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IPOには数年の時間と多くの乗り越えなくてはならない壁がある。 これは、コーポレートガバナンス・内部統制などの上場審査水準が高いためだ。
特に、フリーランス・業務委託と取引のある企業にとっては、関わる法律が多く業務フローが煩雑になりがちなため、 困難が多い。
そこでIPOを視野に入れている企業にとって注目なのが、契約・発注・請求・支払い等の管理・処理をワンストップで可能とするフリーランスマネジメントシステムfreee業務委託管理(旧pasture)だ。
今回は、freee業務委託管理(旧pasture)を導入後、2019年に上場を果たしたINCLUSIVE株式会社の事例を紹介したい。
【インタビュー参加者】
エン・ジャパン株式会社:堀
INCLUSIVE株式会社:横尾
ツールの導入を検討したのはIPOの1年以上前
堀：御社はIPO準備期間中にfreee業務委託管理(旧pasture)を導入いただきましたが、具体的にはいつから導入の検討をされていましたか？
横尾：上場する1年以上前から、フリーランスを管理するためのツールをfreee業務委託管理(旧pasture)を始めとした、その他さまざまなツールと比較検討をしていました。
堀：フリーランスを管理するためのツール導入を検討した背景を教えてください。
横尾：各社員は法令遵守に日々取り組んでいましたが、エクセルで管理していたため、アナログな点や見の届かない場所がありました。そのためケアレスミスを完全に防げなかったこともあり、システマチックに処理できるツールを導入することが必須という判断になりました。
IPOの準備にあたっての課題は「属人化からの脱却」と「状況の可視化」
堀：IPOの準備にあたり、解決しなければならなかった課 題を教えて下さい。
横尾：法令遵守を目的とした、属人化からの脱却と状況の可視化をどう実現するかが課題でした。
freee業務委託管理(旧pasture)導入前は、各担当者がフリーランスに合わせ、様々なツールでやり取りが発生していたため、特定の担当者しか把握出来ない情報がありました。
そのためトラブルが発生した際、把握できていない情報があると判断した場合は、プロジェクトの全員にヒアリングをしていました。このままでは抜け漏れが発生するリスクと個人のスキルに頼った運用が残り続けると考え、業務フローの標準化・見える化に取り組む必要がありました。
freee業務委託管理(旧pasture)を選んだ理由は開発件数の多さと改善リリースの早さ
堀：そのうえで、freee業務委託管理(旧pasture)を選ばれた理由を教えて下さい。
横尾：既存の多くのシステムは、その型に合わせる必要性があったり、一気通貫じゃないなどの課題がありました。freee業務委託管理(旧pasture)も検討時は、全てが理想的ではなかったですが、当時3カ月に200件というものすごい数の改善を行っていることをお聞きしていました。それだけ改善が頻繁に行われ、さらに我々の要望も柔軟に聞いて頂けたので、将来に期待しfreee業務委託管理(旧pasture)を選びました。現在は期待以上に、私たちの必要な要件を満たしているツールになっており、今後より洗練されたツールになっていくと信頼しています。
freee業務委託管理(旧pasture)の導入で、属人化からの脱却・状況の可視化を実現、さらに業務効率化に貢献
堀：freee業務委託管理(旧pasture)を導入されたことで、課題は解決できましたか？
横尾：フリーランスとの発注から請求のやり取りをワンストップで行え、全ての進捗把握が出来ることにより、属人化からの脱却及び状況の可視化が叶いました。さらには、社員の異動や退職の際にも情報が蓄積されていることでブラックボックス化せず、引継ぎもスムーズになりました。
堀：御社の課題が解決されて嬉しく思います。freee業務委託管理(旧pasture)を利用して感じているメリットが他にあれば教えていただけますか。
横尾：まず、現場では、発注請求管理をfreee業務委託管理(旧pasture)に一元化することで関係者が情報を適宜確認・入力できるので自然と業務効率が上がっていると思います。実際、freee業務委託管理(旧pasture)を確認すれば、フリーランスとのやり取りをはじめとした状況が分かるので、チームのマネジメントも効率的になっています。
また、フリーランスのタスク提出日がfreee業務委託管理(旧pasture)のログ上に残るので、弊社が下請法を遵守できているのかの確認も出来ます。さらに、パートナー側もマイページから支払い予定が把握できるので、フリーランスとの支払いに関するやり取りが減ったと思います。
堀：日々の業務の中で下請法を遵守するのはオペレーションが煩雑になりがちですが、freee業務委託管理(旧pasture)の強みはまさに法令遵守と効率化が同時に叶う点です。バックオフィスからの観点ではいかがでしょうか？
横尾：バックオフィスでは、業務量が4割くらい減っていると思います。それ以上に特筆すべきはfreee業務委託管理(旧pasture)導入後、freee業務委託管理(旧pasture)を使った受発注において、支払い漏れが一切発生していないことです。支払いトラブルが一切起きてない。それが一番大きく、経理・企画として助かってます。
また、全ての情報がfreee業務委託管理(旧pasture)に集約され、出力形式が一緒になったことで非常に処理がしやすくなりました。以前は、パートナーさんによって報告するフォーマットが違い、集計するのに手間がかかっていました。
堀：従来、様々な場所や形式で管理されていた情報が一つのプラットフォームで管理できるようになったことで、現場・管理部門、両方の業務効率化に繋がったんですね。
横尾：はい。さらにfreee業務委託管理(旧pasture)から出力できるCSVで予実管理もスムーズになりました。
監査法人とのやり取りを8割以下に
堀：その他にIPOに伴いfreee業務委託管理(旧pasture)を導入して良かったと感じられる点はございますか？
横尾：上場を目指すうえで監査法人との連携は必須です。
フリーランスとの受発注に関する監査において、freee業務委託管理(旧pasture)導入前は監査法人とのやりとりに非常に時間がかかっていましたが、freee業務委託管理(旧pasture)導入後はお互いのやりとりが8割程度減少しました。
導入前は、フリーランスとの取引が正しく行われているか説明するために、エクセル・記事URL・管理画面・発注メール・納品メール・ワークフローを1セットで用意していました。これが毎Q、数件ランダム抽出されるので、証憑を正しく集めるだけでも時間がかかっていました。freee業務委託管理(旧pasture)導入後はCSVデータ・freee業務委託管理(旧pasture)の画面を見せるのみで、負担が大きく減っています。
IPOを目指す企業に必須のシステム
IPOの基準を満たす法令・ガバナンスに対応しながら、フリーランス・業務委託管理の属人化からの脱却・状況の可視化を可能とし、業務効率化を図ることができるfreee業務委託管理(旧pasture)。フリーランスと働く企業がIPOを目指す際、今後のスタンダードとなりそうだ。
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Company Profile
INCLUSIVE 株式会社
業種：Webメディア、コンサルティング、マーケティング
フリーランス数：フリーランス 100人～
URL：https://inclusive.co.jp/
事業概要
2019年に東証マザーズ上場。
INCLUSIVE株式会社は「必要なヒトに、必要なコトを。」をビジョンに掲げ、出版社やテレビ局など、メディア企業を中心とした事業会社や、個人による情報発信のDXを推進する「事業開発会社」。今後の事業成長の柱として、メディア企業のDX支援に加え、個人課金事業の展開や、サービスのSaaS展開、地域関連サービスの強化等を推進。