東急電鉄沿線での各種スポーツ施設の運営や、運動施設管理の受託などを展開する東急スポーツシステム株式会社。
請求書発行や入金確認といった売掛管理の業務フローが整っておらず、社内コミュニケーションの負担が大きくなっているという悩みを抱えていました。
さらに、2023年10月から始まるインボイス制度への対応も必要になったため、この機会に売掛管理業務を見直すため、freee経理を導入。導入前のお悩みや運用状況、見込まれる効果などについて、管理本部 経営企画部 マネージャーの田淵甚吾さんに話を聞きました。
売掛管理の業務フローが整っていない中、インボイス制度の開始が迫っていた
ーー東急スポーツシステム様の事業概要と、田淵さんおよび経営企画部の業務について教えてください。
田淵甚吾さん（以下、田淵） 当社は、東急電鉄沿線でフィットネスやスイミング、ゴルフなどのスポーツ施設の運営、自治体が運営する運動施設の管理、法人事業などを展開している企業です。
私の所属している経営企画部は、経営管理および資産管理を担当しており、主に経営企画・管理部門のマネージャーをしています。
ーーfreee経理を導入したきっかけをお聞かせいただけますか。
田淵 当社の事業特性上、特にコロナ禍以降、健康経営を目指す企業様も増加傾向にあり、伴って請求書を発行する 件数も増える一方で、売掛管理の業務フローが整っておらず、悩みを抱えていました。
以前は、表計算ソフトで作成した請求書のフォーマットを使って、各事業部門で請求書を発行し、経営管理チームで入金後の会計処理を担当していました。
そのため、経営管理チーム側で請求書の発行状況がタイムリーに把握できず、入金の実績があると、1件ずつ、取引日や内容、金額、発行部門などを確認する作業が発生していました。
この非効率なコミュニケーションには、実績を確定させるまでの短い期間中で大きなウエイトを占めていました。さらに近年、法人向けサービスに加え、運営受託などのBtoB事業に着手したこともあり、この売掛管理業務にかかる負担も増えていました。
こうした悩みに加え、2023年10月から始まるインボイス制度への対応も迫っていました。インボイス制度においては、これまでより請求書に記載すべき項目が増えることになります。表計算ソフトのフォーマットを変えることによる対応も検討しましたが、そのフォーマットのバージョン管理が煩雑になるだけでなく、記載漏れなどにより適格請求書の要件を満たせないことで、結果として取引先にご迷惑をかけてしまう懸念がありました。
そこで、この機会に業務フローを見直すとともに、取引先と良好な関係構築につながるよう、請求書発行から入金確認まで一括管理できるシステムの導入を検討し始めました。
ーー導入を検討されるにあたって、他社サービスも比較されましたか？ また、最終的にfreee経理を導入した決 め手を教えてください。
田淵 freeeを検討の選択肢に入れたきっかけは、部門メンバーの一人が個人事業主としてfreeeを使っており、操作性が良いと薦められたことでした。新たに導入するシステムは経営管理チームだけでなく、各事業部門も請求書の発行で操作することになるので、使い勝手の良さは大切なポイントだと考えました。
経営管理チームのメンバーとともに複数サービスを比較し、社内ヒアリングを経て、freeeが最も使いやすいという結論になりました。
そして、最終的にfreee経理を導入した決め手は、必要な機能のみ導入可能で、グループ指定の既存システムとの連携のしやすさや銀行口座とも紐付けられることでした。
今回、システムを導入するにあたって、当社では制約条件を抱えていました。会計システムはグループ共通のものを使っており、連結決算にも使用していたため、当社のみ会計システムを変更できなかったのです。
業務上の悩みをクリアでき、かつ制約条件を乗り越えられるサービスが、まさにfreee経理でした。
freee経理の導入によって、非効率な業務が一掃された
ーーfreee経理を導入したのはいつ頃でしょうか？ また、どのようなことから運用をスタートしましたか。
田淵 インボイス制度の開始までには本稼働できるよう、2023年春頃にfreeeに問い合わせし、7月頃からテスト運用を始めました。
freee経理を主に操作するのは、経営管理チームで売掛管理を担当する4名と、各事業部門の請求書発行担当者になります。
経営管理チームでfreee経理による業務フローを整備してマニュアルを作り、8月末にはインボイス対応の一環として、請求書の発行を伴う売掛管理業務の新しいフローとして、freeeのID発行、承認者の設定、発送業務等のプロセスをアナウンスしました。その後、9月に各事業部門の請求書発行担当者にfreee経理を操作してもらって、10月以降の本稼働に備えました。
ーー業務フローを刷新することに対して、各事業部門の皆さまはどのような反応でしたか。
田淵 業務フローが整うことを好意的に受け止めてくれました。現場でも、これまでの請求書発行業務は非効率だと感じていたのかもしれませんね。
また、freee経理を実際に操作してもらう段階に入ってからも、使い方の質問はほとんど出ませんでした。これは、freeeが使いやすいシステムだからだと思います。
9月中はトライアル期間として活用しました。既存フォーマットとfreee、どちらの発行も許可していましたが、早速、freeeから請求書を発行した部門がいくつもありました。
そして、10月の請求書発行からはfreee経理に全面移行し、既に、9月発行分の入金も数件ありましたが、現在のところトラブルや不具合は起きていません。新しい業務フローを整備し、マニュアルに落とし込んだ時期はチームメンバーに負担をかけましたが、こうしてスムーズに運用できていることに安堵しています。
ーー今後、売掛管理業務はどの程度効率化できそうだと見込んでいますか
田淵 今後、精緻に確認したいと思いますが、2人/日ほどは工数を削減できるのではないかと期待しています。
入金データについて各事業部門へ確認する業務はすべてなくなり、会計システムへの登録についてもマクロで対応できたことで起票指示が不要になり、大幅に効率化できる見通しです。
ーーfreeeのカスタマーサポートへの感想もお聞かせください。
田淵 既存の会計システムとfreeeを連携させるための準備をしていただくなど、当社の個別事情に対してきめ細かくサポートいただきました。
要件を整理していただいたり、うまくシステム連携 ができずに何度も相談させていただいたりしましたが、いつも真摯に対応いただいたことに感謝しています。
自社の戦略に合わせて、経理業務も進化させたい
ーー今後の展望をお聞かせください。
田淵 今回、freee経理を導入した売掛管理業務だけでなく、買掛管理の業務もペーパーレス化が進んでいます。経営管理チームとしては債権・債務情報をスピーディーかつ正確に集計し、社内に還元することを追求していきたいですね。
特に当社では、BtoB事業を拡大させていく方針を掲げています。事業の成長とともに売掛管理の業務も増えていくので、会社の戦略の変化に柔軟に対応できるよう、法令対応だけでなく、日常的に業務効率化に取り組める体制づくりを進めたいと思っています。
ーーfreee導入前の御社と同じように、売掛管理の業務フローが整っておらず悩みを抱えている企業に対して、メッセージをお願いいたします。
田淵 漠然と業務効率化したいと考えるのではなく、何を解決したいのかを明らかにしてから具体的な検討を進めると、成果も可 視化しやすいのではないでしょうか。
また、当社の場合、グループ内で指定されている既存の会計システムを変えられないという事情を抱えながら、売掛管理業務の課題に向き合ってきました。同じような制約がある企業にとっては、機能別に導入できるfreeeはメリットが大きいと思います。
（執筆：御代貴子 撮影：栃久保誠 編集：ノオト）