千葉県を中心に6つの児童発達支援・放課後デイサービス施設：はばたきグループを運営する福祉ベンチャー企業の株式会社フクシア。「個性を未来に、未来を可能性に」をコンセプトに、お子さま一人ひとりに合ったサポートを提供しております。
お客様へ最適な支援を実施するためにも、従業員が楽しく仕事ができる環境を用意し、非効率な体制から脱却する持続可能な経営の実現が必要。
「労務業務のインフラ構築」の考えのもとチャットで勤怠・freee人事労務を導入しました。導入の経緯や解決できたことについて、代表の石田さんにお話を伺いました。
課題
導入の決め手
導入後の効果
従業員の増加でスプレッドシート管理が限界に
――freee導入前の貴社のバックオフィスはどのような状況でしょうか？
労務管理に関しては私と統括マネージ ャーの坂本で行っています。当初はスプレッドシートを労務業務の基盤として他社の勤怠システムで打刻した情報を連動させたり、士業へ情報を共有しておりました。
従業員が少ない間はなんとかなっていたのですが、20、40名と人が増加するにつれて辛くなってきました。例えば、有給を午前だけ取得したいと希望された際にシフト状況がすぐにわからないため調整に時間がかかったり、賞与も入社日を基準としているため計算に手間取りました。
また、管理職はスプレッドシートで情報を把握できますが、従業員は確認するすべがないため勤怠や給与について常に問い合わせが発生していたんです。
そして、利用するツールが増えれば増えるほどツール間の移動がややこしく感じるようになり、最小限のツールで管理と情報共有ができる必要があると実感し、最適なサービスを情報収集し始めました。
――freeeの検討をし始めたきっかけは何ですか？
労務ツールは経営の基盤となるシステムと考えていたので、ネットの情報だけで判断するのは難しく感じておりました。
しかし、弊社は児童発達支援・放課後デイサービス施設を行う前は広告マーケティングやコンサルをしていたため、取引先にどこのシステムを利用しているか聞いたところfreeeをオススメする声を多く聞きました。また、士業からもfreeeの良さを教えてもらい問い合わせしました。
導入の決め手は「労務業務を一元管理」「LINE WORKSとの連携」
――数あるシステムの中から検討されたと思いますが、freeeの導入の決め手を教えてください。
労務業務を一元管理できることに魅力を感じました。他社のシステムでは機能がバラバラで、勤怠はできるけど給与計算はできない。勤怠や給与計算はできるが基本となる従業員情報が別々に管理が必要など、タイムラグが発生しやすい状況を生みミスが多発しそうなイメージでした。
しかし、freeeでは1つのツールで勤怠・給与計算・従業員情報の管理もできるため、作業もシンプルでわかりやすくなると思いました。また、勤怠情報を元に自動で給与計算をして明細も発行してくれるため作業が楽になると考えておりました。
あとは、LINE WORKSと連携して勤怠管理ができる「チャットで勤怠」にも魅力を感じておりました。freeeツールは他社よりも直感的に操作しやすくUIもシンプルでわかりやすいので私や坂本は苦にならないです。
ただ、ITに不慣れな従業員も多く「新しくPCやアプリの操作を覚える」や「利用しない項目も見えて難しく感じる」ことで使いこなせないことを危惧しておりました。
しかし、そんな従業員でもLINE WORKSを抵抗感なく利用できたの は、きっとLINEと変わらないUIでどんな機能があるかイメージできたからだと思います。チャットで勤怠であれば、その流れで受け入れやすく勤怠関連しか利用しないため、従業員も使いこなせると感じていました。
労務管理が効率化され、未来を見据えた行動ができるようになった
――freee導入後の変化について教えてください。
予定通り労務業務を一元管理できたことで士業や従業員への情報共有の漏れが減少しました。freee人事労務の画面を見てもらえれば、最新の勤怠状況や給与明細を手軽に確認でき、その情報を元に士業が処理することで生産性の向上とミスの減少も実現したと考えております。
以前は給与明細をLINEで送付していたのですが、保存期間があるため消えてしまい問い合わせ対応しておりました。データがなくならない不安も解消できたのもよかったです。
勤怠に関してはチャットで勤怠を利用することでLINE WORKSで打刻する習慣が定着しました。仮に不備があった際は通知がLINE WORKSに届くことで、通常のメール通知よりは不備の見逃しを防止することも可能です。
また、何かあればLINE WORKSで個別連絡を取り合うので、ツール間の移動が減少して従業員も仕事がしやすくなりました。
結果、正しい勤怠・労務状況をすぐに確認できる体制が整い、突発的なシフト調整に対応できることで、より正確な経営戦略を立てることができるようになりました。
これであれば、より事業が拡大し従業員が増えても問題なく対応できると自信を持てます。また、士業もfreeeツールの経験があるため不安があれば一緒に解決できるのも導入してよかったと感じています。
千葉県を代表する企業への成長を目指す
――御社の今後の展望はいかがでしょうか？
まずは、3年後には20施設に拡大を目指して事業に取り組み、多くの子供たちが安心で楽しく過ごせる場所を提供していきます。
また、現在は子供のみ支援となっていますが事業拡大に伴い大人や年配の方のサポートも実現し千葉県を代表するような企業に成長したいと考えております。
そのためにもfreeeを活用して労務管理を徹底し最適な経営をしていきたいと思っています。