「ファイルボックス」機能で経費精算が簡単に。freee会計なら場所にとらわれず作業できる

私たちアーチドゥーク・オーディオは、コンサートや企業のイベント・基調講演などの音響セッティングを事業としています。音響セッティングに伺う場所は、国内は北海道から沖縄まで、東南アジアを中心とした海外まで幅広く対応させて頂いています。
5年前に2名だった従業員数は、今では17名になりました。マネジメント上、3人 x5チームの編成にしていて、現場で音響セッティングを担当しているチームと、業務や在庫管理、機材メンテナンスを行うチームとに分かれています。
大きなイベントの際にはメンバー総出で現場へ伺って、快適な音響環境下でイベントやコンサートが滞りなく実施されるよう、サポートを行います。

元々私はフリーランスだったのですが、当時は確定申告前の時期だけ、4〜5日間まとめて手書きやExcelで経理作業を行っても間に合っていました。会社を設立する際に、今もお世話になっている税理士さんに会計ソフトの導入を勧められ、紹介されたインストール型の会計ソフトを使い始めたのです。

ただ、インストール型だと、インストールされたパソコンに向き合わなければならず、場所に縛られてしまいます。出張の多い自分は、とても不便に感じていました。もともとローカルにデータを保存する習慣なども無かったので、「クラウドで良い会計ソフトは無いだろうか」と探し始めました。そのときに見つけたのが、freee会計です。顧問税理士に「freee会計を使いたい！」と要望したところ了承を頂き、顧問税理士もfreee会計を使い始めてくれました。

導入当初、freee会計の操作自体は難しく感じませんでしたが、私は経理に対しての知識が皆無で、「勘定って何？」というところからスタートでした。まずは用語を覚えたり、仕訳の方法を学んだりすることから始めました。自分から「freee会計を使いたいです！」と言った以上、不明点が出たときにすぐ税理士に聞くのではなく、まずは自分で調べ考えて仕訳をしてみようと心掛けていました。その積み重ねで、しだいに経理の知識が身に付いてきたように感じます。

freee会計はクラウド型の会計ソフトなので、移動中や就寝前、空港のラウンジやタクシー、出張先でチェックインする間などの隙間時間を使って、経理作業に取り組める点が気に入っています。その3分間を20回やれば残業も減りますし、決算前に慌てたり、まとめて作業をする必要もなくなりました。

劇的に楽になったのは、経費精算業務です。
以前は、メンバーがお金を立て替えた際にそれぞれ領収書を持って来てもらい、その都度現金で返していました。今は小口現金の口座をグループごとに作り、一定の金額をその小口現金口座から立て替えをしてもらうようにしています。freee会計の「ファイルボックス」機能を活用、各自に領収書を撮影し勘定科目の情報等を付けて申請してもらいます。
それを私が隙間時間に未承認の仕訳と照らし合わせて承認ボタンを押すだけで、経費精算を済ませられるようになりました。領収書写真からの金額等の自動認識/吸い上げも精度が高く、とても助かっています。

また、freee会計を導入して、普段から顧問税理士と経理状況の共有ができているので、普段はfreee内で仕訳等に紐付いたコメント欄でのやり取りで十分です。年に一度、決算前のすり合わせのために会うだけで事足りるようになりました。

その場では決算の着地や今後の方向性について話すのですが、私は毎日のようにfreee会計の画面上での各種レポート、PL/BSを確認する習慣があるので、すり合わせもスムーズに進みます。また、銀行の方が来られても、「いつ来てもPL/BSがすぐに用意されるし、最新の情報が整理できていてすごい」と驚かれます。いつでもどこでも利用できるfreee会計のおかげで、財務状況を常に見る癖も付きました。

そろそろ、私はfreee会計を〝卒業〟しようかなと思っています。今は私がfreee会計での入力・管理作業を行っていますが、管理者を任命して任せてもいいのかなと。もしfreee会計の運用を任せることができれば、新しいお客様の開拓に時間を創ることができます。また、国内や海外で将来の事業のヒントとなる情報を仕入れに行くこともできるでしょう。たとえ〝卒業〟したとしても、いつでもどこからでもfreee会計にアクセスできるので、自分が見たい数字は変わらず見続けると思います。

また、今は社内の在庫管理システムの見直しを行っています。Excelを使ってマンパワーで管理してしまっているので、なんとか使い勝手のいいシステムの元で効率化できないものかと思っているのです。私たちはマイクやスピーカーなどのレンタル事業も行っているのですが、その事業に適合する在庫管理システムになかなか出会えていません。そこで、エンジニアの友人に希望の仕様を伝えて開発してもらっています。この在庫管理システムが完成したら、たとえばfreee会計の見積書機能と連動するなどして、更ににバックオフィスを改善する事が出来ればと思っています。

個人的には、自分の経験を活かして、経営者に対して経理業務のコンサルティングを行うことにも興味があります。驚いたのは、いまだにアナログで経理業務を行っていたり、財務状況を把握していない経営者が多くいることです。PL/BSを見ずに経営を行うのは、ライトもブレーキも無いまま夜に車を運転するようなものです。定期的に数字を眺めているだけでも、事業や財務の流れがわかるようになるからこそ、経営者として財務に意識を持つ大切さを伝えていきたいなと思うのです。