【freee業務委託管理(旧pasture)】毎月500社の取引も漏れなく処理！請求書受取の一元化で大幅な時短を実現！

今回は写真撮影のため、周囲に十分に配慮しマスクを外していただいております。ご理解いただけますと幸いです。

施設や住宅などの緑化事業や、近年はコミュニティーデベロップメント業に力を入れている東邦レオ株式会社様。
月に約400〜500社との取引が発生しており、請求書を受け取る担当者や回収方法も、さまざまで請求書を全て集めるまで時間がかかるという問題があったのだそうです。また、確認漏れや重複のリスクもあり、請求書の管理体制に課題もあったとおっしゃいます。

そのような請求書の受取業務の効率化と請求書の確認漏れの削減を、現在は「freee業務委託管理(旧pasture)」にて実現されているそうです。

今回は管理部門全体を統括されている藤原様(写真左)と、営業事務ご担当の村口様(写真右)にお話をお伺いいたしました。

弊社では、主に施設や住宅などの緑化事業を行なっており、現在はコミュニティーデベロップメント業に力を入れています。

コミュニティーデベロップメント業とは、コミュニティーの場を作るためのコンサルティング事業のことです。弊社では場を作って終わりではなく、日常的に人が集う場とは何かを追求し、そうした場づくりを企画・提案・運営まで一貫して行うのが特徴です。

弊社には大阪と東京にそれぞれ管轄があり、合わせると毎月約400〜500社と取引があります。

主に、資材の仕入れ先や工事関連・施工関連の外注先です。その他、イベントやwebのサポートをしてくださる方へのお仕事の依頼などもございます。

従来のフローとしましては、まず取引先からの請求書を郵送・メール・FAXなど、さまざまな経路から各担当者が受け取っていました。次に、基幹システムへデータ入力を行い、必要項目を計上します。最後に、メールで届いた請求書の印刷を行い、紙でまとめた請求書を経理メンバーに手渡すというフローでした。

1つ目の課題は、請求書を受け取る人がバラバラだったことです。そのため、大量の請求書が然るべきところに揃うまでに時間がかかっていました。

2つ目は、請求書を受け取る手段も郵送やメール、FAXとさまざまだったため、請求書が埋もれてしまい、支払い漏れが発生していました。

最後に、紙で請求書を保管していた時は該当の請求書を探すのに時間がかかっていたことも課題でしたね。

上述の課題があったため、一度、すべての請求書を経理専用のメールアドレス宛に送ってもらうよう統一したフローに変えたこともありました。一定の効果はあったものの、メールには請求書に関する連絡以外のものも届くため、請求書がさまざまなメールの中で埋もれてしまったことがありました。加えて、稀に起こる受信エラーによる受け取り漏れが発生してしまったことも。
これはあくまで付随業務でしたが、1通ごとに受領完了の返信作業を行っており、これも業務の負担になっていました。

――「freee業務委託管理(旧pasture)」の導入経緯・背景を教えてください。

メールではなく、やはり請求書の回収に特化したサービスが必要だという思いに至り、請求書の受取ができるサービスを探し始めました。

サービスの選定の軸としては、まず請求書の回収・管理を一元化できることでした。加えて、回収から業務をデジタル化したいと思っていたので、取引先に請求書を提出してもらう際にご協力いただく必要があると考えていました。そのため、取引先になるべく負担がないサービスはないかと調べていたところ、「freee業務委託管理(旧pasture)」と出会いました。

freee業務委託管理(旧pasture)では請求書アップロード専用のURLを取引先がクリックするだけでアップロードでき、且つその際にログインなども不要なので取引先の負担を最小限に抑えられます。それが、サービス導入の決め手でした。

「freee業務委託管理(旧pasture)」を導入することで、請求書の受け取り口が統一され、請求書の回収状況が把握できるようになりました。
通常業務についてはメールで、請求書はfreee業務委託管理(旧pasture)でと切り分けられたことにより、請求書がメールに埋もれてしまうこともなくなりましたね。また、請求書を確認すると自動でメールが送付されるため、これまでメールで数百件に及んでいた「受領しました」という返信も不要になりました。

さらに、従来は紙で管理していた請求書が、「freee業務委託管理(旧pasture)」にデジタルで保管されたことにより該当の請求書をすぐに検索できるようになったのも助かっています。

ヘルプページやサポート体制はもちろんのこと、freee業務委託管理(旧pasture)メンバーの皆さんとは、利用方法や弊社の課題に関して定期的に打ち合わせの機会をいただいております。その中で、お互いにディスカッションしながら、一緒にサービスを作っていけることに価値を感じております。

特に、今後は業務の自動化をさらに進めたいと考えており、一緒に「業務を自動化していくにはどうすればいいのか？」を考えて進めていけることは、自社にはない知見や気づきもあり、とてもありがたいです。

――最後に「freee業務委託管理(旧pasture)」を導入検討されている方へ、メッセージをお願いいたします。

先ほども挙げたように、特におすすめしたいのは、取引先に使っていただきやすいという点です。請求書の受取から業務をデジタル化していくには、社外の方の協力が必要不可欠だと考えています。繰り返しにはなりますが、その点「freee業務委託管理(旧pasture)」は、取引先の方の負担も少ないため、協力をいただくまでのハードルが低いサービスだと感じています。
今後もより使いやすいサービスに成長していくことを楽しみにしています。

Company Profile

東邦レオ株式会社
業種：建設・設計
URL：https://www.toho-leo.co.jp

事業内容

グリーンインフラ（新たな技術の開発や独自商品の推進）、グリーンライフスケープ（人の暮らしを支え豊かにする）、グリーンカルチュラルエンジニアリング（の暮らしに繋がりを咲かせる）、グリーンディベロップメント（公共空間・不動産ブランディング）