全国4か所に拠点を置き、宿泊予約サービス「Relux」を通して地域の魅力や宿泊施設を発見・体験を提供してもらい、「つながりをふやす」ことをミッションとして掲げている株式会社Loco Partners。
従業員数およそ170名を有する会社で経営管理部長として活躍する川口達也さんから、freee導入の経緯や内部統制、管理会計の強化に至った流れをお伺いしました。
--freee導入前に感じていた課題を教えてください。
組織拡大に伴う業務の煩雑化と内部統制ニーズの高まりをきっかけに
freee導入以前は別のオンプレ型の会計ソフトを使用していました。組織拡大に伴い取引先数が増加していく中で、作業効率化の必要性を感じ、クラウド型会計ソフトへの乗り換えを検討し始めました。
2017年に、弊社はKDDIの傘下に入り連結対象になったことで決算の早期化と内部統制の強化が必要とされていたので、締め機能があるかや内部統制を見据えた機能設計をしているかというのは重要な検討ポイントでした。
また当時はすでに利用していた身近なツールを組み合わせて作業しており、内部統制の質を向上させることも課題の一つでした。
--導入に至ったきっかけ、決めたポイントを教えてください。
厳しい内部統制基準に耐えるプロダクトと開発体制に安心・共感して
課題を感じ始めたちょうどその頃、freeeのエンタープライズプランをプレスリリースで知りました。前職でお世話になった経理の方からも高評価を受けていると知り、信頼している人のお眼鏡にかなったプランならKDDIの厳しい基準に耐えうるプロダクトだなと思いました。
freeeの組織構造がプロダクトごとではなく会社の規模ごとにチームが決まっているというところも気に入りました。今後会社が成長して他のプロダクトも導入しようかという話になったとき、他部署との連携がスムーズにいく のではと感じました。
クラウドの強みはユーザーの声が届いて改善に反映されるところだと思いますが、freeeはユーザーコミュニティがあると聞いたので一緒にプロダクトを伸ばしていけそうだと思いました。
freeeを導入した当初、経費精算はまだエクセルでひな形を作って、それを紙に印刷して領収書を貼って上司に提出しハンコをもらってという紙文化でやっていました。
支社についてもPDFで請求書を事前にもらって、後日原本を郵送で回収してというフローでした。監査法人からも、稟議から請求書そして支払依頼への継続性が断絶しているので統制的には厳しいものがあると言われたり、組織の拡大に伴い各部署で承認できる体制も求められていました。そもそも集まれることを前提での紙文化であり、それだといわゆるハンコ出社と同じ現象が起きます。会社の組織拡大やコロナという変化点もあり、全部デジタル化するならこのタイミングでしょう！と、今年エンタープライズプランのさらなる利用拡大に踏み切りました。
--当初感じていた課題は解消されましたか？
1ヶ月のスピード導入で、月次決算早期化とテレワークを実現
当初の課題は月次決算がちゃんとタイムリーに締められるかというところでしたが、そこについては導入から半年ぐらいで導入から月初第5営業日に締めることが当たり前にできるようになりました。
特に消込については、3年の間でAIでの推測精度が改善の改善と、現場メンバーの地道な紐付け蓄積データのお陰で助かっています。債権管理にかかっ ていた工数をfreeeの機能で代替出来るようになったので、メンバーが増えていく中で手が付けられていなかった内部統制や経費精算を解決出来るようになったところがよかったです。
また、コロナにちゃんと対応できている、っていうのはすごく実感します。オンライン上での作業が難しい時に出社しています。
伝統的な紙ベースでの経理をしている会社はコロナへの対応は簡単ではないと思いますが、弊社の場合、すぐにはじめられるようなDX基盤がすでに整っていたのは良かったなと思う点です。以前のオンプレ型のままだったらと思うと大変だったなと思います。
その結果、コロナ禍によるテレワーク環境にも関わらず、経費精算、ワークフロー機能を約1ヶ月でスピード導入することができました。
--freeeの経費精算、ワークフローの便利な機能を教えてください。
経路検索とSlack連携で利便性向上
領収書をOCRで読み取ってくれるのは便利な機能です。経路検索も今までは自分で調べて記入していたものを出発地と到着地を選択するだけで申請できるのはすごく楽なんじゃないかと思います。対応デバイスがPCだけじゃなく、スマホからも申請できるのは利便性という意味でいいですね。
あとは通知の機能ですね。弊社はSlack連携をしているので、freeeにログインしなくてもちょっとしたスキマ時間で、承認作業が出来るのはUXの観点でもいいなと思っています。
また、管理者側の視点からいうとfreeeを導入することによって内部統制を高めるためシステム統制が効く状況になっているのは助かります。
--導入時のfreeeによる支援はいかがでしたか？
データ移行や導入時のノウハウ共有などの支援がたいへん助かりました
たいへん助かりました。特に導入時はデータ移行を手伝っていただきましたし、導入後も定期的に情報交換をしています。良いSaaSはユーザーとのコミュニケーションが取れていると思うんですけど、ユーザー会ではfreeeを使っているユーザーさん同士、実務で悩んでいるポイントをディスカッションできたり、ベストプラクティスの共有ができるのはいいなと思います。
経理の方って中に閉じがちなので、なかなかベストプラクティスって出てこないんですけど、同じプロダクトを使っている人でそれを共有しあえる機会があるっていうのはすごくいいなと思っています。例えば、弊社は経費精算を紙というアナログからfreeeに乗り換えるところはできたので、今度は極限まで減らしていくというのは道筋としてアリだと思うんです。その先行事例を体験している企業さんに話を聞けるネットワークがあるっていうのはありがたいですね。
また、いざ機能拡張するときは導入のコンサルだったり、相談で きる体制があるのはすごくありがたいなと思います。ワークフローと経費精算導入の時には、承認階層を決めるワークシートをいただけたので、それを参考に出来たのですごく助かりました。
--今後はどのようなことに取り組みたいですか？
ワークフローや管理会計分野でのさらなるfreee活用を目指して
今時点ではfreeeで使えるところは使い切っているので、それを使い倒して内部統制を高めたり管理会計の強化が今後の展望です。
管理会計は財務会計と違ってルールがほとんどないので、会社としてどこまでやるのかという話だとは思います。データベースとしてfreeeを有効利用しつつ、分析軸は都度変わったりするのでBIツールを外出しで使用して、連携を強めていったりできるかなと思います。
内部統制については業務フローの整理をしていきたいです。現在お金に関わる申請・承認についてはfreeeのワークフローを通しているんですけど、お金に関わらない業務でもfreeeを使える余地はないのかなと考えています。freeeを通して申請・承認すれば証跡を残すことができるので、スピーディ、かつ、正しい意思決定をしつつベンチャーから一皮二皮剥けた感じになるのかなと思います。
他のRPAと組み合わせて人がやっている単純作業を可能な限り機械やAIに置き換えられないか、ということを考える段階にも来てるのでそこも目指していきたいなと思います。
--検討中の方へ一言
freeeがなかったらコロナ禍で柔軟には対応出来ていな いと思います。クラウド会計ソフトでいわゆるプレIPOや中小企業に寄り添って、会計から債権債務管理、ワークフローまでやれるのはfreeeの他あまりないかなと思います。
そこまでお金はかけずに中小企業で、クラウドでコロナシフトに対応するならfreeeはおすすめです。ガバナンスなどを気にしなければ別のプロダクトでもいいと思いますが、やはりワークフローやガバナンスを気にしていて、紙をなくしたいと思っているならfreeeかな、と思います。
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