クラウド型の会計/申告ソフトに切り替えて、リソースを効率よく配分可能に

会計業界にもクラウド化が本格的に浸透していると聞いても、パソコンインストール型の会計/申告ソフトを使い続ける会計事務所は多いのではないでしょうか。「長年使っている」「操作に慣れている」といった安心感があり、簡単にはクラウド化に移行できない気持ちのようです。
しかし、会計/申告ソフトを一気にクラウド化すると、申告までに必要な業務を複数人で分担したり、お客様の基礎情報収集にかかる手間が減ったりして、業務を効率的に進められるようになります。
メリービズ株式会社と中原國尋税理士事務所は、実際にその恩恵を受けた会計事務所の一つです。以前はパソコンインストール型の会計ソフトと申告ソフトを使っていましたが、検討の末、freeeの会計/申告ソフトに切り替えました。代表の中原さん曰く「freeeを導入して以来、業務効率だけでなく、スタッフ採用も変化した」とのこと。いったいどのような変化があったのでしょうか。

当事務所は、会社が会社としてやりたいことを実現できる基盤づくりを支援するために、仕訳処理や申告業務、各種相談などに対応しています。事業のスタートアップから事業継承まで、さまざまな経営フェーズのご相談をいただきますね。

ご相談内容の多くは、バックオフィスの共有化ができれば改善できるのではないかと思います。とりわけ、会社の経営状況を数値で把握できる会計情報は、お互いにリアルタイムで見られる方がよいのではないでしょうか。それくらいタイムリーに情報を共有できるお客様であれば、私どもはより高い経営者目線から相手の得意・不得意を識別して具体的な支援をしやすくなります。

ただ実際には、年に一度だけ個人の確定申告を依頼するお客様もいます。もちろん対応しますが、リソース配分をよく考えないとビジネスとして成立しません。ですから当事務所では、こうしたお客様に極めて効率よく対応するために、さまざまな拠点にいる複数名のスタッフによる入力を前提としたオペレーション体制をとっています。

以前は、異なる会社の会計ソフトと申告ソフトを5年ほど使っていました。2つのソフトが独立した状態だったので、いつもデータ連携で手間取っていました。こちらが連携させたいデータと関係ない情報まで選択肢に含まれていたので、連携させるデータを選ぶ操作が面倒でしょうがなかったです。

また当時は、青色決算書に関連しない情報の収集・整理のプロセスの見直しを考えていました。昔と比べたらインターネットを介して情報収集をしやすくなっていましたが、やはりそれなりの手間はありました。

こうした状況から脱却する方法を模索していたところで、freeeを知りました。freeeは会計と申告のデータを連携できるとわかり、一連の業務を一気通貫で進められるイメージが具体的に見えてきました。各種情報を網羅的に入力しやすいインターフェースを備えている点も、freeeの良いところですよね。

以前のソフトを選定したときに複数社を比較検討していたので、freee会計とfreee申告の導入はほぼ即決。年末年始にかけて、両方とも一気に載せ替えました。この切り替え期間は、freeeの方も驚くほどの短さだったそうですよ。

そもそも、業務環境が大きく変わりましたね。事務所内のパソコンを基軸とする従来の会計ソフトと違って、クラウドを基軸とするfreeeでは、リモートのスタッフと会計事務所、お客様が常に最新情報を共有できます。申告までに必要な業務を複数人で分担し、それぞれがオンライン上で作業を進められるようになりました。

新規のお客様の基礎情報を集めやすくなったことも、freeeの導入メリットですね。さまざまな種類の情報を、クラウド上で一括管理できるようになりました。お客様が入力した情報をそのまま使えばよいので、紙やエクセルなどから転記していた頃よりずっと利便性が上がったと思います。

操作するのにストレスを感じないインターフェースも良かったです。以前のソフトでは、字数や桁数のチェックが電子申告の直前のタイミングになるので、作業の手戻りが大きくなってしまってました。また、転記が多かったので元資料とソフトとのデータ整合性に差が出るリスク生じてしまう問題もありました。freeeを導入してから、そうしたストレスは全くないですね。

実際に、当事務所で初めてfreeeを使ったスタッフから「操作が簡単で分かりやすい」との感想があがっています。また、経理歴10年超のスタッフは「申告までの流れがステップごとに分けられていて情報が見やすい」と話していました。freeeは、操作するスタッフの知識や経験などの違いを問わずに使いやすいソフトだとも言えますね。

バックオフィス環境の変化に伴って、スタッフの採用要件にも変化がありました。会計知識や経理業務経験があれば嬉しいですが、その有無だけで応募者を絞り込む必要はありません。当事務所では、freeeの操作に早いうちに慣れて、かつ自主的に関連知識を勉強してくれる方が、即戦力人材になっていますね。

実際に募集すると、多数の応募をいただきます。応募者が持つスキルの量はさまざまで、応募動機や業務できるエリア、希望勤務時間なども異なります。

そうなると見越して、当事務所では業務フロー図を書き起こしたうえで、一つひとつの業務に求めるスキル水準を割り当てていました。会計知識が少ないスタッフには入力を、経理業務経験者には仕訳を依頼する……とかは、ほんの一例です。

オンラインによる会計処理は、業務効率を高めるのに有効ではないでしょうか。会計事務所との間でデータのやり取りが不要なので、バージョン管理の失敗によるデータ消失がなくなります。また、相互に協議しながら処理できるので利便性も高いです。

freeeはこの分野で特に優れた会計/申告ソフトだと思うので、オンラインで会計、経理の処理を希望されるお客様にはfreeeを推進していきたいと考えています。freee申告は、まずは個人の確定申告の所得税で使い始めてみてもよさそうですね。

これからも引き続き、当事務所は経営者に会計事務所なりの情報アウトプットを提供することを通して、会社の理想実現のサポートをしてまいります。経営者には、同業他社や市場に照らし合わせたうえで、自社の経営状況を読み取れるようになっていただきたいです。そのうえで議論を交わし合い、価値ある情報を経営者に届けられればと思います。

メリービズ株式会社
〒103-0023 東京都中央区日本橋本町4丁目15番1号 タカコービル6F

2011年設立。"オンラインなのに隣に居るような"経理スタッフがリモートで経理業務を代行する『バーチャル経理アシスタント』サービスを推進中。

中原國尋税理士事務所
東京都千代田区内神田1丁目11番11号 藤井第一ビル

2006年10月設立。お客様のニーズに適切にお答えすることを第一として、納得感が高く、ご満足いただけるようなサービス提供を心がけている。