ワールドワイドに展開するリートングループの日本法人であるリーテック株式会社は、企業が事業を行う中で派生的に生まれた余剰品の収益化や近年さらにニーズが高まる資源の有効利用に関して最適なソリューションを提供しています。グローバルな企業で管理本部長としてバックオフィス全般を管轄している小林航氏にfreee導入を通じてペーパーレス化やワークフローと会計の一元管理が可能になった経緯を伺いました。
--まずは御社の事業についてお聞かせください。
簡単に言いますとリサイクル事業です。リサイクルと言っても幅が広いですが、産業廃棄物からリユース、不要になったPCなどから金属資源を取り出してリサイクルするなど、リサイクル・リユースまわりの事業はほぼ全て行っています。
--freee導入前に感じていた課題を教えてください。
バラバラなツールの運用で負担が大きく従業員のモチベーションが下がると危惧
以前はワークフローソフトは使用しておらず、会計システムは別のソフトを使用していました。申請などはエクセルを使ってマニュアルワークでやっていました。
ワークフローツールがなかったのでメールで承認を取る場合がありましたが、管理が大変でした。どの承認者で止まっているかなどトラッキングがメールだと出来ないので、関係者に一斉メールを出して「今こういった案件で承認が滞っているので承認止めている方は連絡ください」といったやり方をしていました。方法もメールだけでなく、エクセルのひな形を印刷した紙だったり、PDFだったり、メールだったり、ばらばらでした。
二重払いも課題としてありました。経費精算の締めが月2回あるのですが、間違えて両方に同じ内容を上げてしまったり。エクセルベースで管理していたので、どんどんシートが増えていっちゃって、管理がしにくかったです。
目の前にある仕事を単純に片づける感じでクリエイティビティがなく、このままだと従業員自ら業務を改善する意欲がなくなっちゃうんじゃないかな、と危惧したのも大きいと思います。
例えば経費精算業務にしても、事務的にやるのではなく、誰がいつどのタイミングで、なんのために使っているかというのを考えるとビジネスマインドが磨かれていくと思っています。freeeさんがよくミッションに掲げられていたと思うんですけど、省略出来るところは省略化して、それぞれのコアなビジネス、役割にフォーカスしようと。そのためfreeeを利用するようになってから、誰がどういった申請をどういう理由であげているか、社内で何が起ころうとしているかを知ってもらうために回覧を兼ねて人事や経理のスタッフを承認者に含めるようになりました。
--導入に至ったきっかけ、決めたポイントを教えてください。
私が入社した時にはすでに上記が課題としてありました。ワークフローを持っているクラウドの会計システムはなんだろうと思ったとき、freeeのことは知っていたので導入を検討し始めました。それが2018年1月頃のことです。いろいろと解決したい課題はありましたが、ワークフローを入れたいというのが一番にありました。あと、銀行口座との同期ができるのも魅力的だったので、一元管理できるfreeeに移行しました。
他のクラウド会計ソフトとの比較もしましたが、イニシャルコストやランニングコストが高いということですぐ対象外になりました。個人的に使ってみたソフトもありましたが、画面の見やすさや使いやすさでfreeeの方がこだわっているなと感じました。
--当初感じていた課題は解消されましたか？
紙の使用は9割削 減されました
はい、特にワークフロー周りは非常に解決されました。
ペーパーレスという観点では、紙の使用は以前と比べ9割ぐらいなくなりました。それはかなり大きかったです！以前は本社以外の拠点から請求書の原本が届く前にPDFをメールでもらって、会計処理と回覧のために本社でプリントアウトしていました。原本が郵送で届いたら回覧した資料と見比べて、問題がなかったら回覧用資料は破棄していましたが、そういったフローがほぼなくなったのは大きいですね。
ネットにつながっていれば誰でもどこでも会計処理や経費申請が出来るので、今回のコロナの影響があった時にもすごく役に立ちました。紙で届く請求書もいくらかありますが、緊急事態宣言中は月に1回ぐらいの出社で済みました。freeeは完全クラウドで解決するので、社員はそれぞれ社用スマホを使って家から証憑などを添付して申請して、不都合はほぼなかったです。リモート体制にかなりシームレスに移行できました。freeeを入れておいて本当に良かったなと思います。
--業務が改善したと感じる点はありますか？
従業員による分散入力で正確性アップ、さらに月次決算早期化も実現
freeeだと申請者の方が負担なく勘定科目や金額の記入など、ある程度の会計処理をしてくれるので、経理側でやる処理が減りました。その分チェックや「これはなんのためにやるの？」という本来のファイナンス業務に集中できるので、それは狙い通りだったかなと思ってます。
従業員同士のコミュニケーションが増えました。freeeにはコメント欄があるので「これはなんですか？」といったちょっとしたコメントを通じてお互いの業務を知り合えたという副次的効果がありましたね。
外部の税理士法人にfreeeのアカウントを付与して毎月の税務や会計のチェックをしてもらっています。税理士の方からのコメントも直接freeeに打ち込んでもらえるので、ピンポイントでQ＆Aが出来るようになり、そういった処理に関わる時間を税理士法人側もこちら側も削減できたと思います。
以前より月次決算を5営業日ぐらい早く締められるようになりました。今までは原本待ちという習慣があって、手元に来るのを待って締めたりもしていました。でも、証憑を申請につけてもらったら、それはイコール原本そのものだから待ってないで進めましょうと変わっていき、作業日数を短縮することができました。早まったおかげで、社長に対してのレポーティングを早めることが出来たのは大きいです。社内で確定数値が早めに共有できるのは意思決定に大きなインパクトがあると思います。
--freeeの経費精算、支払依頼、ワークフローの便利な機能
レポートから購買申請を辿ることができ管理が楽に
個人的に気に入っているのは取引の中で見積、納品、請求、領収、発注書などがボタン一つでシームレスにつながっているところです。この機能は営業にもすごい評判がいいですね。以前はエクセルで作成していたのが今はお客様が必要とする書類をすべてfreeeだけで完結して作れますし、履歴も残るので以前使った内容をコピーすることも出来るので楽になったと聞いています。
あとは、ワークフローのコメント欄がすごい便利です。疑問点なども電話とかメールで聞くんじゃなくて履歴が残るコメントで聞いて、ちゃんとした証拠を残すことが出来るので間違った処理の防止にもなりますし、コミュニケーションツールとして役立っています。
入金支払管理や支払管理、資金繰りのレポートは毎日のように見ています。今までデータが散らばっていたので、いちいち営業から数字をもらったり、独自でまとめる必要がありましたが、お金の流れがわかりやすくなったのでやりやすくなりました。
レポートと取引や購買申請が紐づいているので、税務調査の時など外部から指摘された際にチェックするのに使っていて、とても便利な機能です。記帳に証憑もインプットしているので、紙をキャビネットから出してという手間がないので管理者としてはすごく使いやすいです。
--導入時のfreeeによる支援はいかがでしたか？
いろいろと親切に教えていただいたことを覚えています。例えば、以前使っていた会計ソフトからデータを移行する時にエラーが出たんですけど、解決を手伝ってもらいま した。またfreeeの担当者の方から、こういった仕分け区分や部門分けでやったほうがいいですよ、など提案も沢山いただいたので、本当の意味で導入コンサルタントとしての業務を果たしてくれたなと感じたのを覚えています。
--検討中の方へ一言
freeeには無料のトライアル期間があると思うんですけど、まずは使ってみることをおすすめしますね。従来の会計ソフトを使っていた人は、最初は操作に戸惑うとは思うんですけど、慣れればfreeeの方が楽なんで、まずは触ってみる、使ってみるにつきますね。悩んでないで行動みたいな（笑）。まずはやってみよう、まさしくその言葉ですね。
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