「freee×kansapo」の活用で経理業務を効率化 経理人員が8人から2人に減っても正確に遂行できるように

株式会社Candeeは2015年の創業以来、LIVE配信、制作、各種動画マーケティングを基軸に2019年からはD2C事業に本格参入、その他新規事業など幅広く事業展開をしてきました。

D2C事業などが増えていくにつれて、経理に求められる業務が複雑になっています。また、IPOを見据えて経理体制の整備、事業部も含めた全体の業務フロー確立、キャッシュポジションの管理などの必要が出てきました。

さまざまなツールが全体の計画のないまま導入されていた状態でしたが、業務フローを整備しスムーズにfreeeへ集約。freeeと連携することで経営分析・監査対応を効率化する「kansapo」も新たに導入し、業務効率化、正確性向上に役立てているそうです。

どのようにfreeeとkansapoを活用し、経理業務を見直していったのでしょうか。Accounting Development 部長 小松祐紀さん、野地あさみさんにお話を聞きました。

小松祐紀さん（以下、小松） 設立以来3万8000本以上のライブ配信や動画制作を行ってきたデジタルマーケティング支援の会社です。社員は100名弱です。現在、IPOを目指しています。

動画制作は、企画から配信までワンストップで担えるところが強み。日本で初めてTwitterのパートナー企業として認定されたのも当社です。また、D2C事業も始まっており、ライブコマースから派生してYouTuberの方とアパレルとコスメのブランドを展開、ヒカルのブランドである「ReZARD」を中心に多くのブランドを裏から支えています。新規事業では、バーチャルオフィスなどのサービスも展開しています。

小松 事業の拡大に伴って、バックオフィスの人員が増え、およそ3年前の2019年には8名で経理業務を行っていました。私はその頃に入社しています。

当時の経理は“カオス”な状態でしたね。全体の計画がないまま各種ツールがあり、業務フローが整備されていなくて、月次の処理にも締めにも時間がかかっていました。翌月の丸1カ月ほどかかるのが当たり前になっていて、月によっては翌々月までかかってしまうこともありました。

小松 経理の役割が、社内で下流になってしまっているのが課題でした。上流で事業部が「この企業と取引する」「新しい事業を立ち上げる」といったことを決め、下流で経理が全て受け止める“事務処理屋さん”といったイメージです。

経理の視点で見ると、業務フローやツール、証憑が整理されていない状態でしたが、それらを上流工程で改善する提案をできていたわけではありませんでした。

野地あさみさん（以下、野地） 紙が非常に多くて、全てを印刷し、押印して経理に出す作業も多かったですね。月末から、どんどん集まってきて、紙の山が高くなっていく……。

それをファイルするのにも時間がかかっていたし、置き場所がもったいないですよね。経理処理をするにしても、デジタルデータになっていないので、物理的に紙を集めたり探したりするのがつらかったです。

小松 IPOを目指しているので、上場会社で求められるレベルまで経理業務のクオリティを引き上げなければならない点も課題でした。

さらに、キャッシュフローをしっかりと見る必要がありました。D2C事業では在庫を抱えるので先にお金が大きく出てしまいますし、デジタルマーケティング事業では仕掛品が多く、支払いが先行してしまいます。事業によってキャッシュの流れが違うので、部門別でキャッシュフロー表を作成する必要があり、手作業で行うと大きな手間がかかります。

小松 もともと2016年からfreeeは導入していたのですが、うまく活用できていない状況でした。例えば、固定資産の管理や決算整理は、freeeからデータをエクスポートしてExcelで作業を行い、それをまたfreeeにインポートするといったフローだったんです。freeeの最低限の機能しか使えていませんでした。

そこで、無駄な業務フローを見直してfreeeの機能を最大限に活用する、仕訳はテンプレート化し連携しやすくしていきました。「いかに間違いが起こらないしくみでfreeeに取り込むか」を前提に、作業フローを整え自動化できるものは自動化へ、どうにもならないものは新しいツールを導入したりなど、徹底的に業務をデザインしました。

小松 freeeの良いところは、連携できるアプリが多い点だと思います。他の会計システムで、APIを開放して連携しやすくしているのはなかなかないですよね。豊富な連携アプリの中から、会社の課題やフェーズに合わせて良いアプリを選んでいけます。

他のアプリも試してみて、「仕訳だけ」「財務諸表の付属の帳票を作るだけ」といったアプリはありましたが、kansapoは仕訳のチェックから監査対応の効率化まで、幅広くかつ手厚く網羅してくれている点に魅力を感じて導入しました。

2021年6月にイベントでkansapoを知って、価格がリーズナブルだったこともあり、すぐに申し込みをしました。

野地 仕訳を入力する際、以前は正確さを重視して慎重に作業していました。品目、メモタグ、税区分といった要素を、目視で注意深くチェックしながら入力していたのです。

でも、いまはkansapoでチェックしてくれる安心感があるので、慎重になりすぎずに入力しています。やはり月次の締めは時間が限られていて、スピーディに処理しなければならないので、入力は速く済ませて、kansapoでエラーになった一部のものを正確に直していきます。

小松 統制・業務プロセスの観点から、やはり入力者と承認者は分ける必要があります。ただ、経理はいま2人体制で行っているのですが、承認者である私のチェックのくせのようなものも出てしまいます。「私いつもこのチェック忘れちゃうんだよな」と。それが、いまではkansapoで事前に定義をして誤りを抽出してもらえるので、とても安心です。

それから、キャッシュフローを事業部別×月次で自動作成しています。なかなか無いですよね、月次ベースで作成するなんて。freeeの月次データをkansapoに連携するだけで完成するように設定しています。ほかには、入金から支払いまでの流れの日数を数値化する「キャッシュコンバージョンサイクル（CCC）」を事業部別に作成しています。
固定資産の増減明細なども、自動作成していますね。
以前はExcelで作成していて手間がかかっていた部分なので、kansapo導入をキッカケに、業務が激変した瞬間でした。

さらに、監査にもこれからさらに役立てていきたいと考えています。自分たちが月次の締め作業を終えたときには、ほぼ自動的に監査に必要な全ての証憑も出来上がっている状態にしたい。締まってから監査のためにいろんな資料を作る手間が経理にはありますが、これを極限まで減らしたいんです。

そのために、まだExcelで作っている資料があるので、それらをExcelで作らずに最初からkansapoで設定したいです。そして、kansapoのアカウントを監査法人に提供し、資料、証憑を直接見てもらうようにしようと検討しています。監査法人との連絡手段についても、現状はメールとDropboxでやり取りをしているのですが、やめたいと思っています。そのためにkansapoは必要不可欠だと思っています。

小松 経理の人数が8人から2人に減り、月次は報告まで含めて1カ月ほどかかっていたのが10営業日ほどで締まるようになりました。事業部データが出そろったあと、経理の締め作業自体は5営業日もあれば十分に終えられます。
その5営業日間では、kansapoで自動作成したさまざまな帳票をもとに「分析する」作業も含まれています。スピードとともに月次決算の質が飛躍的にあがりました。

野地 空いたリソースで「テレ経理」を爆速で推し進めて成功しました。
請求書や立替経費の領収書など、とにかく全てが紙だったのが、いまはほぼペーパーレスです。

紙を扱っていたときは当然、出社して処理しなければならなかったんです。それがいまでは月に数回の出社でまわっています。もちろん裏側では、総務メンバーが郵便で届くものをスキャンしてアップロードしてくれているのですが、その作業も圧縮できて全社的な働き方改革におおきく貢献できたと思います。社員が紙を処理するためだけに出社しなければいけないといったことはほぼ無くなったので。

小松 大きかったのは、経理が下流の“事務処理屋さん”になってしまっていたのが、上流から業務フローを組み立ててやっている分、最適なフローでデータが流れてくるように「業務設計できたこと」です。
ペーパーレスに最適なツールを導入し稼働まで経理が主体となって行いました。ツール化できない部分は、仕組み化や自動化などで業務を標準化したのですが、その範囲は事業部にも及んだので、締め数字の報告が早くなったし間違いも減りましたね。

また、課題だったキャッシュフローでは、入金は遅く、支払いは早い点を改善しなければなりませんでした。そこで、kansapoで自動作成した部門ごとのキャッシュフロー/CCCを可視化。経営層に対して改善案を提案しました。月次で可視化しているので即、結果が分かる点もやる気になりますよね！おかげさまでキャッシュポジションを高くとることができるようになってきています。

小松 freeeとkansapoは、相性が非常に良い“最強タッグ”です。その上、金額がお手頃ですよね。使った方がいいと思います。

当社はIPOを目指すうえで、上場会社特有の経理処理をしなければなりません。また、異なるタイプの事業が並行して走っている状況です。freeeとkansapoを活用することで締め作業をスピーディに行うことができ、レベルの高い経理処理もできる、分析もやれる、監査を受ける、その余白を充分に作ることができました。

（取材・執筆：遠藤光太 撮影：藤原慶 編集：ノオト）

株式会社Candee-企業概要

社名：株式会社Candee / Candee, Inc.
代表者：代表取締役社長 CEO 山村嘉克
取締役： 大川秀平
設立：2015年 2月 23日
資本金：30億2800万円(資本剰余金含む)
オフィス： 渋谷オフィス 五反田オフィス
事業内容：
マーケティングサポート
制作プロダクション/LIVE配信
D2C/ライブコマース開発
Mission(日々果たすべき使命)：おいしい、共感をつくる。
Vision(実現したい未来) ：日本を代表する粒揃い集団になる