案件の進捗管理と、期日通りの請求書回収を可能に。パートナーと企業双方が安心して取引できる体制を構築

株式会社Pictoria様は「エンタメの境界線を、溶かす。」をミッションに掲げ、2017年の創業以来のVTuber関連事業、最新のAI技術を活用したAITuber事業、そしてWeb3関連事業を軸に、自社開発のIPコンテンツをグローバルに展開されています。

事業が急成長を遂げる中、クリエイターへの業務依頼数も増加する中で、月々の発注や請求・支払いの管理が煩雑になっていた際、ソリューションとしてfreee業務委託管理(旧pasture)を導入されました。今回は、CFOとして財務をメインに、バックオフィス全般の業務責任者である谷本様にお話を伺いました。

さまざまなコンテンツを製作する中で、クリエイター、イラストレーター 、3Dモデラー（グラフィックのキャラクターを3Dの形状にモデリングし、立体的なキャラクターを作成するクリエイター・エンジニア）など多くのフリーランスと業務委託契約を結んでいます。人数で申し上げると、毎月約50名の方に仕事を依頼しています。

フリーランスで活動しているクリエイターの方々は事務的な作業があまり得意でない方も多く、請求書が期日通り送られてこなかったり、送付いただいても内容に間違いがあったりというのが実状でした。税金の計算ミス、特に源泉徴収税の計算を間違えていることが非常に多かったです。特に、独自のエクセルフォーマットで作成された場合など、計算式が間違っていることがよくありました。請求書もかなりの枚数になるので、弊社の発注担当者もチェックしきれずにそのまま経理に渡り、振込期日が近づいてから間違いに気づいたり、請求書の未着に気づいたりといったことも起きていました。

このような発注と請求書回収業務の煩雑さを解消するために、ツールの導入を検討し始めました。せっかくツールを入れるのであれば、請求のフェーズだけでなく、発注から請求書の回収・支払いまでの一連の流れを一括で管理できるサービスにしたいと考えました。

請求書を回収した後の、振込データや仕訳データを作成するのに便利なサービスはたくさんありましたが、請求書の作成の時点からサポートしてくれたり、受発注についても同様の支援をしてくれたりするサービスはfreee業務委託管理(旧pasture)以外に見つからなかったので、ほとんどfreee業務委託管理(旧pasture)一択で決めました。また、基本的なのですが、slackと連携できることも重要でした。

弊社の代表がfreee業務委託管理(旧pasture)を見つけてきて、その後サービスの提案を受けました。経理の一部をアウトソースしている税理士や、メインで発注機能を使う事業部の役員にも意見を聞いた上で、概ね良さそうという反応だったので、導入を決めました。freee業務委託管理(旧pasture)のことを知ってから導入まで１週間ぐらいで決まったと思います。

受発注と請求書のやり取りです。新しいパートナーにはアカウントを登録いただき、freee業務委託管理(旧pasture)上でプロジェクトに追加し、具体的なタスクを発注しています。

以前は、パートナーごとに書式の異なる請求書が送られてきて、その都度弊社で確認すべき項目がどこに記載されているかを探していました。金額も、計算が合っているかどうか再度計算しチェックしていました。freee業務委託管理(旧pasture)導入後も間違っていた場合は訂正の依頼をかけますが、確認に費やす時間は随分と減ったと思います。また、freee業務委託管理(旧pasture)上で依頼したタスクの進捗が分かりますし、未回収の請求書がある場合は個別にリマインドをかけていけるので回収はとても効率的になりました。

発注関連では、発注書を作成できるようになったのはまず大きいです。依頼する案件をタスクとしてpasture上で作成しますと、自動で下請法に則した形で発注書が作成されます。定期的に依頼しているタスクで、毎月同じペースでのイラスト制作の発注も、担当者が意識せずに自動発注を行うことができ、業務効率化の効果があったと実感しています。

はい。現状、発注から請求書の回収・支払いまでをfreee業務委託管理(旧pasture)上ですべて完結できているので、その点は「達成できた」と思っています。以前はエクセルで案件を管理していましたが、情報の漏れも多く、発注が正しく行われているか、スケジュールが予定通り進んでいるのかどうか、担当者ではないとわからない状態でした。

導入後は、今月発注した案件がどのくらいあって、翌月に請求はこのくらい来るだろうというと把握することもできるようになりましたし、案件のステータスが管理できているので、請求書が期日までに回収できないという問題も無くなりました。さらに、依頼した案件の変更履歴もfreee業務委託管理(旧pasture)で残るので、発注内容と請求書をいつでも照合でき、助かっています。

freee業務委託管理(旧pasture)からCSVデータで請求情報をエクスポートして、会計ソフトにインポートしていますが、とてもスムーズに行えています。これにより、プロジェクトごとの収支を見られるようになりましたし、締め作業もすごく楽になりました。

発注する際には、担当者が起案し、事業部の責任者が承認。請求書は、事業部の担当者が受け取り、責任者が承認し、その後、経理の責任者が最終的な承認をするというフローにしています。メールなどでやり取りしている中では、こういった承認フローは組めないので、freee業務委託管理(旧pasture)を導入して良かったと思います。あと私の立場で言うと、弊社で行われている取引を一望できるようになったので、今後の計画がつくりやすいとったことにも繋がっています。そういった意味でもfreee業務委託管理(旧pasture)が内部統制整備の一助になっている実感があります。

発注も請求書の提出も特に問題が起きておらず、スムーズにfreee業務委託管理(旧pasture)を使っていただけています。改めて、パートナーの立場でfreee業務委託管理(旧pasture)を見ると、同様のプロジェクトで複数の企業と関わっている方が多いと思うので、アカウント一つで複数社とやり取りできるのは便利なのではないでしょうか。

そうですね。優れたUI/UXで請求書を作成しやすいfreee業務委託管理(旧pasture)のようなツールは、パートナーの方々にとってのメリットも大きいと思っています。例えば、クリエイターの方の中には趣味の延長で仕事を受けている方もいらっしゃいますし、アウトソーシングのプラットフォームを活用してしか仕事を受けたことがない、という方もいます。そういった場合、納品完了したら自動的にお金が振り込まれるよね、といった感覚の方もいて、そもそも請求書を作ったことがないというケースもあります。請求書作成が不慣れな方々でも、使いやすいというところはfreee業務委託管理(旧pasture)がクリエイターの方々に評価されている点なのでは、と思います。また、正しい請求書を作ることができるので、企業側からの指摘や差戻しを何度も受けなくて良いという点で、随分と負担が軽減されているのではないでしょうか。

はい。まず、締め作業は確実に遅れていたと思います。freee業務委託管理(旧pasture)の導入以前は、パートナーとやり取りする手段はさまざまでした。メールだったりSNSのDMだったり。そうすると、請求書の間違いや未着など何か問題が起きたときに、それぞれ確認方法が異なるので、取引先が増えるたびにプラスで時間的なコストがかかっていたと思います。現状、毎月50人程度のパートナーとのやり取りが発生していますが、一年前と比べると約2倍の規模感です。しかし、freee業務委託管理(旧pasture)を導入していたことで、人的リソースは増やさずに済んでいます。今後規模が増えていっても、コストを増やさずに対応できると感じています。

そうですね。事業規模の拡大に伴って、業務の外注は増えていくと思います。ここ3年ぐらいで考えると、今の10倍ぐらいの依頼規模になっているのではないでしょうか。freee業務委託管理(旧pasture)もどんどん進化していくと思いますので、引き続き目一杯活用させていただきます。

Company Profile

株式会社Pictoria
業種：メディア
フリーランス数：30～50人
URL：https://pictoria.co.jp/

事業内容

創業以来のVTuber関連事業と、最新のAI技術を活用したAITuber事業およびWeb3事業をグローバルに展開し、自社開発のIPコンテンツを世界に向けて発信しています。