パートナー毎に請求額を集計し、１人１人に請求書発行依頼の連絡をしていました。そしてパートナーから個別に受け取った請求書を金額が合っているか照合し、ダウンロードした上で１か所にまとめて経理に提出していました。
freee業務委託管理(旧pasture)導入後は、締切日に一括で請求書発行依頼を連絡できますし、請求額の照合も必要なくなりました。そのあとも経理が直接freee業務委託管理(旧pasture)上で確認できています。
経理でも、銀行振り込みデータをボタンひとつで出せるので、支払いが楽になったと言っています。
２つ目は、社内の情報共有が楽になった ことです。
以前はすべてのコミュニケーションを１対１で行っていたので、担当者以外への社内共有が難しかったのですが、編集部全員がライターさんとのやりとりを把握できるようになり、社内の情報共有がスムーズになりました。
ライターさんのプロフィール欄には、稼働可能時間や得意分野などの情報を記載しており、複数のメディアで書いてくださっているライターさんの情報も、編集部間で情報共有ができています。担当編集が急に変わっても、スムーズに対応できるようになりました。
また、ライターさんと編集担当が全員が見える場所で１対１のやり取りができるようになったことで、ライターさんと以前よりも対等な関係を築けているとも思います。例えばライターさんと認識の違いが発生した際にも、freee業務委託管理(旧pasture)上のアクティビティログに文章のやりとりがすべて残っているので「ここの言葉の使い方が悪かったのかもね」と、実際のやりとりを見てフィードバックができるようになりました。
３つ目は、freee業務委託管理(旧pasture)の公募機能により、執筆案件ごとにライターさんの募集をかけられるようになったことで、ライターさんのアサインのスピードがあがりました。
以前はライターさん１人1人の業務量を見て、メールやチャットで執筆可否をお伺いしOKだったら依頼する、という流れだったのですが、今は(案件によっては)freee業務委託管理(旧pasture)上で案件を公開し、執筆できるライターさんを募集しています。募集をかけるとすぐにライターさんが手をあげてくださるので、助か っています。
――ライターさんからの反響はどうですか？
「コミュニケーションがスムーズになった。」というお声をよく聞きます。
ライターさんは複数の案件を同時に進行する方もいるのですが、チャット上だと、どの案件に対する話かがわかりづらく「これはどの記事の話ですか？」といったやりとりが多く発生していましたが、そのストレスがなくなりましたね。
また、全員がやりとりの流れを把握できるので、今すぐ欲しい返答に対し、担当窓口を挟まずに直接編集担当から連絡ができ、スピードも早くなりました。お互いに余計なやりとりがなくなり、コミュニケーションがスムーズになりました。
今後の展開について ――パートナーと共創し、メディアを盛り上げていく
――パートナーとどのような関係性を築いていきたいですか？
ライターさんは社外のパートナーではありますが「私たちが発注している」とか、「ライターさんに書いてもらっている」ではなく、一緒にメディアを盛り上げていくのが理想です。どっちが上どっちが下とかではなく、全員が同じ目線で一緒に創っていけるよう、普段のコミュニケーションでも心がけています。基本は対面ではなくテキストでのやりとりになるので、言葉の使い方や依頼の仕方には特に気を付けています。
――最後にfreee業務委託管理(旧pasture)を検討中の方へメッセージをお願いいたします。
freee業務委託管理(旧pasture)の一番の価値は、本来行うべき業務以外の雑務に使う時間を削減し、現場で動いているスタッフが本来の業務に集中できる環境を整えられる点ですね。
pastureは質問へのレスポンスが早く、サポートが充実してるので、すごく良いなと思います。またシステムの開発スピードも早く、どんどん改善してもらえますし、こちらからの要望に対しても応えてくれます。私たちが1年前に導入し始めたころより、ずっと使いやすくなっており、今後も期待しています！
他サービスと比較されている方がいれば、そういったところもオススメポイントです。
Company Profile
株式会社スペースキー
業種：Webメディア
フリーランス数：50～100人
URL：https://www.spacekey.co.jp/
事業内容
アウトドア総合サービス（メディア・業務管理システム・3R・IoT・地域活性等）