定型業務を9割削減、心理的負担も解消した株式会社メドレー。freeeとSalesforceをfreee for Salesforceで連携し、営業とバックオフィスの仕組み化に成功

株式会社メドレーは、テクノロジーを活用した事業やプロジェクトを通じて医療ヘルスケア分野の課題解決を目指すベンチャー企業です。現在は、「ジョブメドレー」「MEDLEY」「介護のほんね」「CLINICS」の4事業を展開しています。

同社はサービス拡大に伴い顧客数が倍増。より複雑化するバックオフィス業務を効率化するため、2017年にfreeeを導入しました。その後、既に社内で活用していたSalesforceと連携すべくfreee for Salesforceを導入。エクセルやスプレッドシートに頼らない管理体制を構築していると言います。

どのように営業とバックオフィスの仕組み化を実現しているのでしょうか。

今回は株式会社メドレーの執行役員 田中大介氏、CLINICS事業部 小川光栄氏、財務経理部の坂本彩香氏に、freeeへ切り替えるまでの経緯と、同社で活用しているSalesforce、そして連携導入したfreee for Salesforceについてお話を伺いました。

田中 医療ヘルスケア分野にはさまざまな課題が存在します。弊社は誰もが納得できる医療の実現を目指し、情報の非対称性と非効率性を解決するサービスを4事業展開しています。

主力事業であり創業以来続く「ジョブメドレー」は、医療介護従事者のマッチングを行う人材採用プラットフォーム。医療ヘルスケア分野における人手不足解消を目指し運営しています。
オンライン医療事典「MEDLEY」では、医療に関する情報を一般の方々にも分かりやすく届けることをモットーに医療情報を提供。医師が責任編集し、「医療に向き合う力を」を合言葉に、情報の非対称性を解消しようとしています。
「介護のほんね」は、介護施設の口コミ、写真などを掲載し、入居前の不安を解消して納得できる介護施設選びのサポートをしています。3年前にスタートしたクラウド診療支援システム「CLINICS」は医療機関向けのSaaSです。サービス開始当初は、ビデオチャットで診察できる遠隔診療システムでしたが、現在は予約管理やカルテ、レセプトなどの機能も含んだ、医療機関と患者様をつなぐプラットフォームとして成長しています。

小川 メドレーの行動規範に「凡事徹底」という言葉があります。 たとえば私の所属しているカスタマーサクセスグループでは、CLINICSのオンライン診療システムを医療機関が迷いなく使いこなせるよう、お客様への操作方法のレクチャーや設定作業のご支援をしっかりと行っています。1人の担当が受け持つ医療機関が増えたとしても、お客様にとっては、その担当が当社の顔となるため、当然のことながら、お客様への対応の一挙手一投足が満足度に直結します。メールの返信を丁寧かつタイムリーに行うなど、価値基準の中でも特に「凡事徹底」を重視し、当たり前のことを非凡な水準まで極めていくことで、お客様の信頼をしっかり勝ち取っていくことを強く意識しています。

坂本 当社の主軸事業、ジョブメドレーは事業所と求職者をつなぐ人材採用プラットフォーム事業です。1件当たりの売上金額が細かく積み重なって会社の屋台骨を支えているのですが、月末には1,000件を超える入金があり、大量の仕訳計上が集中して発生してしまいます。

freee導入以前は他社のクラウド会計システムを使用していました。しかし、1度のデータインポート件数に上限があり、何回も細かくインポートする必要があるなど、作業効率に課題がありました。試算表のデータ抽出の際にも時間が掛かり、作業に支障をきたすこともしばしば。細かい点での不満が蓄積していました。

freeeに切り替えてからは会計の基本的な機能により課題解決。短時間で仕事が終わるようになりました。

そのほかにも、債権回収にもうれしい変化がありました。freee導入以前は債権回収のデータをスプレッドシートとシステムの両方で別々に管理していました。債権回収のたびにスプレッドシートと会計システムを行き来し確認の手間がありましたが、freeeでは一元管理が可能です。メモタグを使って会計上のデータと、詳細な顧客情報の連携を実現していますので、手間なく管理が行えます。

freeeは基本機能が充実しており、債権回収同様、メモタグで請求書周りの負担が軽減しました。別個に存在していた会計システムと、請求書のシステムを一つにまとめられたのです。事業部側から請求書の作成依頼を受け取り、請求書を作るのですが、これまでの会計システムでは、仕訳を行うための会計データを別に作成しなければならない。同じ作業が二度も発生していたんです。今はfreeeで請求書を作成できますので、作業工数は半減しました。

坂本 当社のお客様のなかには医療機関がたくさんいらっしゃいますが、たとえば日本全国には「サイトウクリニック」という名義がたくさんあります。振込み名義人の重複が発生しやすく、入金確認や突合のため経理4人が月末月初、3日間フル稼働で対応しなければならないほど時間がかかっていました。
この負担を軽減するため、弊社ではバーチャル口座番号（銀行が事業者に提供する振込専用の仮想口座番号）を活用。バーチャル口座に振り込んでいただくことで、すぐに入金を特定できるようになり、検索性も高まりました。今では1〜2人で3日ほど、しかも各日に2〜3時間ずつ対応すれば良いほどに入金確認の手間が削減できました。約9割もの工数削減に成功しています。

特に月末月初は、毎日が締め切りです。作業工数削減だけでなく、心理的な負担軽減にもつながっています。月次資料の作成、経費精算など、やることだらけ。多忙の中で入金確認もしなければならない。月末月初のプレッシャーは相当なものでした。以前は経理担当だけで入金確認を回していましたが、freeeでは自動で計上されますので、現在は事務担当の方に作業をお願いしています。経理経験のない、会計初心者が入社しても回るようになるほど、会計の仕組み化が整いました。

田中 freee導入により会計の仕組み化には成功しました。弊社ではバックオフィスに対するフロントオフィス、営業の仕組み化も大切です。

当社では顧客に関する全ての情報をSalesforceで一元管理。特にCLINICS事業では全ての業務プロセスを可視化し、案件管理から契約管理までSalesforce上で全て完結させています。

私は、Salesforceの活用で一番大切なのはマインドセットだと考えています。私達のチームでは、Salesforceで表現できないことはない。あらゆることがSalesforceで絶対に表せるはずだ、と信じて、担当者が属人的に作ってしまった、個別案件管理のための「野良Excelファイル」「野良スプレッドシート」を見つけたらSalesforceに移行できないか、メンバー間でオープンに話し合うようにしています。

どのような要素が受注率に影響を与えうるのかという点について注目し、商談のタイプを「インバウンドか、アウトバウンドか」「決裁者のアポイントメントか、非決裁者のアポイントメントか」「対面か、非対面（ベルフェイス）か」の8パターンに分け、過去数千件のデータを参照することでForecastの精緻化と定量化に取り組んでいることも弊社におけるSalesforce活用の特徴です。過去データを徹底的に活用することで、どのようなデータが事業にインパクトを与えるのか徹底的に考えるようにしています。

事業を進めていると「あったほうがよさそう」「将来使うかもしれないから集めたい」というデータや項目のアイデアがたくさん出てきます。しかし、それらを全て取得したりメンテナンスするのは得策ではありません。私は、Salesforceで表現すべきなのは「次のアクション」や「意思決定」につながるデータに絞るべきだと考えています。
どのようなレポートを作り、どうダッシュボードを構築すれば素早い意思決定やアクションに結びつくのか。そこから逆算して必要な項目を策定し実装していくことが重要です。私は、KPIの設定とどのようなレポートが必要なのか、そしてそれらをどうやってSalesforceで表現するのか、事業とツールの両方にしっかりと向き合い適切にアウトプットできる人材を育成していくことがとても大切だと考えています。

世の中の多くの組織では「事業には詳しいがツールには詳しくない」人たちと「ツールには詳しいが事業に対する理解はそこまで深くない」人たちの間で、様々なすれ違いが発生してしまっているのが実情です。その結果として、多くの使われないレポートや機能しないダッシュボードが生み出されてしまう。このような事態はなるべく避けなければいけません。

小川 バックオフィスと営業の仕組み化に欠かせないfreeeとSalesforce。これらを密に連携させるため、freee for Salesforceを導入しています。freee for SalesforceはさまざまなSalesforceの運用形態で利用できますが、弊社でのfreee for Salesforce導入の狙いは、請求書作成の効率化のためでした。

導入以前は、Salesforceとは別に顧客情報をスプレッドシートで管理していました。この場合は「野良スプレッドシート」ではなく、どうしても使わなければならない会社公認のスプレッドシートで、請求・支払状況の管理のためだけに利用していました。請求書をプリントアウトし投函するまでの一連の作業もすべて手作業で行っていたため、顧客数の増加に伴い、作業工数も当然増加します。手入力による管理だったため、請求漏れや入金確認漏れによる二重請求といったミスを起こさぬよう、チェックにかける工数も何重にもかかっており、非効率な作業を人手でカバーしているような状況でした。

そんな時に、社員の紹介で知ったのがfreee for Salesforceです。freee for Salesforceを導入することで、Salesforceに登録した商品情報がfreeeに会計データとして渡され、freee上で請求書作成が可能になりました。Salesforce上で登録した情報がそのまま渡されますので、最初の登録作業時に徹底してチェックさえしていれば、スプレッドシートでの二重管理や重複チェック作業も不要です。ボタン1つで発送も可能になるため、これまで対応していた工数のおよそ半分のリソースで対応できるようになりました。今では、経理メンバーが対応していた仕訳登録や入金確認業務も、freee for Salesforceを通じて事業部サイドで対応できるようになっており、全社的な工数削減にも貢献できていると考えています。

小川 freee for Salesforceの導入により、営業が普段使っているSalesforce上にも未入金情報を展開できるようになり、未入金の案件があればチーム全体で共有できるようになりました。事業理解の深い事業部が、受注から債権回収までのプロセスを事業部内で完結させています。

導入の副次的な効果として、事業部で事務を行うオペレーションチームのメンバーの視座が上がり、単にオペレーションを遂行するだけでなく、事業の会計構造を理解した上で業務を行えるようになりました。もともとCLINICSの事務担当メンバーは、これまでの経歴においても事務作業をメインとしていたメンバーが多く、経理経験や会計知識のあるメンバーは皆無でした。そういったメンバーが請求書作成から仕訳登録や入金確認といった、担当業務を拡大させていくことで、CLINICS事業の会計構造への理解を深められ、結果として、正確で迅速な会計数値の可視化に貢献することができています。月末に事務作業に慌てることもなく、月次の締め作業もスムーズになり、数値も99％精緻な状態で第一営業日を迎えられるようになりました。

freee for Salesforceを使いこなすコツは、事業に対する理解です。その事業はどんな商品を販売していて、それぞれの商品は会計上、どのように売上計上されるのか。そのルールを理解すれば、あとはSalesforce上で必要な項目を設け、それをfreee for Salesforceを通じてfreee会計に連携させるだけ。それだけで請求書発行から入金確認までをすべて自動化できるはずです。

田中 今後、Salesforceとfreeeの連携をさらに強めていきたいと考えています。月額利用料の前受金などの処理にはまだ一部スプレッドシートを用いているフローも残っています。Salesforceとfreeeの連携をさらに強められればこのスプレッドシートも割愛できるはずです。freeeとSalesforceをfreee for Salesforceで連携させる。営業とバックオフィスの仕組み化をさらに進めていきたいです。

小川 営業の仕組み化は進めてきましたが、オペレーションのチームが日々粛々と業務を行ってくれていることを正しく評価する仕組みを作りたいと考えています。たとえば「未回収債権を限りなくゼロにする」という目標を掲げ、今どんなKPIを追っていてどう減らせたのか。チームの成果が形として見えづらいからこそ、何か可視化できるようにしたいです。

坂本 会計側では、内部統制強化のためにワークフローも整備していきたいです。今は購買のワークフローがなく、Slackで申請するのが基本の流れ。いずれ全社員にfreeeのアカウントを付与し経費精算してもらうなどのフローも検討していくべきだと考えています。