第2創業でコア事業の進化を目指し、経営基盤である会計、勤怠、給与を刷新。

大きな工数削減につながったfreee会計、freee勤怠管理Plus、freee人事労務の導入経緯について、株式会社タオの黒澤 慶昭さんにお話を伺いました。

本事例のポイント

• - オンプレソフト、紙・エクセルからの脱却
• - 選定ポイントは勤怠・給与・会計までカバーした統合型であること
• - バックオフィスのシステム化・効率化の先にある事業推進

株式会社タオは、滋賀県草津市にある創業30年の会社です。従業員数は現在40名になり、最近では新卒採用にも力を入れています。

事業としては、子ども達の自己実現を支援するために、0歳から高校生まで使えるデジタル学習教材「天神」を開発・販売しています。

私自身は2022年1月に創業者から事業承継し代表取締役に着任し、第2創業のつもりで経営に取り組んでいます。

事業を引き継いだ時点では、ネットバンキングの契約はなく、会計・給与はオンプレミスのソフト、勤怠管理は紙のタイムカードとエクセル、申請承認はメールといったバラバラの仕組みでバックオフィスの業務を構築していました。

私自身は別の会社を作った際に、freee会社設立やfreee会計というサービスを利用したことがあり、クラウドのサービスを知っていたので、まずはバックオフィスの刷新から取り組もうと考えました。

以前からfreeeのことは知っていましたし、使っていたのですが、他のソフトも調べて総合的に導入の判断をしたいと考えていました。

いくつもソフトを組み合わせて使うより統合されている方が便利ですし効率的であると思っていたので、会計、勤怠、給与の3つがあるものという観点で調査しました。すると、自ずとfreeeと別のもう1社に絞られました。

その2つの中でも、よくプロダクトを比較していくと、マスタが1つで、よりシームレスに繋がっているのはfreeeだなと感じるようになりました。

人事労務の面では経験がなく、ミスは許されない領域ですので、初心者にも分かりやすくガイドが示されたfreeeの操作画面や操作性は安心感がありました。

また、私たちの要件に合わせて見積もりをすると、コスト面でも優位性があることが分かりました。

結果、freee会計、freee勤怠管理Plus、freee人事労務（給与計算や人事マスタ）の3つを導入しました。

現在社員のほとんどは出社していて、基本的にはパソコンで勤怠打刻をしています。稀に、営業メンバーが出先でスマホを使って打刻することもあります。

導入時にはヘルプページを見ながら設定し、分からない時にはメールで質問することもありました。担当営業の方に教えてもらうこともありました。レスポンスがとても早かったと思います。

1月に2〜3週でシステム選定をし、その後、2月は元々のやり方と並行稼働し結果が合致するかをチェック。その後、3月からは社内浸透をして、スピーディに導入できました。

会計給与などバックオフィスについては、私自身で全て設定から運用まで行っているため、最初のうちは操作の細かな点について分からないことがあると都度社員から問い合わせが来たため大変でした。それも最初の1ヶ月程度で落ち着きました。

導入してよかった点は社員から感謝の言葉が届いたことです。
弊社では毎月ありがとうの気持ちをお互いに伝え合うという取り組みをしているのですが、そのカードの中に、「システムを導入していただきありがとうございます！とても便利になりました！」というメッセージがありました。その時は努力が報われる思いがしました。

システムを導入したことによる効率化を振り返ってみますと、「1名分の工数削減」と言えるかと思います。

具体的には、大きく分けると創業者が事業と専務がバックオフィス全般の2名で経営を行ってきましたが、その2つを私1名で対応できています。もちろん、専務はその他業務を行なっていたのですが、従業員における効率化なども勘案すると、それくらいの効果はあったのではないでしょうか。

代表着任後、会計、勤怠、給与に加え、グループウェア、マーケティングツール、顧客管理ツールの入れ替えを行ってきました。

これにより、経営の見える化をすることができてきたと思っています。

今後は私自身が取りまとめているバックオフィス業務を別の担当者に任せていきたいと考えています。

その上で、コア事業である天神の開発・販売の強化や新規事業、人材獲得や育成などにも力を入れていき、会社として一層成長していきたいと考えています。