給与計算にかかる時間が6分の1に！業務の見える化と工数削減を実現した「freee人事労務」の実力とは

私たちはITコンサルティングを主要事業とする企業です。SNSアカウントの運用支援やブランドのプロデュース支援、InstagramとX（旧Twitter）の分析ツールの提供等を担っており、従業員数は約70名。コーポレート本部の中に置かれた人事総務部・管理部をはじめとしたバックオフィス業務を担当する部署において「freee人事労務」「freee会計」を導入しています。

freee製品をはじめて導入したのは2018年のことで、そこから他社サービスとの連携をしながらfreee製品を追加し、現在に至ります。特に人事労務に関して、「freee人事労務」導入以前は外注先にすべての対応を依頼していましたが、現在は主に2名で担当しています。最近、コーポレート本部内における組織の再編成がありましたが、労務業務の大半は1名ないしは2名で進めている状況です。

人事労務の業務を進める中で特に課題となっていたのは、業務の属人化でした。「freee人事労務」を導入するまでは、主にスプレッドシートを使って勤怠や給与計算の情報を管理していましたが、業務担当者しか把握していないことから、必要な情報がどこにあるのか見失うことも多々ありました。&Aするなど取り組む中で気がつけば職員数が100名を超える状況になっていました。

また、業務フローを完全に可視化できていないことによって勤怠や給与計算のチェック項目が増え、業務量が増加してしまっているという問題も発生しました。給与計算には5〜6時間を要しており、毎月かなりの負担がかかっていました。

freee人事労務の導入によって業務フローが明確になり、勤怠管理や給与計算が非常に効率化しました。勤怠集計では有休や残業、労働日数、欠勤といったチェックポイントに絞って確認できるようになったことで、1〜2時間で作業が完了するようになっています。

また、勤怠管理と給与計算の一元化が進んだことで、従業員の労務データを簡単に確認できるようになりました。従来外注していた業務は、自社で処理する方針に切り替えつつあります。その際、給与計算や欠勤控除が自動化されるなど、業務がスムーズになっていることがとても喜ばしいです。

「freee人事労務」を使って必要事項を入力している従業員の反応は非常に良く、特に残業や有休の申請をスマートフォンから簡単かつ直感的に行える点が非常に好評です。手軽に申請できるようになったことから残業申請の提出率も向上し、これまで月あたり30名ほどだった残業の未申請者は、現在2名程度に減少しています。

導入時は全社で情報共有を行う場で案内を行ったほか、Slackでの周知も実施しました。その後も、freee人事労務ユーザーコミュニティ「Camp」で入手した情報を、定期的に全社へ共有するようにしています。新たな情報に関するお知らせが「Camp」を通して頻繁に来るので、有益な情報をすぐ全社に流せるようになったことも良いですね。

なお新入社員に対しては、入社時からアプリをインストールしてもらっています。申請関連の連絡をSlackで送っていることもあり、非常にスムーズに情報伝達ができている印象です。

freee人事労務 モバイルアプリでの申請画面

「freee人事労務」「freee会計」のほかには、「freee工数管理」を導入しています。これには、私たちの主要業務がITコンサルティングであることから、工数ごとに従業員の稼働を把握し、業務効率化や原価費としての稼働の可視化を図りたいという思惑があります。

現場では、「freee工数管理」の活用を前提に「バリューアッププロジェクト」を実施し、どこに経費がかかっているのか、また業務をどう適正化し分散していくかを検討しています。各工程の売上に対してどれくらいの原価がかかっているのか、俯瞰して管理できるようになったことは非常に大きいですね。今まで誰が何をしているか分からないような状態が続いていましたが、今では工数や効率をはっきりと可視化できています。

また「freee工数管理」は、業務委託先に対する工数管理にも活用しています。業務委託の方に関しては、報酬の算定基準が稼働時間になるため、時給に稼働時間をかけた金額で請求書を発行してもらっています。ただし、これまで請求書の金額だけでは稼働の実態が分からなかったことから、「freee工数管理」に稼働状況を入力してもらうようになりました。それ以降、請求金額と稼働状況を参照できるようになったので、より精緻な金額で請求してもらえているように思います。

freee製品全体の満足度は非常に高く、特にユーザーコミュニティの「Camp」が充実していることは特筆すべき点だといえるでしょう。たとえば、分からないことが出てきた際「Camp」内で質問すると、他のユーザからすぐ返事が返ってきます。すぐに解消できる環境があるのは、とても心強いです。

「freee人事労務」のモバイル版で自動打刻ができる機能がありますが、今後Android端末のみならずiPhoneへも対応範囲を広げてほしいと思っています。どうしても打刻を忘れてしまう方が多いこともあり、特にこの機能のありがたみを強く感じているので、今後に期待しています。

今後5年以内に、バックオフィス業務をすべてfreeeで統合し、業績管理や従業員の健康管理、稼働管理を一元化することを目指しています。今のところ、私たちが最も大切にしている従業員からの反応も良好なので、業務フローをアップデートしながら私たちの会社に合ったfreee製品の活用方法を見出したいです。

また、すべてfreeeでまとめられればバックオフィス業務を完全に内製化できると思っています。実際にシステムを使う担当者、従業員のことを第一に考えながら、従業員の満足度向上と会社の利益拡大を両立させるサイクルを構築していきたいですね。

Company Profile

テテマーチ株式会社様
従業員数：125名（業務委託・パート・アルバイト含む）
URL：https://tetemarche.co.jp/

事業内容

SNSマーケティング支援 / プロダクト開発 / プロモーション支援 / ブランドプロデュース