ゴルフの素晴らしさを伝え、豊かなゴルフライフの創造を企業理念に掲げる株式会社ALBA様。ゴルフメディアとして雑誌の出版、Webメディア運営、コンテンツ企画、イベント運営などを展開しています。
かねてより紙ベースの請求業務に様々な課題を感じていたところ、freee業務委託管理(旧pasture)と出会い、課題の解決を期待できたと言います。導入後は「事務作業の時間を圧倒的に削減できるようになった」とのこと。法令遵守の抜け漏れリスクを抑えられる点も評価されているそうです。統括本部の渡辺純一さん と土取将也さんにfreee業務委託管理(旧pasture)の導入背景や業務効率化の効果について聞きました。
ナンバーワン・ゴルフレッスン誌「ALBATROSS-VIEW」や国内唯一の女性向けゴルフファッション誌「Regina」をはじめとした媒体のお取引でfreee業務委託管理(旧pasture)をご利用いただいています。
【freee業務委託管理(旧pasture)導入の背景】古くから続く紙ベースの発注～請求業務を刷新したかった
――freee業務委託管理(旧pasture)導入の理由を教えてください。
土取：発注と請求の両方の課題を解決したかったからです。まず、発注については編集担当者が外部のライターさんやカメラマンさんに、電話や案件で行っていましたが、管理が非常に煩雑になりますし、そもそも誰が誰に発注しているのか担当者以外からは見えづらい状況でした。
また、請求については主にバックオフィスの業務効率に課題がありました。まず、紙で請求書が届くので、請求金額をシステムに手で入力します。請求書が期日通りに届かないこともあり、最終的な支払い金額の把握が難しく、編集担当者や編集長に直接確認することもありました。このような状況ですので、月次の締め業務がなかなか終えられず、経理担当としては時間の負担と心理的な不安の両方がありました。
――発注や請求に関するこれまでの方法を変えたかったとい うことですね。
渡辺：はい。ただ、正直なところ昔からのやり方を変えることに不安はありました。出版業の商習慣かもしれませんが、発注は電話やメールで行うことが多く、社内ではデジタル化することに少なからず抵抗感があったと思います。我々にとっては原始時代から令和にタイムスリップするくらいの感覚でしたから(笑)。また社内はもとよりパートナーの方々に、従来の方法を変えることを理解してもらえるか不安でした。
とはいえ、世の中的にDXが普及する中、我々としても業務のデジタル化を進めていこうという話が持ち上がっていたんです。ちょうどそのタイミングと重なるかたちでfreee業務委託管理(旧pasture)を紹介され、導入を決めました。
【freee業務委託管理(旧pasture)活用の効果】編集部門・バックオフィス部門ともに間接業務を大幅に削減
――freee業務委託管理(旧pasture)の導入で、どのような課題を解決できたと感じていらっしゃいますか？
土取：編集部の観点ですと、発注に関する課題解決です。電話やメールベースの発注をfreee業務委託管理(旧pasture)に移行したことで、案件を一元管理できるようになりました。またfreee業務委託管理(旧pasture)を利用すれば基本的には法令遵守に対応できるようになっているので、その点でも安心できます。freee業務委託管理(旧pasture)を導入したことで作業工数が増えた部分も一部はありますが、請求書の催促や回収の負担が減ったことを踏まえると、トータルで作業時間は短縮されたと思います。
バックオフィスの観 点からは、freee業務委託管理(旧pasture)で受け取った請求書のデータをcsvエクスポートし、社内システムにインポートすることで、システムへの入力時間を圧倒的に減らせるようになりました。また、受領した請求書情報はfreee業務委託管理(旧pasture)から全銀データとしてダウンロードできますので、支払い業務の負担も大幅に減少しました。ミスも起こらないですし、感覚的には約1日分の作業時間を浮かせることができていると思います。
――支払金額の把握が難しかった点についてはいかがでしょうか？
土取：freee業務委託管理(旧pasture)で把握しやすくなりましたね。登録されている発注書を見れば、支払い金額や時期の想定がつきますので。月末に編集部に金額を確認する機会が減ったことにも導入効果を感じています。
社内外ともに好感触！「フリーランス管理システム=freee業務委託管理(旧pasture)」になることを期待
――freee業務委託管理(旧pasture)導入後の編集部の反響はいかがでしたか？
土取：請求書回収の負担が減ったという声が多いです。今までは、催促してもなかなか送ってもらえないこともありましたが、タスクに紐づいた請求書をパートナーが数クリックで作成でき自動リマインド機能もあるので、正確な請求書を早く受け取れるようになりました。
――請求書関連の負担軽 減を実感されているということですね。パートナーからの反響はいかがでしょうか？
土取：パートナーも請求書を出す負担がなくなったことに好感を持ってくださる方が多いです。特にフリーランスのカメラマンやスタイリストの方は、現場で仕事をされていることが多いので、PCで請求書を作成する時間を取りにくいです。その点、freee業務委託管理(旧pasture)ならスマホでも簡単に請求書を出せるので、すごく楽になったとおっしゃっていただけます。特に若い世代のパートナーは、スマホアプリの操作に慣れているので、抵抗感なくfreee業務委託管理(旧pasture)を使ってくださっていると感じます。
――最後に、freee業務委託管理(旧pasture)の導入を検討いただいている方にメッセージをお願いします。
土取：外部パートナー向けに発注から請求までをワンストップで管理でき、痒いところに手が届く機能を搭載しているシステムってこの世にあまり存在しないですよね。その意味で、新進気鋭のサービスだと思います。パートナーとのお仕事が多い企業は、freee業務委託管理(旧pasture)を活用することで、仕事がもっと楽になるはずです。
渡辺：やり取りがすべてfreee業務委託管理(旧pasture)で完結するので、なによりパートナーの方がハッピーになりますよね。「フリーランス管理システム=freee業務委託管理(旧pasture)」くらいの認知度になれば、必要性をあえて説明することもなくなるので、早くもっともっと世の中に広まってほしいです。
Company Profile
株式会社ALBA
業種：Webメディア、メディア
フリーランス数：フリーランス 100人～
URL：https://company.alba.co.jp/
事業内容
ゴルフの素晴らしさを伝え、豊かなゴルフライフの創造を企業理念に掲げ、ゴルフメディアとして雑誌の出版、Webメディア運営、コンテンツ企画、イベント運営などを展開しています。