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今回はfreee製品導入の背景とその効果を、バックオフィスを担当する新井様と井上様にお話を伺いました。
課題
・freee導入前のバックオフィスでは、まだ経理専任の担当者が在籍しておらず、どのように内製化を実現するかが課題となっていた。
導入の決め手
・周囲でfreeeを利用している企業が多かったことに加え、チャット・電話サポートなど各サポートが満足度が高い評判もあったこと。
導入後の効果
・内製化をすることで、会計や労務の状況がリアルタイムで把握できるようになった。
いち早い組織化を求めて、周囲の評判が選定の後押しに
――freee導入前の貴社のバックオフィスの課題とfreee会計導入のきっかけを教えてください。
新井さん（以下、新井）： 創業3年目の2019年頃、将来的な事業拡大に向けて組織化を第一に動き始めることになり、会計業務を内製化したいという声が上がったことが導入のきっかけです。
それまで管理部は私と上長の2名体制で、どちらも経理の実務経験がなく、経理や労務などの業務は外注しており、専任の経理担当は弊社に在籍していませんでした。
経理担当の採用も同時並行で進める中で、どのシステムを導入するか検討している際に、周囲の企業や税理士に話を聞くと圧倒的にfreeeを利用している企業が多かったのと、「経理の知識が無くても使える」というfreeeのスローガンに惹かれ、2020年に導入を決定しました。
周囲の企業に話を聞いても、freeeはメール・チャット・電話のサポートが充実しているという話を聞いていましたので、何かあればすぐに質問できる環境があったのもありがたかったです。
将来を見据えたシステム連携と内製化
――freee会計導入の1年後に新たにfreee人事労務を導入されていますが、どのような背景があったのでしょうか？
新井： 元々は応急処置的に私が前職で利用していた他社の勤怠システムを導入していたのですが、当時は20名程 の規模で、日々流動的な組織に対して少し複雑で高機能だったため、上手く使えているかと言ったらそうではありませんでした。
給与計算もアウトソースしていたので、将来的な内製化を考えると給与計算も自社で行った方が良いだろうということになり、ちょうど1年利用していたfreee会計が軌道に乗りはじめたタイミングの2021年にfreee人事労務の導入を検討をしました。
実際にfreee会計を使っていたので、勤怠管理や給与計算のシステムも自然とfreee人事労務を選ぶ形になりました。
――freee製品を導入したあと、苦労されたことがあればお聞かせください。
新井： 管理部側では、システムがどうこうというよりは、新しいプロダクトを入れるというハードルがひとつあったのと、freeeに関して当時の外注先がfreeeに慣れていない部分があり、そのあたりに一番苦戦をした印象があります。今ではfreeeに慣れている外注先にサポート頂いていることもありスムーズなやり取りができています。
裏側では少し苦戦した一方で、従業員へインプットする時には、最初の導入時は部署ごとにミーティングを組んで説明をしたり、分からない人にはマンツーマンで教える必要はありました。しかし、一度教えてしまえば新しく入社した方には現場のメンバーが教えるという流れができていたのでそれほど教育コストはかからなかったように思います。
井上さん（以下、井上）： そういった意味合いでは現場でも、コミュニケーションツールの使い方はいまいち分からないけれど 、freeeの使い方なら分かるというお声も上がるくらい教育コストはかかっていなかったですね。
リアルタイムでの状況反映により業務スピードを改善
――freee会計や人事労務を導入したあとのインパクトはどうでしたか？
新井： 会計に関しては、月次の決算が締まるスピードが各段に早まりました。元は外注先へ依頼をしてから1ヶ月近くかかっていたリードタイムも、今は締日から5営業日までには仮の決算が出てくるので、リアルタイムで会社のお金の流れを把握できて意思決定が早まったことは最大のインパクトだったと思います。決算についてはSlackで全社発信をしていて従業員も閲覧できる環境になっているので、毎月決算についてのコメントを従業員からもらっています。毎月スピード感をもって発信できているおかげか気になる点はすぐコメントしてもらえる形になり、従業員の意識も上がったと思います。
人事労務に関しては、弊社の特徴として昇給が多くて年に4回あるので即時で情報を反映できるようになったのは大きなインパクトがあり ました。今までは月が締まったタイミングで社労士さんへデータを送って計算をしてもらい、それが合っているのかどうかの確認をする手間がかかっていたのですが、自分がシステム上で確認するだけになったのは導入してよかったなと思うポイントですね。
勤怠の部分でも、業務の特性上長時間労働が発生しやすいこともあり、誰がいつどのくらい働いているのかがひとめで分かるのでアラートをあげやすくなりました。アラートをあげるとすぐに現場で業務の調整が入るので少しずつ改善傾向にあります。
総じてfreeeを導入してバックオフィスを内製化したことによって、今起きている会計や労務の状況をすぐに把握して発信できているのは導入してみて感じる大きなメリットでした。
――freeeに対して期待することや、バックオフィス業務に対する今後の展望についてはいかがでしょうか？
新井： freeeの使いやすさというところでは、すでにかなり満足をしているのですが、満足をすればするほど、あったらいい機能の話は常に上がってきますね。例えば直近では先程もお話し たとおり、昇給が多い会社なので給与変更をしたら、新しい雇用契約書のフォーマットが出てくる機能があったらいいよね、という話をしていました。
井上： freeeのサポート体制に関しては、わからないことに直面した際はサポートに問い合わせをすると的確なアドバイスを頂いたり、他社での運用事例をあげてくださり助かっています。
どうしても現状のシステムでは対応できない場合には開発へ上げて進めてくださり、現場に合わせた回答をくれるので、とても満足しています。
新井： バックオフィスの今後の展望としては、現場のホワイト化を目指しています。テーマとして「ダサくないバックオフィス」を掲げていて、事業をより加速させていくために、freeeのようなシステムを使いながら現場にかかる工数は最小限に、守るべきところは守って進んでいく体制づくりを目指していきたいです。
掲載日 2024年12月25日
Company Profile
株式会社PIGNUS様
企業ホームページURL：https://www.pignus.co.jp/
FitGapホームページURL：https://fitgap.com/jp
事業内容
Webマーケティングの総合コンサルティングサービス／自社にぴったりなSaaSサービスがわかる「FitGap」 の運営