工数管理を導入し、エンジニアが幸せに働き続けられる組織づくりを実現

情報通信戦略の立案支援や通信ネットワークシステムの提案・設計構築などを手掛けている、アイティアスリート株式会社。

もともと工数管理は実施していませんでしたが、メンバーが複数プロジェクトを抱えるようになり、かつそれぞれが好むツールでタスク管理をしていたことから、代表取締役の中村さんがメンバーの仕事の状況を把握することが困難になり、危機感を覚えました。当時はまだ従業員数7名ほどでしたが、組織が拡大した際に備えてfreee工数管理を導入します。

今回は中村さんに、導入後の効果や工数入力定着の工夫、そしてfreee工数管理で取得できるデータを活用した今後の構想についてお話を伺いました。

「エンジニアが幸せになれる会社を作ろう」という思いから、2018年に当社を創業しました。情報通信戦略の立案支援、通信ネットワークシステムの提案・設計構築、コンピュータクラウドの導入支援・サービス提供などを手掛けています。ナショナルクライアントに対して、工場への無線LAN導入やセキュリティの見直しなど「どのタイミングでどの機械に投資すべきか」といった中期経営計画の提案をすることもあれば、中小企業が事務所を立ち上げる際にPCやインターネット環境、ウイルス対策ツールなどをまとめて提供することもありますし、PC1台から貸し出すレンタル事業も行っています。従業員数は現在16名で、営業はおらず全員がエンジニアです。エンジニアのうち4～5名がフロントに立ってお客様との折衝や課題提起・要件定義を担い、残りのメンバーが設計や構築を担当しています。プロジェクトごとに外部のパートナー企業やフリーランスのエンジニアにも手伝っていただいているので、すべて含めると70名規模でプロジェクトに取り組んでいます。

freee工数管理導入以前は、ナショナルクライアントから「どの仕事に何時間掛けたかを報告してほしい」と要望された時こそExcelで工数を集計して報告していたものの、それ以外で工数管理は実施していませんでした。手間が掛かるので、やらない方がいいと思っていたくらいです。

工数管理ツールの導入を検討したのは、プロジェクトの数が増えて状況が把握できなくなってきたことがきっかけです。当時の従業員数は7名程度で、うち4名がメイン、3名が研修中で、今後も社員数は増えるだろうという状況でした。メインの4名が1人あたり4～5件のプロジェクトを抱えていて、トータルで20件程度のプロジェクトが回っていたのですが、こうした状況下で「誰がどれくらいの仕事量を抱えていて、どのタスクにどれくらい時間を掛けているのか」を把握できず困っていました。こうした課題が生まれた原因は大きく2つあります。1つ目は、メンバーの出張が多く、物理的にコミュニケーション頻度が少なかったことです。そして2つ目は、タスク管理ツールがプロジェクトごとや個人ごとに異なっていることで、私がそれぞれのタスク管理ツールを確認して状況を把握することがきわめて困難だったためです。そのため、定期ミーティングで進捗状況を聞くことでしか、現場の状況をキャッチアップできなくなっていました。この時、「工数管理の仕組みを導入しなければ、いずれもっと大変なことになる」と感じたのです。なぜなら、メンバーに「忙しい」と言われても、「どのタスクに追われていて」「どの程度」忙しいのかが定量的にわからず、私がどのような施策を講じればメンバーを支援できるのかが判断できなかったからです。そのため、プロジェクトの状況を把握するための共通の尺度を作らなければと感じて、工数管理を実施することに決めました。

その中でもfreee工数管理を導入した決め手は、Outlookのカレンダーと連携してタスクを入力できる点に惹かれたからです。以前からカレンダーに予定を入れることは徹底していたため、これなら従業員にそれほど負担を掛けずに実施できると思いました。

現在はメインプロジェクト10件ほどの工数管理を、freee工数管理を使って実施しています。Outlookのカレンダーと連携して、現状把握・構築・運用引き継ぎなど各案件の工程ごとに毎日工数を登録してもらっています。ただ、入力を忘れてしまうメンバーもいるので、毎朝の定例MTGの際に私からリマインドをするようにしています。導入時から在籍していたメンバーは工数管理の必要性を理解していますが、新しく加わったメンバーの中には必要性がわからなかったり、「監視されている」ように感じてしまったりするメンバーもいるので、口酸っぱく工数管理の重要性を伝えるしかないと思って続けてきました。

freee工数管理を導入して、工数管理がしやすくなりました。当初の想定より工数が掛かっている工程やプロジェクトが見つけられるようになったため、たとえばAプロジェクトにばかり時間を取られているメンバーがいたら「BプロジェクトやCプロジェクトに十分な時間は取れているか」と尋ねることができます。また、たくさんの時間を費やしているのに進捗が遅い工程があれば「何か困っていることは無いか」と声を掛けることができるからです。また、当社の平均残業時間は1人あたり月20～30時間で推移していますが、それを超える残業をしているメンバーを見つけたら、何がボトルネックになっているのかをヒアリングして対策を立てることができるようになりました。当社が行っているSI事業は人のマネジメントがすべてなので、そこに力を注げるようになってよかったです。

さらに、工数管理で得たデータを適切な評価制度の構築にも活用を検討しています。というのも、工数が可視化されたことで、各プロジェクトごとの収支はもちろん、案件ごとにどれくらい人件費が掛かったかや、担当者1人ごとの生産性などがわかるようになったからです。多くの利益を生み出した担当者には高い評価を与えて賞与も多く渡したいと思っているので、その参考指標として工数管理のデータを活用しようと考えています。

今挙げた2つは私が感じるメリットですが、「自分がどのプロジェクトの、どのタスクにどれくらいの工数を掛けたのか」を定量的に振り返ることができるようになった点は、メンバーにとってもよかったのではないかと思います。また、プロジェクトをいくつかのセグメントに分けた時に「利益が出やすいものと出づらいもの」がわかるようになってきたので、もう少し検証をしてみた後は、黒字化しやすいプロジェクトの比重を上げるなど新しい戦略も実行していきたいです。

現在は私がfreee工数管理を主に活用していますが、今後はマネージャーが自分たちでfreee工数管理を見て担当プロジェクトの状況を把握し、私に報告を上げてくれるようになってほしいと考えています。現在はまだ意識付けをしている段階ですが、マネージャー主体のプロジェクト管理ができる体制を整えたいです。

事業の展望としては、2022年中ごろからサブスクリプションモデルの新たなビジネスモデルを展開していきたいと考えています。中小企業向けにPCや機器をサブスクリプションモデルでレンタルするだけでなく、メイン事業であるSI案件も型化・定額化していきたいのです。現在のような、案件ごとに個別見積もりをしている体制では、営業面で工数が掛かります。また、中小企業のお客様の中には「いくらになるかわからない」個別見積もりのプロジェクトを依頼することに抵抗を感じる方が多くいます。だからこそ、「このメニューでいくらです」と決めて、定額かつECサイトで販売していくことで、業務を効率化しつつより幅広く多くのお客様にサービスを利用していただきたいと考えているのです。このパッケージ化を進めるためには、値付が非常に重要になります。「いくらで売るべきなのか」を考える指標としても、freee工数管理に登録された工数データが今後役立つと思っています。