「自計化」で経理業務の効率化と月次決算の正確性向上を両立

まずfreeeは税理士法人福島会計の田上さんからご提案いただいて導入をしました。それまでは別の会計士さんに記帳をお願いしていたのですが、その時は半年に一度、会計士が指定したExcelシートにデータを入力して、それを元に会計士さんが記帳をするという流れでした。しかし、社長からは毎月の収支やキャッシュフローの報告を求められていたので、別途Excelでキャッシュフローのシートを作って報告してはいたのですが、その数字に確証が持てずに悩んでいました。わからない時は会計士さんにメールで聞く、という運用にしていたのですが、この悩みについては会計士さんに相談しても「それは社外からは実態が把握しづらいので、御社内でやってください」と言われるだけでした。

また、Excelシートの入力にもかなり時間を取られていました。会計士さんにデータを渡すのは半年に一度ですが、結局売掛金の回収や経費の支払いは日々管理しなければいけないので、全部で10種類近くのExcelシートを作って管理していました。特に売掛については、事業の性質上、月額でお支払い頂いたり、一括でお支払い頂いたりと管理が煩雑になっており、消込（売掛の入金確認）の際に手入力によるミスが起こっても不思議ではない状態でした。このような状態だったので、社内のExcelシートと会計士の入力する会計ソフトの数字が合わないことも頻繁にあり、会計士さんとの打合せの場ではその原因探しで時間が終わってしまうこともあり、見えないトンネルの中をひたすら走っている感じでした。

freeeの導入が決まってからは、数回のお打合せの中で当時管理していたExcelシートを全て見せていただいて、各々のシートがどのような目的で何を管理しているか、それがfreeeでどのように置き換えられるか、ということを棚卸しさせていただきました。そして業務毎に段階的にfreeeを導入していただくということを2〜3ヶ月間掛けて行いました。

作業は本当に効率化されて、10種類あったExcelシートも2種類にまで減らすことができました。また、一番の悩みの種だったキャッシュフローシートを作成する時間はまるごと削減できました。何よりも確証の持てない数字を報告しているという精神的なストレスがなくなったのが一番大きいです。あとは通帳とカードの情報をいちいち入力しなくてよくなったのも楽になったポイントですね。入力ミスが絶対に起こりませんので。あとは請求書の発行にもfreeeを使っているのですが、ここも楽になりました。これまではExcelと手書きだったのですが、freeeだと複製もできるので、毎月定額をお支払いいただくお客様にはとても効率的だと思っています。

2種類残っているExcelシートは前受管理と外注費の源泉徴収額計算用なのですが、前受管理については、現状の機能だとExcelを使った方が早いという判断で残しています。外注の源泉徴収額計算についても、freee上で確認するところまで完結できるため、近々シートは1種類になる予定です。

福島会計さんに入ってもらってまだ期間は短いですが、煩雑になっていた経理業務を効率化できただけではなく、最近では給与体系を変更したりと、バックオフィスの体制そのものを見直すことにも時間を割くことができるようになっています。これが一段落したら、私が本来行いたかった経理以外の仕事もできるようになるのではと期待しています。

ありがとうございます。私どももせっかく顧問としてお任せいただくのであれば、、ただ税務申告のためだけに会計を行うのではなく、経営に活かせる数字が適時適切に出せる体制を作りたかったんです。freeeはこれまでの会計ソフトと違って売掛や買掛の管理に強いので、回収漏れや支払い漏れを一目で確認することができますし(※1)、管理会計の面でも部門別やプロジェクト別の数字も集計できるので(※2)、ゴンウェブさんの課題を解決するにはぴったりのツールだと思いました。そういうツールをうまく扱えることも、これからの税理士の付加価値になってくるのではないかと考えています。

経理体制については、まだ改善の途中ですが、福島会計さんに入ってもらって、だいぶ数字が見えるようになりました。今後、欲を言うと、営業担当者別の売上や利益など、生産性の分析なんかもできるようになったらいいですね。今後の改善にも期待しています。

※1：レポートメニューの「売掛レポート」「買掛レポート」にて確認することが可能です
※2：取引の入力項目である「品目」「部門」を用いて集計することが可能です