TEAM BLUEは「自宅で自分らしく生きる」を支える医療チームです。「温かい死を通して、人が人を想う気持ちを大切にできる世界を作る。」をミッションに掲げ、東京都を中心に、在宅医療を専門としたやまと診療所、ごはんがたべたい歯科クリニック、おうちでよかった訪問看護、おうちにかえろう病院を展開しています。
スプレッドシート管理より脱却、システムを活用した勤怠管理を実現
――freee人事労務の導入前、バックオフィスにはどんな課題があ ったのでしょうか。
当時は従業員が100名ほどの組織だったのですが、創業当初から出退勤の記録や月間の勤務実績の管理はスプレッドシートにて行なっていました。スプレッドシートは入力の自由度が非常に高く、従業員側でも自由に勤怠情報を入力できてしまうことも課題になっていました。誤入力やシートを新しく更新する作業など、管理側で確認、修正するオペレーションが度々発生し、管理コストがかかっている状態でした。
診療所の単一事業の時代はそれでもよかったのですが、病院の開設など様々な事業の展開を予定していたため、勤務形態の複雑化や従業員数の急増への対応が急務となっており、スプレッドシートでの管理を見直し、新しい体制を整える必要がありました。
また在宅医療が主事業であるためお客様のご自宅へ訪問することが多いのですが、勤怠に関する申請が当時は紙で行われていました。月末にまとめて申請されることも多く日が経過しているため実態と異なる勤務実績で報告されることもありました。このような状況を改善するには、どこからでもリアルタイムに申請し、状況を確認できるクラウド型システム導入が必要でした。
――freee人事労務の導入を決めたきっかけを教えてください。
組織として事業拡大を進める予定がありましたので、全社共通で利用できる勤怠管理基盤を構築しようと考えていました。事業拡大に伴い勤務形態の複雑化が進むと、これまでのスプレッドシートの運用では限界を迎えることは明らかでした。
また新規に病院事業を立ち上げたこともきっかけの１つです。病院では看護師、医師はもちろん、併設保育園の保育士やカフェのアルバイトスタッフなど、より多種多様な職種であったり、日勤、夜勤、当直、パートなど様々な勤務形態の方が勤務したりするため、勤務形態に依存することなく勤怠管理を正しく行えるシステムを検討しました。
多種多様な勤務形態への対応、管理コスト削減による発信への注力
――freee人事労務の導入で実現できたことは？
多種多様な勤務形態での勤怠実績の集計に対応できたことはもちろんのこと、弊社の従業員からは出退勤がどこでも打刻できるようになったと好評です。有給の残日数や過去の勤怠情報をすぐに確認できるようになったことも非常に喜ばれています。またiPhoneから手軽に打刻できるのも利点です。
クラウドで情報管理されているため、それぞれの事務所や勤務場所で税理士と同じ画面を見て相談できる点も大きいです。以前は税理士へ勤務実績などの資料を提出した後、確認事項があれば税理士から管理部、管理部から現場、そしてまた管理部から税理士へ連絡する流れを繰り返していましたが、freee人事労務導入後は税理士が直接freee人事労務を確認することができますので、情報共有や確認でかかっていた工数を大きく削減することができました。
また業務の引き継ぎが楽にできる点も良いです。通常であれば業務の棚卸やマニュアル作成等を行い、前任者からの業務引き継ぎを実施するためには引き継ぎ期間は1ヶ月以上かかるのが一般的だと思います。しかし私がfreee 人事労務を使った業務を前任から引き継いだ際、なんと1週間程度で引き継ぎを完了することができました。もちろん細かい機能は実務をしながら確認しているのですが、大まかな機能は入職してすぐに把握できるようなシンプルなシステム構成になっていることも魅力ですね。
――最後に、今後の御社の展望をお聞かせください。
組織的な勤怠管理基盤を構築した今、freee会計の導入にも着手しています。会計システムの変更は税理士にとっても大きなイベントですが、freee人事労務の導入がうまく進んだこともあり、反対意見はありませんでした。導入はなかなか大変ではありますが、導入後、弊社と税理士のお互いが楽に業務を行うことができると考えています。
また業種の特性上、行政からの書類など未だに紙でのやり取りが多いのですが、freee会計の導入でペーパーレス化を推進できると考えています。他の電子化システムも検討したのですが、最終的にはfreeeでバックオフィス全体を構築することが最も効果が高いと考えました。
最後に業務効率化によって実現できることは様々ですが、何よりも「ミッションの実現」に対して投資できるのが嬉しいです。これまでは管理業務に多くの時間が取られてしまっていました。今後はfreee導入により獲得した時間で私達のミッション「温かい死を通して、人が人を想う気持ちを大切にできる世界を作る」をより積極的に発信していこうと考えています。労務管理は重要な業務ではありますが、組織はミッションを達成するためにあると考えていますので、そこに取り組める時間を捻出できたことは非常にありがたいです。