工数登録の業務負担が1/10に削減。分析結果を顧問料の交渉材料として活用。

大阪を拠点として、税務・監査業務を行っている深森公認会計士・税理士事務所。クラウド会計やクラウド業務管理ツールを用いた、クライアントの業務改善や業務効率化の支援も行っています。

代表の深森さんは、開業半年後から「どの仕事にどれくらいの時間を掛けているか」を確認するため、工数管理を開始しました。当初はExcelやカレンダーなどを用いて行っていたものの、集計やレポート面で物足りなさを感じたそうです。最終的に、必要な機能が揃っており、構築業務なども不要なfreee工数管理の導入を決めます。

今回は深森さんに、freee工数管理導入後の効果や気付きについてお話を伺いました。

当所のテーマは「スリム」です。業務を効率化したスリムな事務所でありたいですし、システム化や効率化によってクライアントの業務のスリム化も支援しています。無駄を減らし、必要な業務やコミュニケーションに集中できた方がお互いWin-WInでしょう。そんな関係性作りを目指しています。

事業内容は、税務と監査の2本柱で展開していて、割合としては税務3割、監査7割程度です。税務業務は、記帳代行はせずに仕訳のレビューを中心に実施しており、申告まで対応しています。クライアントの数は15～20で、法人と個人の比率は半々ほどです。質問対応が中心ですが、業界でよく聞かれる「税理士に質問しても2～3日放置される」状態にならないよう、一次回答を迅速に行うなど素早い対応を心掛けています。また、業務のスリム化や仕訳レビューの効率化のためにも、クライアントと契約を結ぶ際の条件に「freee会計などのクラウド会計ツールを利用していること」を置いています。

監査業務については、知人の監査法人で仕事をしていて、社会福祉法人や社会医療法人などに特化して支援しています。組織のルールや決裁フローをイチから整備する内部統制構築支援も手掛けています。

2018年10月に独立して、税務業務における工数管理を始めたのが2019年4月です。事務所は1人体制で誰の監督下にも置かれていない環境であるため、「実際は何時間稼働しているのか」をしっかり可視化しようと思ったのです。5件ほどクライアントを抱えていたので、どのクライアントの業務にどれだけ時間が掛かっているのかも知りたいと思っていました。また、当時は記帳代行も行っていて、時間を掛けすぎている印象があったので、業界内のいわゆる「平均単価」に比べてどうなのかが気になってもいました。ただ、数字を元にして何かを改善しようとまでは、まだ考えていませんでした。

まずは監査法人で使っている工数管理シートを参考に、Excelで工数管理を始めて、クライアントの名前と作業時間だけ入力していました。しかし、運用するうちに「平均単価から導いた理想の工数と照らし合わせると、●時間以内に収めるべき」といった目標時間との乖離を把握したい、全体の作業時間の中でそれぞれのクライアントに割く作業時間の割合を可視化したい、ミーティング・記帳・申告書作成のどれを行ったのかといった業務内容を簡単に参照できるようにしたいなど、いろんなニーズが出てきました。Excelでは運用が難しそうだったのでカレンダーも使ってみましたが、カレンダーではデータが取りづらく、自分で工数管理ツールを作ろうとカスタマイズが出来る他社サービスを導入しました。ただ、システム構築の専門家ではないため、レポート機能を作ろうと思うとなかなか大変で、諦めて解約しようと思っていた矢先に、freeeの担当者から「freee工数管理がリリースされました」とご案内をいただいたんです。

馴染みのある監査法人での工数入力と同じように、登録が少ないステップで済むことが導入の決め手となりました。また、以前は右タブでカレンダーを開き、左タブでExcelを開いてコピー＆ペーストで入力をしていましたが、freee工数管理はGoogleカレンダーと連携できて、1画面上で工数登録が出来る点が便利だと思いました。さらに、集計グラフやレポート機能も搭載されているため、自分で構築する必要が無く、集計やマクロの修正に手間を取られないことも決め手となりました。金額も手ごろで良かったです。

現在は、クライアントごとにプロジェクトを作り、Googleカレンダー上でタスク管理を実施しつつ、その内容を連携して毎日18時に工数を登録することが習慣になっています。工数登録時には、ミーティング・質問対応・仕訳レビューなどの価値を生む主体業務と、資料整理や事務所記帳などの価値を生まない付帯業務をタグで区別して入力しています。

月末にはプロジェクトごとにレポートを参照して、主体業務と付帯業務の割合を見て「付帯業務が多くなりすぎていないか」確認したり、工数が多く掛かってしまった実感のあるプロジェクトを眺めて前月と比較したり、原因を分析したりしています。さらに、プロジェクトを立てる際に理想の利益率を元にした予算をあらかじめ組むので、それと実績の比較も行いながら振り返りを行っています。

freee工数管理導入後のメリットとしては、まず工数管理業務が大幅に効率化されました。時間・プロジェクト・作業内容・タグの4つを入れるだけでいいので、毎日の工数登録が2～3分で完了します。手打ちや転記を行っていたExcel時代には30分ほど掛かることもあったので、かなり楽になりました。

さらに、グラフやレポートでわかりやすく工数が見える化できたことで、次段階の「見える化できた数字の活用」も行えています。これまでは、「もともと取り決めた以上の仕事を頼まれている」と思っても、「どの程度やりすぎているのか」が定量的にわかりませんでした。また、クライアントに報酬引き上げの交渉をしたくても、「どの業務にどれだけ掛かっているのか」を明示できなかったため、根拠を持って顧問料アップの交渉を行うことができませんでした。しかし、freee工数管理導入後は、想定と実績を比較できるようになったので、自分の仕事のやり方を見直したり、根拠を元に顧問料の交渉に臨んだりすることができるようになったのです。

たとえば、あるクライアントで前年度、このようなことがありました。私の元にたくさん質問が寄せられて、質問対応にかなり時間を取られていたのですが、その中には検索すればわかることや、本来なら社労士や弁護士に聞くべきことも含まれていたのです。これではいけないと危機感を感じて「質問対応」という工数タグを設けて集計した結果、「具体的に●時間質問対応に時間を取られており、これは当初の想定よりかなり多い」とクライアントに伝えることができました。実際にグラフを見せながら説明することで理解していただき、「税理士に聞くべきことだけ質問してもらう」フローが整いました。

また、そのクライアントは前任の会計士時代から紙の帳簿で運用しており、以前は打ち合わせに8時間も費やしていました。しかし、私が引き継いでからは、業務のスリム化を目指してfreee会計を導入し、かつ「事前に資料をいただいて、レビューを行った上で打ち合わせに臨む」フローを確立することで、打ち合わせ時間をたった1時間に短縮することができたのです。こうした業務のスリム化や効率化を支援したことが評価され、初年度よりも少し高い顧問料での契約更新に繋がりました。このような改善や交渉ができたのも、freee工数管理で工数を見える化でき、かつ主体業務と付帯業務にどれくらい費やしているかが把握できるようになったからだと思います。工数を見える化したことによって、仕事を受けるか断るかの意思決定もしやすくなりました。

最初にお話しした通り、スリムな事務所であることとクライアントの業務のスリム化を方針として掲げているので、その実現を目指していきたいです。会計事務所の中には、さまざまな業務を抱え込みすぎ、クライアントからのあらゆる依頼に応えすぎるなど、本来税理士がやらなくていいこと・やるべきでないことも引き受け続けた結果、業務に圧迫されて仕事が回らなくなっている事務所もあります。しかし、それでは誰も幸せになりません。

私も、最初は記帳代行を行っていたものの、多くの時間を取られてしまっていました。スタッフを雇っている事務所であれば引き受けてもいいのでしょうが、1人事務所の私が記帳代行まで行うと、これ以上クライアントの数を増やせないことに気付き、記帳代行はしないと決断したのです。今後も、自分が出来ること・やるべきことに集中して、引き受けた範囲内の仕事を100％でお返しし、一方でクライアント側のスリムな体制作りも支援しながら、煩雑な業務を無くしていけたらと思っています。

freee工数管理を引き続き利用し、事業拡大を進めていきたいです。たとえば、「資料整理」の中に資料の印刷なども含まれているので、そうした付帯業務を細分化して、あまりに依頼される機会が多ければ印刷準備にもお金をいただくなど、サービス化を進める可能性もあります。手を動かして時間を掛ける以上は利益を生みたいので、ビジネスにできるポイントを探っていきたいです。